문서반출 기능 소개

문서반출 기능 소개

문서반출 절차

로컬저장금지 정책 등 관리자가 설정한 DiskLock정책에 따라, 고정 디스크로의 파일 복사/이동과 웹 브라우저, 이메일, 메신저 등에서의 파일 첨부가 금지될 수 있습니다.  이 경우 문서를 메일 또는 메신저에 첨부하여 전달하거나 이동식 디스크 등에 저장하여 외부에서 사용하기 위해서는 승인권자의 결재 단계를 포함한 문서반출 절차를 거쳐야 합니다.

문서반출의 기본적인 절차는 다음과 같습니다.

단계

내용

1. 문서반출 신청

사용자가 반출하고자 하는 파일/폴더를 선택하여 반출을 신청합니다. 이때 문서의 보안 수준에 따라 반출 종류(공개반출/보안반출)을 지정해야 하며, 관리자의 설정에 따라 승인권자와 결재 방식(선결재/후결재)을 선택할 수 있습니다.

2. 승인권자의 반출 승인

승인권자는 문서반출 신청 내역을 확인하고 해당 요청을 승인 또는 반려할 수 있습니다. 선결재의 경우 반출 승인이 완료된 후 다음 단계가 진행되며, 후결재인 경우에는 승인 여부와 상관없이 곧바로 다음 단계가 진행됩니다.

3. 반출 폴더/파일 생성

해당 문서함의 DOC_EXPORT 폴더 내에 폴더명이 ‘해당 폴더의 생성 일시’인 폴더가 생성되고, 생성된 폴더 내에 반출이 승인된 파일/폴더가 복사됩니다.

4. 문서의 반출

DOC_EXPORT 폴더 내 반출용 파일/폴더를 메일이나 메신저 등에 첨부하거나 반출 가능한 디스크로 다운로드/복사할 수 있습니다. 이때 반출 종류와 관리자의 설정에 따라 반출 가능 범위가 달라집니다.

지정된 반출 기한 만료 시 반출용 파일/폴더의 사용이 제한됩니다.
 




문서반출의 절차 및 반출 범위는 문서반출 신청 시 지정되는 결재 방식, 반출 종류, 반출 기간, 반출 가능한 디스크에 따라 달라집니다. 이때 사용자가 선택할 수 있는 결재 방식, 반출 기간, 반출 가능한 디스크의 범위는 관리자가 사용자/부서별로 설정한 문서반출 정책에 따라 제한됩니다.


결재 방식

반출 승인이 완료된 경우에만 반출이 가능한 선결재 방식과 승인이 완료되기 이전에 먼저 반출이 가능한 후결재 방식이 있습니다.  결재 방식은 관리자의 정책 설정에 따라 사용자/부서별로 달라질 수 있으며, 경우에 따라 사용자가 반출 신청 시 선택할 수도 있습니다.
 

결재 방식

내용

승인권자의 역할

선결재

승인권자의 승인이 완료된 이후에만 문서 반출 가능

-      문서반출 승인 신청 알림 및 메일 수신

-      문서반출 신청 내용 확인 후 승인 또는 반려

후결재

문서반출 신청 후 승인 여부와 상관없이 곧바로 반출 가능

-      문서반출 승인 신청 알림 및 메일 수신

-      후결재를 통해 승인 없이 반출된 내용 확인



승인권자

문서반출 신청 시 승인권자 목록에서 승인권자를 선택할 수 있습니다. 승인권자 목록은 다음과 같이 경우에 따라 달라질 수 있습니다.
  1. 관리자가 해당 사용자에 대해 자가승인을 허용한 경우
          승인권자가 사용자 본인으로 고정됩니다.

  1. 자가승인이 허용되지 않은 경우

문서함 종류

부서문서함 폴더 별 승인권자 종류 (관리자 설정)

승인권자 목록

개인문서함의 문서 반출 시

해당 없음

사용자의 소속 부서 및 상위 부서의 팀장/팀문서관리자

부서문서함의 문서 반출 시

팀장/팀문서관리자

사용자의 소속 부서 및 상위 부서의 팀장/팀문서관리자

폴더관리자

해당 폴더 및 상위 폴더의 폴더관리자

사용자가 해당 반출 건에 대해서 승인권자의 자격이 있을 경우에는 관리자의 정책 설정에 따라 승인권자가 본인, 또는 본인 외 다른 승인권자, 또는 상위 부서/폴더의 승인권자로 제한될 수 있습니다.


반출 종류

문서반출 시 반출 가능한 디스크의 선택 및 파일 첨부가 가능한 공개반출과 반출 범위가 반출 보안디스크(이하 반출디스크)로만 제한되는 보안반출이 있습니다. 반출 종류는 사용자가 문서반출 신청 시 선택하게 되며, 보안성이 중요한 기밀 문서의 경우 보안반출을 권장합니다.

​

반출 종류

반출 범위

반출 가능한 디스크 목록

공개반출

-      반출 신청 시 반출 가능한 디스크 선택 가능

-      반출용 파일을 메일 및 메신저 등에 첨부할 수 있으며, 선택한 반출용 디스크에 다운로드/복사 가능

-      반출디스크

-      고정디스크

-      CD-ROM

-      이동식 디스크

-      네트워크 디스크

보안반출

-      반출디스크로만 반출 가능

-      반출용 파일의 메일/메신저 첨부 불가

-      반출디스크

공개반출 시에도 관리자의 정책 설정에 따라 부서/사용자 별로 반출 가능한 디스크 종류가 제한될 수 있습니다.
​
반출디스크(반출 보안디스크)는 고정디스크(또는 설정에 따라 이동식 디스크) 내에 생성되는 보안이 강화된 가상 드라이브입니다. 반출디스크에 대한 설명은 보안디스크 소개를 참고하세요.


반출 기간

문서반출 신청 시 반출할 폴더/파일을 사용할 수 있는 기간을 지정할 수 있습니다. 이때 반출 기간의 범위는 관리자의 정책 설정에 따라 제한됩니다. 지정된 반출 기간이 경과하면, DOC_EXPORT 폴더 내 생성된 반출 폴더/파일은 자동 삭제되어 사용할 수 없습니다.


 

 


 


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      모바일 앱에서 문서반출 사용하기 모바일 앱을 이용해 문서반출을 신청하고 반출이 승인된 문서를 공유하거나, 문서반출 요청을 승인/거절할 수 있습니다. 문서반출 기능에 대한 상세한 설명은 사용자 매뉴얼 중 문서반출 기능 소개를 참고하세요. 문서반출 신청하기 문서반출을 신청하는 방법은 다음과 같습니다. 1. 문서함에서 반출 신청을 원하는 파일 또는 폴더 우측의 작업 아이콘을 탭하고 문서 반출 신청을 선택합니다. 2. ‘문서 반출’ 창에서 문서반출 ...