파일수집 기능 사용하기

파일수집 기능 사용하기

파일수집은 사용자의 로컬디스크에 남아 있는 중요 파일들을 자동으로 수집하고 암호화함으로써, 사용자가 해당 파일들을 중앙문서함에 업로드하고 로컬디스크에서는 삭제하도록 유도하는 기능입니다.  파일수집의 기본 개념 및 단계별 절차는 파일수집 기능 소개를 참고하세요.


대상 파일 수집하기

다음과 같은 절차에 따라 대상 파일 수집 단계가 진행됩니다. 단, 파일수집디스크를 생성하지 않을 경우, 파일수집디스크 생성(3) 및 수집한 파일 복사(4) 단계는 생략됩니다.


1.   파일수집 진행 여부 확인

관리자가 새로운 파일수집 정책을 사용자 PC에 적용한 후 사용자가 에이전트에 로그인 시, 파일수집 진행을 안내하는 메시지가 표시됩니다. 사용자는 파일수집 진행을 선택 또는 취소(보류)하거나, 업무용PC가 아닌 경우 거부할 수 있습니다.  단, 관리자의 설정에 따라 파일수집의 취소 또는 거부가 허용되지 않을 수도 있습니다.

  1. 관리자가 ‘파일수집 강제 실행’을 사용하지 않은 경우
          
  1. 관리자가 ‘파일수집 강제 실행’을 사용하도록 설정한 경우
          -   파일수집이 반드시 실행되도록 설정된 경우
         

          -  파일수집의 취소/거부가 허용되는 경우    
        
사용자가 파일수집을 취소하는 경우, 관리자의 설정에 따라 특정 일자까지 파일을 수집하지 않았을 경우 해당 사용자의 중앙문서함 이용이 제한됩니다. 사용이 제한된 중앙문서함 ‘연결하기’ 시도 시 아래와 같은 안내 메시지가 나타납니다.

 
 
파일수집 안내 메시지에서 확인을 클릭하면 다음과 같이 ‘파일수집’ 창이 열리고, 수집 과정에 대한 설명이 표시됩니다.


시작을 클릭하면 다음 메시지가 나타나고 확인을 클릭하면 파일수집이 진행됩니다.



2.   파일 검색

관리자가 파일수집 정책에서 설정한 정보(수집할 파일의 확장자, 수집에서 제외할 폴더 등)에 따라 사용자의 로컬 디스크에서 수집할 파일이 검색됩니다. 파일수집 디스크를 생성하는 경우에는 이때 디스크 생성을 위한 용량이 산출됩니다. 



검색 결과, 수집 대상 파일이 없을 경우 파일수집이 종료됩니다.

3.   파일수집 디스크 생성

관리자의 설정에 따라 파일수집 디스크를 생성하는 경우, 파일수집 디스크 생성이 진행됩니다.  이때 사용자는 파일수집 디스크를 생성할 로컬 디스크 드라이브를 선택할 수 있습니다.

 

파일수집디스크를 생성할 생성 위치를 선택한 후 수집시작을 클릭합니다.

선택한 드라이브에 용량이 부족할 경우, 파일 삭제 등을 통해 디스크 용량을 확보한 후 다시 시도를 클릭하거나, 취소 버튼 클릭 후 용량이 충분한 디스크로 변경할 수 있습니다. 



4.   수집 파일 복사

파일수집 디스크를 생성한 경우에는 수집 대상으로 검색된 파일들이 복사되어 파일수집 디스크에 저장됩니다.
다음은 파일수집 워디스크 내 복사본이 저장되는 경로에 대한 예시입니다.

(원본 파일 경로가 C:\Document\Form.xlsx 인 경우)



5,   원본 파일 암호화

수집된 파일들의 원본은 사용자가 바로 열람할 수 없도록 암호화됩니다. 암호화된 원본 파일이 저장되는 위치는 파일수집 정책 설정에 따라 원본 폴더 또는 특정 [수집] 폴더로 지정됩니다.

다음은 원본 파일이 암호화되어 저장되는 경로에 대한 예시입니다.

(원본 파일 경로가 C:\Document\Form.xlsx 인 경우)





파일 복사 및 암호화 과정 중 오류가 발생하는 경우, 해당 단계가 모두 완료된 시점에 오류 메시지가 표시됩니다.

확인 버튼 클릭 시 아래와 같이 수집 실패 파일 목록이 표시됩니다.


수집 재시도를 원할 경우, 표시되는 오류 내용을 참고하여 조치 후 수집 재시도 버튼을 클릭합니다.  예를 들어, 오류 내용이 “다른 프로세스가 파일을 사용 중이기 때문에 프로세스가 액세스 할 수 없습니다.” 일 경우 해당 파일을 사용 중인 프로그램들을 모두 종료 후 다시 시도할 수 있습니다.        

원본 파일 암호화까지 완료되면 다음과 같이 수집 결과가 표시됩니다. 마침을 클릭하면 처리 결과를 보여주며 대상 파일 수집을 종료합니다.




수집 과정에서 오류가 발생한 경우 오류 보기 버튼이 표시됩니다. 버튼 클릭 시 수집 실패 파일 목록을 볼 수 있습니다.







파일수집디스크를 생성하지 않는 경우

대상 파일 수집 단계가 완료되면 로컬디스크에 있는 수집 파일은 열람할 수 없게 되므로, 해당 파일을 사용하기 위해서는 사용자가 직접 중앙문서함에 업로드해야 합니다. 업로드 시 파일이 복호화 되므로, 이후부터는 해당 파일을 중앙문서함에서 열람할 수 있습니다.

암호화된 원본 파일 또는 파일이 포함된 폴더를 선택 후 마우스를 우 클릭하여 컨텍스트 메뉴에서 업로드를 선택합니다.




파일수집 디스크를 생성하는 경우

대상 파일 수집 단계가 완료된 후, 로컬디스크의 수집 파일은 암호화된 원본 파일과 파일수집디스크 내 복사본의 형태로 존재합니다. 파일수집디스크의 복사본은 파일수집 정책에서 설정된 파일수집 디스크 표시 기한까지 자유롭게 사용 가능하며, 이후에는 암호화된 원본 파일을 중앙문서함에 업로드해야만 해당 문서를 열람할 수 있습니다. 파일수집디스크 표시 기한 이전인 경우, 암호화된 원본 파일을 직접 업로드하는 방법 외에 파일수집디스크에서 복사본을 업로드하는 방법도 사용할 수 있습니다. 두 가지 경우의 원본 파일이 동일하므로 한 가지만 선택하여 실행합니다.

구분

암호화된 원본 파일

파일수집디스크 내

복사본

중앙문서함 내

업로드본

암호화 여부

암호화

암호화하지 않음

암호화하지 않음

사용자 열람 가능 여부

열람 불가

한시적으로 열람 가능

열람 가능

사용자 업로드 가능 여부

업로드 가능

업로드 가능

해당 없음

파일수집디스크의 표시 기한은 윈도우 에이전트 트레이 메뉴의 환경 설정- 파일 수집 탭에서도 확인할 수 있습니다.


파일수집 디스크는 다음과 같이 사용할 수 있습니다.

1. 에이전트 로그인 시 파일수집 디스크 표시 기한 내인 경우, 아래와 같은 메시지가 표시됩니다.



2. 확인을 클릭하면 파일수집 디스크가 연결됩니다.



파일수집 디스크 표시 기한이 경과한 경우에는 다음과 같은 메시지가 표시됩니다.   파일수집 디스크를 다시 사용하려면 관리자에게 기간 연장 요청을 해야 합니다.



파일수집 디스크에 복사된 파일을 업로드하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 파일수집 디스크에서 업로드할 파일 또는 폴더를 선택 후 마우스 우클릭합니다.

2. 컨텍스트 메뉴 중 업로드를 선택합니다.





수집 파일 삭제(정리)하기

업로드가 완료된 후, 로컬디스크에 수집된 파일 원본들을 삭제하여 정리해야 합니다. 이때 관리자의 설정에 따라 파일 정리 기능을 사용할 수도 있습니다. 파일 정리 기능을 사용하면 한 번에 암호화된 원본 파일들과 파일수집디스크의 모든 파일을 삭제할 수 있습니다.

삭제된 파일은 복구가 불가능하므로 주의합니다.

파일 정리 기능을 이용하여 파일을 삭제(정리)하는 방법은 다음과 같습니다.


1.   정리 시작하기

다음의 3가지 방법으로 파일 정리 기능을 실행합니다.

  1. 방법 1: 수집 파일 정리 촉구 메시지를 클릭합니다. 수집 파일 정리 촉구 메시지는 파일수집 정책의 설정 값에 따라 지정된 일자 이후에 표시됩니다.
         

  1. 방법 2:  윈도우 에이전트 트레이 메뉴의 환경 설정-파일 수집 탭에서 정리 시작 버튼을 클릭합니다.
         
  1. 방법3:   윈도우 에이전트 트레이 메뉴에서 수집 원본 파일 정리 메뉴를 클릭합니다. 해당 메뉴는 파일수집 디스크 표시 기한이 경과한 이후부터 이용 가능합니다.
         


2.   정리 재확인하기

파일 삭제 시 수집 원본 파일 복구가 불가능하므로 한 번 더 삭제 여부를 확인합니다.



삭제를 클릭한 후 업로드를 확인하는 메시지에 예를 클릭합니다.

 


계속 진행하기 위해 “완전삭제” 문구를 정확히 입력 후 완전 삭제 버튼을 클릭합니다. 정확한 문구를 입력해야 완전 삭제 버튼이 활성화됩니다.

 


3.   정리 진행 확인하기

로컬 디스크 내의 암호화된 원본 파일들과 파일 수집 디스크가 삭제되는 모습이 보여집니다.




4.   정리 결과 확인하기

삭제가 완료되면 결과를 확인할 수 있습니다. 마침을 클릭하여 파일 정리를 종료합니다.







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