문서 공유 및 협업을 위한 기능 소개

문서 공유 및 협업을 위한 기능 소개

문서 공유 및 협업을 위한 기능 소개

문서중앙화 솔루션은 사내/외 사용자 간의 문서 공유와 협업을 효율적이고 안전하게 지원하기 위해 다음과 같은 유형의 기능을 제공합니다.

기능 유형

기능 항목

기능 개요

공유 대상

링크 공유

문서링크 복사

수신자에게 중앙 문서함 파일의 링크를 전달하고, 수신자는 링크된 파일을 다운로드

문서중앙화 웹서버에 접속 가능한 내부/계열사/협력사 직원

웹링크 복사

링크메일

보안 웹링크 복사

보안 링크메일

문서중앙화 웹서버에 접속 가능한 사내/외 직원

대외용 웹링크 복사

대외용 링크메일

문서중앙화 웹서버에 접속할 수 없는 내부/계열사/협력사 직원

게스트 아이디

게스트 아이디

게스트 아이디로 로그인 시 중앙문서함에 파일 업로드 및 제한적인 다운로드 허용

문서중앙화 정식 계정이 없거나 게스트 아이디 특성 활용이 필요한 사내/외 직원

폴더 공유

폴더 공유

중앙문서함 내 특정 폴더를 다른 부서/사용자와 공유하도록 설정

문서중앙화 에이전트 사용자(사내)

공동 편집 문서함

공동 편집 문서함

특정 네트워크 드라이브를 문서함 드라이브 형태로 연결하여 엑셀 공동 편집 또는 CAD 공동 작업 등에 활용

문서중앙화 에이전트 사용자(사내)


링크 공유

링크 공유는 내부 사용자뿐만 아니라 계열사, 협력사 등 외부 수신자에게 중앙문서함 파일의 링크를 전달하여 대용량 파일을 간편하고 안전하게 공유할 수 있는 방법입니다. 링크 공유 요청 시, 사용하는 기능 및 설정에 따라 승인 절차를 거칠 수 있으며, OTP 인증 정보, 패스워드, 유효 기한 등을 설정하여 수신자의 링크 접근 권한을 제한하는 등 보안을 강화할 수 있습니다.

링크를 공유하는 방식으로는 문서의 웹링크를 복사한 후 사용자가 필요에 따라 메일 또는 메신저에 붙여 넣어 수신자에게 전달하는 링크복사 방식과, 생성된 웹링크를 이메일로 자동 전송하는 링크메일 방식이 있습니다. 수신자는 설정에 따라 전달받은 링크에 대한 접근 권한 인증 후, 링크된 문서를 다운로드할 수 있습니다.

링크 공유를 사용하는 일반적인 절차는 다음과 같습니다.





단계

동작 주체

내용

1. 링크 공유 요청

사용자

공유하고자 하는 파일을 선택(복수 선택 가능)하여 링크 공유를 요청합니다.

이때 사용하는 기능 및 설정에 따라 다음과 같은 선택 사항을 설정할 수 있습니다.

  1. 수신자 유형 선택 (문서링크 복사, 대외용 웹링크 복사, 대외용 링크메일에 한하여 내부/계열사/협력사 선택)
  1. 수신자 인증 방법 및 인증 정보(이메일 주소, 패스워드 등)
  1. 다운로드 횟수 및 링크 만료 일시
  1. 승인권자 선택 (설정에 따라 필요 시)
  1. 수신자의 이메일 주소 (링크메일 방식의 경우에 한함)

2. 링크 생성

문서중앙화서버

공유 요청된 파일에 대한 웹링크를 생성합니다. 이때 보안을 강화하기 위해 문서의 복사본을 생성하고, 원본 대신 복사본의 링크를 생성할 수 있습니다. 복사본의 생성 여부는 사용하는 기능 및 설정에 따라 달라집니다.

3. 승인 요청

문서중앙화서버

승인 절차 필요 시, 승인권자에게 승인을 요청합니다. 이때 승인 요청 알림 및 메일이 발송됩니다.

웹링크 복사와 링크메일 사용 시에는 승인 절차 없이 링크 공유가 진행되며, 그 외 링크 공유 기능 사용 시에는 관리자의 설정에 따라 승인 절차가 필요할 수 있습니다.

*. 승인 처리

승인권자

승인 요청 알림을 받은 승인권자는 해당 요청을 승인 또는 반려할 수 있습니다.

승인 처리는 3. 승인 요청 이후 언제든지 진행될 수 있으며, 사용자는 승인 처리 여부와 관계없이 다음 단계를 진행할 수 있습니다.  단, 선결재 방식을 사용할 경우, 승인권자의 승인 후에만 수신자가 문서를 다운로드(또는 열람)할 수 있으며, 링크메일 방식 사용 시 설정에 따라 승인 후에 메일이 발송될 수 있습니다.

4. 링크 복사 (또는 링크메일 발송)

문서중앙화서버

생성된 웹링크를 사용자 기기의 클립보드에 복사하거나(링크복사 방식의 경우), 수신자의 메일주소로 발송합니다.(링크메일 방식의 경우)

5. 링크 전달

사용자

클립보드에 복사된 링크를 이메일이나 메신저에 붙여 넣어 수신자에게 전달합니다.

링크메일 방식의 경우 본 단계는 생략됩니다.

6. 링크 접속 및 문서 다운로드/열람

수신자

수신자는 수신한 링크에 접속하여 문서를 다운로드할 수 있습니다. 단, 관리자가 보안뷰어를 사용하도록 설정한 경우에는, 문서의 다운로드 없이 웹브라우저에서 직접 열람하게 됩니다.

문서를 다운로드/열람하기 위해서는 설정에 따라 사전에 문서중앙화 로그인, 이메일 OTP, 패스워드 인증 등의 수신자 인증 절차를 거칠 수 있습니다.


보안뷰어에 대한 설명은 보안뷰어 소개를 참고하세요.

본 매뉴얼에서는 링크 공유를 위한 기능들을 용도 및 특성에 따라 웹링크, 문서링크, 대외용 웹링크로 분류하여 설명합니다.

구분

기능 항목

기능 개요

웹링크

웹링크 복사

링크메일

보안 웹링크 복사

보안 링크메일
  1. 웹링크 복사는 공유하고자 하는 문서의 웹링크를 복사한 후, 필요에 따라 이메일이나 메신저 본문에 붙여 넣어 수신자에게 전송하는 기능입니다.
  1. 링크메일은 요청 시 입력한 이메일 주소로 문서의 웹링크를 자동 전송하는 기능으로, 이 외 모든 옵션 및 절차는 웹링크 복사와 같습니다.
  1. 보안 웹링크 복사 및 보안 링크메일은 링크 공유 시 승인 절차를 거칠 수 있으며, 문서의 원본 대신 복사본의 링크를 제공하는 등 보안을 강화한 기능입니다.

  1. 수신한 링크 클릭 후 인증 성공 시 다운로드 페이지가 표시됩니다. 이때, 문서중앙화 웹서버에 네트워크 연결이 가능해야 합니다.

문서링크 

문서링크 복사

  1. 웹링크 복사, 보안 웹링크 복사의 모든 기능을 대체할 수 있는 범용 링크 공유 기능입니다. 관리자가 필요에 따라 수신자의 유형(내부/계열사/협력사)을 제한하고 수신자 유형별로 수신자 인증 방식, 승인 절차 포함 여부 및 승인 방식 등을 설정할 수 있으며, 원본 또는 사본 링크 생성 여부를 지정할 수 있습니다.
  1. 수신한 링크 클릭 후 인증 성공 시 곧바로 파일이 다운로드 됩니다. 이때, 문서중앙화 웹서버에 네트워크 연결이 가능해야 합니다.

대외용 웹링크 

대외용 웹링크 복사

대외용 링크메일
  1. 문서중앙화 서버가 사내망에 위치하여 외부에서 직접 연결할 수 없는 경우, DMZ구간의 대외문서교환 서버 내에 대외용 웹링크를 생성하여 외부와 공유할 수 있습니다.
  1. 외부 협력사 등에 대용량 문서 공유 시, 위와 같은 네트워크 구성 문제로 문서링크를 사용할 수 없는 경우에 대외용 웹링크를 사용합니다.
  1. 이 외 사용 방법은 문서링크와 동일합니다.


DMZ(Demilitarized Zone)란 내부망과 외부망 사이의 완충 지대로, 물리적으로 내부망에 위치하나 외부에서도 접근이 가능한 특수한 네트워크 영역입니다.
대외용 웹링크 기능은 대외문서교환 서버 구축 시 사용할 수 있으며, 이를 위해 대외문서교환 서비스 모듈의 별도 구매가 필요합니다.
외부에 문서 전달이 필요한 경우, 대외용 웹링크 외에도 문서반출과 외부 DRM 기능을 이용할 수 있습니다.

문서반출은 반출 승인된 문서를 메일 또는 메신저 등에 직접 첨부하여 전달하는 방식으로, 주로 첨부 가능한 용량의 파일을 외부로 전송 시 이용합니다. 외부 DRM도 같은 방식으로 문서를 공유하나, 정보 유출 방지를 위해 암호화된 문서를 전달하고, 외부 DRM 전용 에이전트를 통해 문서를 열람해야 한다는 점에서 차이가 있습니다.

자세한 사항은 문서반출 기능 소개와 외부 DRM 기능 소개(추후 업로드 예정)를 참고하세요.


게스트 아이디

게스트 아이디는 중앙문서함 내 전용 폴더에서의 업로드/다운로드를 제외한 다른 모든 기능의 사용이 제한되는 특수한 문서중앙화 계정입니다.

사용자는 문서 중앙화 정식 계정이 없는 내부 직원 또는 외부 협력사와의 지속적 협업을 위해 게스트 아이디를 발급하여 일정 기간 동안 사용하도록 할 수 있습니다. 또한, 문서 중앙화 정식 계정이 있는 사용자에 대해서도, 업로드/다운로드 전용 폴더를 이용한 문서 공유 필요 시 게스트 아이디를 발급하여 사용하도록 할 수 있습니다.

게스트 아이디는 개인문서함 또는 부서문서함에서 생성될 수 있으며, 게스트 아이디 생성 시 문서함 내에 해당 게스트의 전용 폴더가 생성됩니다. 게스트 아이디로 로그인한 사용자(게스트)는 설정된 기간 동안 해당 게스트 폴더 내 업로드 폴더에 파일을 업로드하고, 다운로드 폴더에 저장된 파일을 자신의 기기에 다운로드할 수 있습니다.

게스트 아이디의 생성 위치에 따라 게스트 유형이 다음과 같이 구분됩니다.
  1. 개인문서함 게스트: 사용자는 자신의 개인문서함에서 게스트 아이디를 생성하고 관리할 수 있습니다. 이때, 사용자의 개인문서함에 게스트 전용 폴더가 생성됩니다.
  1. 부서문서함 게스트: 부서문서함의 게스트 아이디는 폴더관리자가 생성하고 관리할 수 있으며, 게스트 아이디 생성 시 해당 부서문서함에 게스트 전용 폴더가 생성됩니다. 부서문서함에 접근 가능한 모든 사용자는 게스트 전용 폴더를 열람할 수 있습니다.
문서중앙화 서버가 내부망에 위치한 경우, 게스트가 내부망에 접속한 상태에서만 중앙문서함에 로그인이 가능합니다.
대외문서교환 서비스를 이용하면 외부 협력사에 게스트 아이디를 발급하고 중앙문서함이 아닌 DMZ구간(대외문서교환 서버)에서 문서를 공유할 수 있습니다. 외부 사용자는 웹페이지에 게스트 아이디로 로그인하여 파일을 업로드하고, 대외용 웹링크 복사 또는 대외용 링크메일로 전송된 파일을 다운로드할 수 있습니다.


폴더 공유

중앙문서함 내 특정 폴더를 다른 사용자와 공유하도록 설정하여, 협업을 위해 활용할 수 있습니다.

사용자는 자신의 개인문서함 내 특정 폴더를 공유 폴더로 설정할 수 있으며, 이때 공유 대상으로 부서 또는 사용자 목록을 선택하고, 허용할 권한(읽기, 쓰기 등)을 설정할 수 있습니다. 공유 대상으로 지정된 사용자는 공유문서함 드라이브에서 자신에게 공유 허용된 폴더를 확인할 수 있으며, 해당 폴더에서 허용된 권한에 따라 작업을 수행할 수 있습니다.

부서문서함 내 폴더를 공유하고자 할 경우, 해당 폴더의 폴더관리자가 공유를 설정하고 관리할 수 있습니다.

 

공동 편집 문서함

중앙문서함은 엑셀 또는 CAD 프로그램 등의 공동 작업 기능을 지원하지 않으므로, 엑셀, CAD 등의 공동 작업이 필요한 경우에는 공동 편집 문서함을 사용해야 합니다. 공동 편집 문서함은 미리 지정된 사용자들에게만 별도로 제공하는 네트워크 드라이브로, 해당 사용자들이 문서중앙화 로그인 시 활성화됩니다.

공동 편집 문서함은 관리자가 등록할 수 있으며, 등록 후 해당 문서함에 접근을 허용할 부서 및 사용자를 지정할 수 있습니다. 접근이 허용된 사용자들은 공동 편집 문서함(연결된 네트워크 드라이브)에 업로드된 엑셀 또는 CAD 파일 등에 대해 공동 작업을 수행할 수 있습니다.


 








    • Related Articles

    • 대외용 웹링크 복사 및 대외용 링크메일 이력 보기

      대외용 웹링크 복사 및 대외용 링크메일 이력 보기 대외용 링크메일, 대외용 웹링크의 생성 및 결재 이력을 기간, 수신자 유형, 승인 처리 상태, 사용자, 승인권자 및 파일 종류별로 검색하여 확인할 수 있습니다. 1. 일반 모듈 관리 - 대외문서교환 - 대외용-링크메일/웹링크 - 이력 보기를 클릭합니다. 2. 조회를 원하는 기간, 링크 종류, 수신자 유형, 작업 상태를 선택합니다. 링크 종류: 이력 조회를 원하는 링크 종류를 전체, 대외용 ...

    • 대외용 링크메일 사용하기

      대외용 링크메일 사용하기 대외용 링크메일은 대외용 웹링크 복사와 함께 문서중앙화 서버에 접속할 수 없는 외부의 수신자와 대외문서교환서버를 활용하여 문서를 공유하는 대외문서교환 기능 중 하나입니다. 기본적으로는 링크메일 기능과 동일하게 문서의 대외용 웹링크가 포함된 이메일을 수신자에게 전송함으로써 문서를 공유할 수 있습니다. 단, 수신자별 인증수단 설정, 승인권자 지정, 승인 결재 신청 등의 단계를 거쳐야 하는 것은 대외용 웹링크 복사와 ...

    • 게스트 아이디 생성 및 관리하기

      게스트 아이디 생성 및 관리하기 게스트 아이디에 대한 소개는 문서 공유 및 협업을 위한 기능 소개를 참고하세요. 게스트 아이디 생성하기 게스트 아이디는 윈도우 탐색기의 컨텍스트 메뉴 또는 사용자 웹페이지 메뉴를 통해 생성할 수 있습니다. 개인문서함/부서문서함에서 생성할 수 있는 게스트 아이디의 수는 관리자의 설정에 따라 제한됩니다. 윈도우 탐색기에서 게스트 아이디 생성하기 1. 게스트 아이디를 생성할 문서함을 선택하고 마우스를 우 클릭하여 ...

    • 공유협〮업 설정

      공유협〮업 설정 메뉴 경로: 시스템 설정 - 설정 홈 연결 - 일반 모듈 설정 - Basic 공유협〮업 옵션 내용 기본값 링크 공통 링크 생성 파일 권한 사용자가 링크 공유 기능을 사용하기 위해 필요한 권한을 지정합니다. 사용자는 선택한 파일에 대해 다음 중 지정된 권한을 보유한 경우에만 해당 파일의 링크를 생성할 수 있습니다. - 읽기 권한 - 읽기 권한 + 쓰기 권한 읽기 권한 + 쓰기 권한 문서링크 복사 문서링크 복사 사용 문서링크 복사 ...

    • 링크 공유 기능에 보안 절차 적용하기

      링크 공유 기능에 보안 절차 적용하기 링크 공유는 내부 사용자뿐만 아니라 계열사, 협력사 등 외부 수신자에게 중앙문서함 파일의 링크를 전달하여 대용량 파일을 간편하고 안전하게 공유할 수 있는 방법입니다. 본 솔루션은 다음과 같은 종류의 링크 공유 기능을 제공합니다. 구분 기능 항목 웹링크 웹링크 복사 링크메일 보안 웹링크 복사 보안 링크메일 문서링크 문서링크 복사 대외용 웹링크 대외용 웹링크 복사 대외용 링크메일 웹링크 기능은 더 이상 추가 ...