문서반출 신청 및 반출하기

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로컬저장금지 정책 등 관리자가 설정한 DiskLock정책에 따라, 중앙문서함에서 로컬 디스크로의 파일 복사/이동과 이메일, 메신저 등에서의 파일 첨부가 금지될 수 있습니다. 중앙문서함의 문서를 외부로 반출해야 할 필요가 있는 경우에는 문서반출 기능을 이용하여 문서를 메일 또는 메신저에 첨부하여 전달하거나 고정 디스크나 이동식 디스크 등에 저장하여 반출하는 것이 가능합니다. 반출 디스크로 반출된 문서는 중앙문서함에 로그인 하지 않은 상태에서만 파일 수정 작업을 할 수 있습니다.

문서 반출 기본 절차는 아래와 같습니다.

①     사용자의 문서 반출 신청 (반출 종류, 결재방법, 승인권자 등 설정)

②     승인권자의 반출 승인 (후결재인 경우 반출후 승인 가능)

③     반출 폴더/파일 생성(반출 전용 폴더 DOC_EXPORT내 생성일시 폴더와 파일 생성)

④     사용자의 문서 반출

문서 반출 기능에 대한 상세한 내용은 문서반출 기능 소개를 참조하세요.


문서반출 신청하기

사용자가 문서 반출을 신청하는 방법은 다음과 같습니다.

1.   윈도우 탐색기에서 반출 신청할 파일 또는 폴더를 선택한 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 반출 신청을 선택합니다. 폴더 반출은 관리자가 허용한 경우에만 가능합니다.



2.   ‘반출 신청’ 창에서 반출 종류/기간 등을 설정하고 승인권자에게 전달할 내용을 입력하여 반출 신청서를 작성합니다.


​
  1. 제목 :  문서반출 신청서의 제목입니다. 문서 반출 신청 이력, 승인권자 결재 목록에 제목으로 표시됩니다.
  1. 승인권자 : 신청자의 문서반출을 승인/반려하는 승인권자 목록을 확인 후 승인권자를 선택합니다.
승인권자는 관리자의 설정에 따라 팀장/팀문서관리자 또는 폴더관리자 중에서 선택할 수 있습니다. 단, 관리자가 자가승인을 허용한 경우에는 승인권자가 사용자 본인으로 자동 지정됩니다.
  1. 결재 방법 : 관리자 설정에 따라 선결재/후결재 중에 선택이 되어 있거나 선택할 수 있습니다.

-   선결재 : 반출 신청 후 승인권자의 반출 승인이 완료된 후에만 문서반출이 가능합니다.

-   후결재 : 반출 신청 후 곧바로 문서 반출이 가능하며 승인권자는 사후 승인합니다.

  1. 반출 종류 :  공개반출과 보안반출이 있습니다

-  공개반출 : 반출 문서는 반출 디스크, 고정 디스크, 이동식 디스크, 네트워크 디스크 등으로 다운로드 가능하고, 이메일, 메신저 등에 반출 문서를 첨부할 수 있습니다. 관리자의 설정에 따라 반출 가능한 디스크가 제한될 수도 있습니다.

-  보안반출 : 반출문서를 반출 디스크로만 다운로드할 수 있습니다. 고정 디스크, 이동식 디스크, 네트워크 디스크 등으로는 다운로드 불가능하고 이메일, 메신저 등에 반출 문서를 첨부할 수 없습니다.

  1. 반출 기간 : 반출 신청한 파일/폴더가 속한 문서함의 DOC_EXPORT 폴더에 생성된 반출 폴더/파일을 사용할 수 있는 기간입니다. 지정된 반출 기간이 경과하면, 해당 반출 폴더/파일은 삭제됩니다.
  1. 반출 가능한 디스크 : 공개반출 사용시 반출 문서를 다운로드 할 디스크를 선택합니다. 관리자의 설정에 따라 선택할 수 있는 디스크가 제한됩니다. 보안반출 사용 시에는 반출디스크로 고정됩니다.
  1. 내용 : 반출 문서 신청에 대해 승인권자가 확인할 내용을 작성합니다.
  1. 반출 목록 : 반출 신청 대상 문서 목록을 보여줍니다.
3.   선택한 문서 외에 반출 신청할 문서를 추가하고자 한다면 ‘반출 신청’ 창 하단의 파일추가 버튼을 클릭하여 파일탐색기상에서 파일을 선택한 후 열기 버튼을 클릭합니다. 파일 추가는 반출 목록에 있는 파일과 동일한 드라이브에 있고, 승인권자가 동일한 파일만 가능 합니다.  반출 대상으로 선택된 다수의 파일/폴더 중 제외할 대상은 반출 목록에서 선택한 후 제거 버튼을 클릭합니다.







폴더 반출이 허용된 경우에는 폴더 추가도 가능합니다. 폴더 추가 방법은 아래와 같습니다.

1.    ‘반출 신청’창에서 폴더추가 버튼 클릭합니다.
2.    ‘폴더 찾아보기’ 창에서 반출하고자 하는 폴더를 선택 확인 버튼을 클릭합니다.





4.   ‘반출 신청’ 창에서 하단의 반출 목록 확인 후 신청 버튼을 클릭하여 문서반출 신청을 완료합니다.

 



문서 반출하기

승인권자의 승인이 완료되면, 해당 문서함의 DOC_EXPORT에 폴더명이 ‘생성 일시’인 폴더가 생성되고, 생성된 폴더 내에 반출이 승인된 파일/폴더가 복사됩니다. 단, 후결재 방식이 적용되는 경우에는 문서 반출 신청 완료 시 곧바로 반출 폴더가 생성됩니다. 

다음은 “부서문서함\마케팅” 폴더의 “붙임1_랜섬웨어_대응_가이드라인.pdf” 파일을 반출 신청한 경우의 예입니다. 반출이 승인되면 다음 그림과 같이 “부서문서함\ DOC_EXPORT \ 2024-05-21[[14.53.59]” 폴더 내에 “붙임1_랜섬웨어_대응_가이드라인.pdf” 파일이 복사됩니다. 이제 이 파일을 지정한 디스크로 반출할 수 있습니다.



반출 폴더 내 파일은 반출 신청 시 선택한 사용자의 로컬 디스크로 다운로드할 수 있고 경우에 따라 이메일 등에 첨부하여 외부로 전송이 가능합니다. 다운로드 방법과 첨부하는 방법은 아래와 같습니다.


로컬디스크로 다운로드하기

다음과 같이 반출 폴더 내 파일을 고정 디스크, 이동식 디스크, 반출 디스크 등 반출 신청 시 선택했던 디스크로 다운로드할 수 있습니다. 

1.    반출 폴더 내 파일에서 오른쪽 마우스 클릭 후 문서 반출 메뉴를 선택합니다.



2.     ‘폴더 찾아보기’ 창에서 다운로드할 폴더를 선택한 후 확인 버튼을 클릭하여 문서반출을 완료합니다.




파일 첨부하여 외부로 전송하기

공개반출이 승인된 문서에 한하여 메일, 메신저에 문서를 첨부하여 외부로 전송할 수 있습니다. 메일, 메신저에서 첨부 파일로 DOC_EXPORT 폴더에 생성된 반출 폴더 내 파일을 선택합니다. 이때,  Drag&Drop 또는 파일 복사&붙여넣기로 파일을 바로 첨부할 수도 있습니다.

승인권자의 승인 여부는 승인/반려 시 사용자에게 발송되는 알림 또는 메일을 통해 확인하거나, 문서반출 신청 이력에서 확인할 수 있습니다. 문서반출 신청 이력을 조회하는 방법은 아래의 문서반출 신청 이력 관리하기를 참고하세요. 


문서 반출 신청 이력 관리하기

사용자는 문서 반출 신청 이력을 기간, 결재 방식, 결재 상태, 제목, 승인권자ID/이름으로 검색하여 조회할 수 있고, 승인권자가 승인하기 전에 문서반출 신청을 취소할 수도 있습니다.


1.   사용자 웹페이지에 로그인하여, 반출 관리 – 문서 반출을 클릭합니다. 문서반출 페이지 상단의 신청 이력 탭이 선택된 상태에서 문서 반출 신청 이력을 관리할 수 있습니다.



2.    조회를 원하는 기간, 결재 방식, 결재 상태를 선택합니다.
  1. 결재 상태

-    대기: 승인이 필요한 문서 반출 신청 후 승인권자의 승인을 기다리는 상태입니다.

-    승인: 승인이 필요한 문서 반출 신청에 대해 승인권자가 승인을 완료한 상태입니다.

-    반려: 승인이 필요한 문서 반출 신청을 승인권자가 반려한 상태입니다.

-    기간 만료 포함 박스를 체크할 경우, 문서 반출 유효기한이 만료된 신청 이력까지 모두 조회할 수 있습니다

3.    필요 시 검색 조건으로 승인권자 이름/ID 또는 제목을 입력합니다. 이때 검색어의 일부만 입력하여 검색할 수 있습니다.

4.    검색 버튼을 클릭하면, 입력한 조건에 해당하는 이력의 신청 일시, 제목, 승인권자 이름(ID), 결재 상태 등이 표시됩니다.

  1. 신청 일시: 문서 반출 신청 일시가 표시됩니다.
  1. 제목: 반출 신청서 작성시 입력된 제목이 표시됩니다.

5.    선결재 승인인 이력인 경우 표시된 목록 우측의 취소 버튼을 클릭하여 승인결재 요청을 승인 전에 취소할 수 있습니다.

6.    표시된 이력 목록에서 상세보기를 원하는 이력의 제목을 클릭하면 상세보기 페이지에서 해당 이력의 반출 기간, 신청 일시, 반출 종류, 반출 가능 디스크, 결재 상태, 내용을 확인할 수 있습니다.


  1. 반출 목록에 반출 대상 파일명과 문서함, 폴더가 표시됩니다.
  1. 페이지 우측 하단의 목록 버튼을 클릭하면 이력 보기 페이지로 돌아갑니다.
사용자 웹페이지의 문서 반출 기능 중 결재 관리는 문서반출 신청 승인/반려하기를 참고하세요.


 


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