단계

동작 주체

내용

1. 링크 공유 요청

사용자

공유하고자 하는 파일을 선택(복수 선택 가능)하여 링크 공유를 요청합니다.

1. 수신자 유형 선택 (문서링크 복사, 대외용 웹링크 복사, 대외용 링크메일에 한하여 내부/계열사/협력사 선택)
2. 수신자 인증 방법 및 인증 정보(이메일 주소, 패스워드 등)
3. 다운로드 횟수 및 링크 만료 일시
4. 승인권자 선택 (설정에 따라 필요 시)
5. 수신자의 이메일 주소 (링크메일 방식의 경우에 한함)

2. 링크 생성

문서중앙화서버

공유 요청된 파일에 대한 웹링크를 생성합니다. 이때 보안을 강화하기 위해 문서의 복사본을 생성하고, 원본 대신 복사본의 링크를 생성할 수 있습니다. 복사본의 생성 여부는 사용하는 기능 및 설정에 따라 달라집니다.

3. 승인 요청

문서중앙화서버

승인 절차 필요 시, 승인권자에게 승인을 요청합니다. 이때 승인 요청 알림 및 메일이 발송됩니다.

웹링크 복사와 링크메일 사용 시에는 승인 절차 없이 링크 공유가 진행되며, 그 외 링크 공유 기능 사용 시에는 관리자의 설정에 따라 승인 절차가 필요할 수 있습니다.

*. 승인 처리

승인권자

승인 요청 알림을 받은 승인권자는 해당 요청을 승인 또는 반려할 수 있습니다.

승인 처리는 3. 승인 요청 이후 언제든지 진행될 수 있으며, 사용자는 승인 처리 여부와 관계없이 다음 단계를 진행할 수 있습니다.  단, 선결재 방식을 사용할 경우, 승인권자의 승인 후에만 수신자가 문서를 다운로드(또는 열람)할 수 있으며, 링크메일 방식 사용 시 설정에 따라 승인 후에 메일이 발송될 수 있습니다.

4. 링크 복사 (또는 링크메일 발송)

문서중앙화서버

생성된 웹링크를 사용자 기기의 클립보드에 복사하거나(링크복사 방식의 경우), 수신자의 메일주소로 발송합니다.(링크메일 방식의 경우)

5. 링크 전달

사용자

클립보드에 복사된 링크를 이메일이나 메신저에 붙여 넣어 수신자에게 전달합니다.

링크메일 방식의 경우 본 단계는 생략됩니다.

6. 링크 접속 및 문서 다운로드/열람

수신자

수신자는 수신한 링크에 접속하여 문서를 다운로드할 수 있습니다. 단, 관리자가 보안뷰어를 사용하도록 설정한 경우에는, 문서의 다운로드 없이 웹브라우저에서 직접 열람하게 됩니다.

문서를 다운로드/열람하기 위해서는 설정에 따라 사전에 문서중앙화 로그인, 이메일 OTP, 패스워드 인증 등의 수신자 인증 절차를 거칠 수 있습니다.

1. 웹링크 복사는 공유하고자 하는 문서의 웹링크를 복사한 후, 필요에 따라 이메일이나 메신저 본문에 붙여 넣어 수신자에게 전송하는 기능입니다.
2. 링크메일은 요청 시 입력한 이메일 주소로 문서의 웹링크를 자동 전송하는 기능으로, 이 외 모든 옵션 및 절차는 웹링크 복사와 같습니다.
3. 보안 웹링크 복사 및 보안 링크메일은 링크 공유 시 승인 절차를 거칠 수 있으며, 문서의 원본 대신 복사본의 링크를 제공하는 등 보안을 강화한 기능입니다.
4. 수신한 링크 클릭 후 인증 성공 시 다운로드 페이지가 표시됩니다. 이때, 문서중앙화 웹서버에 네트워크 연결이 가능해야 합니다.

1. 웹링크 복사, 보안 웹링크 복사의 모든 기능을 대체할 수 있는 범용 링크 공유 기능입니다. 관리자가 필요에 따라 수신자의 유형(내부/계열사/협력사)을 제한하고 수신자 유형별로 수신자 인증 방식, 승인 절차 포함 여부 및 승인 방식 등을 설정할 수 있으며, 원본 또는 사본 링크 생성 여부를 지정할 수 있습니다.
2. 수신한 링크 클릭 후 인증 성공 시 곧바로 파일이 다운로드 됩니다. 이때, 문서중앙화 웹서버에 네트워크 연결이 가능해야 합니다.

1. 문서중앙화 서버가 사내망에 위치하여 외부에서 직접 연결할 수 없는 경우, DMZ구간의 대외문서교환 서버 내에 대외용 웹링크를 생성하여 외부와 공유할 수 있습니다.
2. 외부 협력사 등에 대용량 문서 공유 시, 위와 같은 네트워크 구성 문제로 문서링크를 사용할 수 없는 경우에 대외용 웹링크를 사용합니다.
3. 이 외 사용 방법은 문서링크와 동일합니다.