시작하는 사용자를 위한 간단 가이드

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문서중앙화 솔루션은 업무용 문서를 중앙 서버에 저장하도록 통제함으로써 효율적이고 보안이 강화된 문서 관리를 지원합니다. 솔루션을 사용하면 로컬디스크 내 문서 저장이 금지되고 회사의 모든 자산이 중앙에서 체계적으로 관리되어, 정보 유출이 차단되고 부서/직원 간의 원활한 협업이 가능해집니다.

본 매뉴얼은 문서중앙화 솔루션 사용자를 대상으로 하며, 솔루션을 처음 사용하는 방법과 주요 기능에 대해 소개합니다.

  1. 매뉴얼 표기 규칙 및 유의 사항

#1. 문서중앙화 시작하기

문서중앙화 솔루션 사용자는 사용자 웹페이지, 윈도우 에이전트, 모바일 앱 및 Mac 앱을 사용하여 솔루션의 다양한 기능을 사용할 수 있습니다.


사용자 계정 만들기

문서중앙화 솔루션을 사용하기 위해서는 사용자 계정이 필요합니다. 사용자 계정을 만들고 관리하는 방법은 다음과 같습니다. 단, 고객사의 기존 조직도를 활용하는 경우에는 고객 DB와 직접 연동되므로 이 과정이 적용되지 않습니다.

  1. 사용자 계정 만들기
  1. 사용자 계정 관리하기
사용자는 역할에 따라 일반 사용자, 팀장/팀문서관리자, 폴더관리자로 구분되며, 각각 이용할 수 있는 기능에 차이가 있습니다.

  1. 사용자의 종류와 역할

 

사용자 웹페이지 처음 사용하기

사용자는 문서중앙화 웹페이지에 접속하여 웹 탐색기를 통해 중앙문서함을 사용하고, 사용자 계정 관리, 문서함 관리, 문서반출 및 링크 공유 기능의 사용 이력 및 결재 관리, 보안 관리 등의 기능을 실행할 수 있습니다.

사용자 웹페이지를 사용하기 위해서는 웹 브라우저에서 문서중앙화 서버에 접속하여 사용자 ID로 로그인해야 합니다. 이때 관리자의 설정에 따라 2단계 인증 과정을 거칠 수 있습니다.
웹페이지에서 로그인을 하면 사용자 대시보드 화면으로 사용 현황을 볼 수 있으며 웹 탐색기로 문서함을 이용할 수 있습니다.
  1. 사용자 대시보드 기능 한눈에 보기
  1. 웹 탐색기 사용하기


윈도우 에이전트 처음 사용하기

사용자가 윈도우 환경에서 문서중앙화 솔루션을 사용하기 위해서는 윈도우 에이전트를 설치해야 합니다. 윈도우 에이전트를 실행하여 문서중앙화 서버에 로그인하면, 윈도우 탐색기를 통해 중앙문서함의 문서를 사용하고 컨텍스트 메뉴와 트레이 메뉴를 통해 솔루션의 다양한 기능을 사용할 수 있습니다.

  1. 윈도우 에이전트 설치하기
  1. 윈도우 에이전트 실행하기
  1. 윈도우 에이전트 로그인하기

  1. 윈도우 탐색기 컨텍스트 메뉴 소개

  1. 윈도우 에이전트 트레이 메뉴 사용하기

모바일 앱 사용하기

모바일 앱을 사용하여 기본적인 파일 및 폴더 관리와 문서 작업, 검색 기능 이외에도 추가 인증, 사진 및 동영상 업로드, 제스처 컨트롤 등 모바일 디바이스에 특화된 기능을 사용할 수 있습니다.

  1. 모바일 앱 시작하기 및 매뉴얼 가이드

 

Mac 앱 사용하기

macOS에서도 솔루션의 다양한 기능을 이용할 수 있도록 Mac 앱이 제공됩니다. Mac 앱은 기본적인 파일 및 폴더 관리와 문서 작업, 검색 기능을 제공합니다.

  1.  Mac 앱 시작하기 및 매뉴얼 가이드​

 


#2. 문서함 사용하기

중앙문서함 소개

중앙문서함은 문서중앙화 서버에 위치하는 문서함입니다. 관리자가 로컬저장금지 정책을 사용하도록 설정한 경우, 업무용 프로그램 이용 시 로컬디스크에 파일을 저장할 수 없으며, 중앙문서함에만 저장이 가능합니다.

중앙문서함은 활용 용도에 따라 개인문서함, 부서문서함, 공유문서함으로 구분되며, 윈도우 탐색기에서 드라이브 형태로 사용할 수 있습니다.

  1. 중앙문서함 소개

 

중앙문서함으로 파일 업로드하기

중요 문서를 모두 중앙문서함에서 관리하기 위해 사용자는 이전에 로컬디스크에 저장했던 업무용 파일들을 중앙문서함으로 업로드해야 합니다. 이후에도 필요 시 로컬디스크에 저장된 파일을 개별적으로 업로드하여 중앙문서함에서 관리할 수 있습니다.

관리자가 파일수집 기능을 사용하도록 설정한 경우에는 먼저 파일수집을 진행하여 업로드할 파일을 수집할 수 있으며, 파일수집디스크를 사용할 경우 일괄 업로드가 가능합니다.

  1. 중앙문서함으로 파일 업로드하기

  1. 파일수집 기능 사용하기 

보안디스크를 사용하도록 설정된 경우, 네트워크 단절 등의 이유로 사용자가 임시로 보안디스크에 파일을 저장하여 사용할 수 있습니다. 보안디스크에 저장된 파일도 문서중앙화 서버에 연결 시 수시로 업로드하여 중앙문서함에서 관리할 수 있습니다.

  1. 보안디스크 소개
  1. 보안디스크 업로드하기

 

폴더 권한 알아보기

중앙문서함을 활용한 부서원 간의 협업을 지원하는 동시에 문서를 보호하기 위해, 문서함의 폴더별로 사용자의 사용 권한이 제한될 수 있습니다. 폴더 권한에 대한 설명과 폴더 권한을 확인하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 폴더 권한 현황 보기
부서문서함의 폴더 권한은 서비스 관리자 또는 폴더관리자가 설정할 수 있으므로, 특정 폴더에 대한 추가 권한이 필요할 경우 해당 폴더의 폴더관리자에게 요청합니다.

폴더관리자일 경우에는 #4. 폴더관리자가 문서함 관리하기를 참고하세요.

 

파일 버전관리 사용하기

버전관리 기능을 사용하도록 설정된 경우, 중앙문서함에서 업무용 문서 저장 시 기존 버전의 파일을 보관하고, 필요 시 이전 버전으로 복구할 수 있습니다.

  1. 파일 버전관리 사용하기

 

 

#3. 문서 공유 및 협업 기능 사용하기

문서중앙화 솔루션은 사내/외 사용자 간의 문서 공유와 협업을 효율적이고 안전하게 지원하기 위해 링크 공유 기능, 게스트 아이디 기능, 폴더 공유 기능 등을 제공합니다.

  1. 문서 공유 및 협업을 위한 기능 소개

 

링크 공유 기능 사용하기

링크 공유는 내부 사용자뿐만 아니라 계열사, 협력사 등 외부 수신자에게 중앙문서함 파일의 링크를 전달하여 대용량 파일을 간편하고 안전하게 공유할 수 있는 방법입니다. 링크 공유를 위해 아래와 같이 웹링크, 문서링크, 대외용 웹링크 기능이 제공됩니다.


구분

기능 항목

 웹링크

•             웹링크 복사 사용하기

•             링크메일 사용하기

•             보안 웹링크 복사 사용하기

•             보안 링크메일 사용하기

문서링크

•             문서링크 복사 사용하기

대외용 웹링크

•             대외용 웹링크 복사 사용하기

•             대외용 링크메일 사용하기

Notes웹링크 기능은 추가 개발이 지원되지 않으므로, 문서링크 및 대외용 웹링크 기능 사용을 권장합니다.

대외용 웹링크 기능은 대외문서교환 서비스 구매 시 사용 가능합니다.


게스트 아이디 기능 사용하기

게스트 아이디는 중앙문서함 내 전용 폴더에서의 업로드/다운로드를 제외한 다른 모든 기능의 사용이 제한되는 특수한 문서중앙화 계정입니다. 사용자는 타 부서 또는 협력사 직원과 문서를 주고받기 위해 필요 시 게스트 아이디를 생성하여 제공할 수 있습니다.

  1. 게스트 아이디 생성 및 관리하기

  1. 게스트 아이디 사용하기

 

폴더 공유 기능 사용하기

다른 사용자와의 협업을 위해 폴더 공유 기능을 활용하여 중앙문서함 내 특정 폴더를 공유할 수 있습니다. 일반 사용자의 경우에는 개인문서함 폴더에 한하여 공유를 설정, 관리할 수 있으며, 폴더관리자의 경우에는 부서문서함 폴더에 대해서도 공유를 설정하고 관리할 수 있습니다.

  1. 폴더 공유 설정하기

  1. 폴더 공유 관리하기

 


#4. 폴더관리자가 문서함 관리하기

부서문서함 폴더의 폴더관리자는 해당 폴더 및 하위 폴더의 폴더 권한 및 용량 제한을 설정하고, 폴더 공유를 설정, 관리할 수 있습니다. 또한 폴더와 폴더 내 파일에 대해 문서 보안등급을 설정하여 보안을 강화할 수 있습니다.

  1. 폴더관리자 신청하기
  1. 폴더 권한 설정하기
  1. 폴더 용량 제한 설정하기
  1. 폴더 용량 제한 현황 확인하기
  1. 문서 보안등급 설정하기

 

 

#5. 문서함 보안 기능 알아보기

관리자의 각종 보안 정책 설정에 따라 사용자가 중앙문서함과 로컬디스크의 문서 사용 시 문서의 저장, 첨부, 다운로드, 복사/이동, 화면 캡처, 인쇄 등에 제약을 받을 수 있습니다.

  1. DiskLock Plus 기능 소개

 

로컬저장금지 환경에서의 사용 가이드

DiskLock의 로컬저장금지 정책이 설정된 경우, 업무용 어플리케이션 이용 중 로컬디스크 내 문서 저장이 금지되고 웹 브라우저를 이용한 파일 읽기 및 첨부가 차단되는 등 여러 가지 제약 사항이 발생할 수 있습니다. 문서중앙화 솔루션은 이러한 통제된 환경에서 사용자가 필수 업무를 수행할 수 있도록, 보안이 강화된 대체 프로세스를 제공합니다.

  1. 로컬저장금지 기능 사용 시 제약 사항
  1. 웹 브라우저에서 프로그램 다운로드 및 실행
  1. 웹 브라우저에서 다운로드 오류 해결 방법
관리자가 웹 반출 예외 정책을 설정한 경우, 관리자가 등록한 일부 사이트에 대해서는 웹 브라우저에서의 파일 첨부가 허용할 수 있습니다. 이때 사용하는 웹 브라우저에 따라 확장 프로그램 설치가 필요합니다.

  1. 웹 반출 예외 사이트에서 파일 첨부를 위한 웹브라우저 확장 프로그램 설치하기

 

문서반출 기능 사용하기

로컬저장금지 정책을 사용하면 업무용 파일을 로컬디스크에 저장하거나 이메일 등을 통해 외부에 전달할 수 없습니다. 이 경우 파일을 메일 또는 메신저에 첨부하여 전달하거나 이동식 디스크 등에 저장하여 외부에서 사용하기 위해서는 문서반출 절차를 거쳐야 합니다. 이때 승인권자의 승인이 필요합니다.

  1. 문서반출 기능 소개
  1. 문서반출 신청 및 반출하기





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