보안 링크메일 사용하기
보안 링크메일 사용하기
보안 링크메일은 보안이 강화된 링크메일 기능으로, 일반
링크메일과 달리 승인권자의 승인 절차를 거칠 수 있으며, 공유할 문서의 웹링크 생성 시 원본 대신 복사본의
링크를 생성하여 공유하게 됩니다.
복사본의 링크를 공유하게 되므로, 추후 원본 파일이 변경되더라도
수신자는 사용자가 보안 링크메일 보내기를 실행할 당시의 파일을 다운로드하게 됩니다.보안 링크메일을 사용하여 수신자와 링크를 공유하는 절차는 아래 표와 같습니다. 기본적으로 링크메일과 동일하며, 관리자의 설정에 따라 승인권자의 승인 절차가 추가될 수
있습니다.
링크메일을 사용하는 절차는 링크메일 사용하기를 참고하세요.절차 | 사용자 구분 | 내용 |
보안 링크메일 보내기 (요청) | 보안 링크메일 사용자(발신자) | 링크메일과 동일한 방법으로 보안 링크메일 보내기를 실행합니다. 단, 관리자의
설정에 따라 승인이 필요한 경우, 이때 승인권자를 선택하게 되며 보안 링크메일 보내기 실행 시 승인권자에게
승인 요청 알림 및 메일이 발송됩니다. 생성된 보안 웹링크를 포함한 이메일은 관리자의 설정에 따라 승인 여부와 관계없이 곧바로 발송되거나(후결재), 승인권자의 승인 완료 후 발송될 수 있습니다(선결재). |
승인/반려 처리 | 승인권자 | 관리자의 설정에
따라 승인이 필요한 경우, 승인 요청 알림을 받은 승인권자가 해당 요청을 승인 또는 반려해야 합니다. 승인권자가 승인/반려 시 사용자에게 알림 및 메일이 발송됩니다. |
수신한 링크를 통한 문서 다운로드/열람 | 수신자 | 링크메일과 동일한 방법으로 문서를
다운로드/열람할 수 있습니다. |
승인이 필요한 경우, 관리자의 설정에 따라 링크메일 발송 시점이 달라지며, 발송 시점에 따라 각각 다른 결재 방식이 적용됩니다.
보안 링크메일 발송 시점 | 내용 | 승인권자의 역할 |
결재 승인 시 (선결재) | 승인권자의 선결재 승인이 완료된 이후에 보안 링크메일 발송 |
|
링크메일 생성 시(후결재) | 승인여부와 관계없이 보안 링크메일 생성 시 곧바로 발송 |
|
보안 링크메일 보내기(요청)
보안 링크메일을 보내는 방법은 다음과 같습니다.
1. 파일 탐색기 창에서 보안 웹링크를 생성할 파일을 선택합니다.
2. 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 컨텍스트 메뉴에서 링크 공유 - 보안 링크메일을 선택하면, ‘보안 링크메일
보내기’ 창이 표시됩니다.
선택한 파일이 관리자가 보안 링크메일을 허용하지 않은 문서함에 위치하거나, 사용자가 해당 파일에 대해 읽기 권한을 보유하지 않은 경우, 컨텍스트
메뉴에 보안 링크메일 보내기가 표시되지 않습니다. 보안 링크메일을 사용하기 위한 조건은
관리자에게 문의하세요.3. 받는 사람 항목에 수신자의 이메일 주소를 입력합니다.
4. 첨부 파일 목록에서 공유할 파일의 이름, 크기, 보안 등급을 확인하고, 공유할 파일을 추가하거나 선택 해제할 수
있습니다. 방법은 링크메일 사용 시와 동일하며, 선택
가능한 파일에 대해서도 동일한 제한 사항이 적용됩니다. 단, 승인이
필요한 경우 다음과 같은 제한 사항이 추가됩니다.
- 추가로 선택한 파일에 기존에 선택된 파일과 공통된 승인권자가 존재해야 합니다. 승인권자가 다른 파일에 대해서는 보안 링크메일 보내기를 별도로 실행해야 합니다.
- 승인권자 정보가 없는 파일을 선택할 경우에도 동일한 오류 메시지가 표시되며, 이 경우 관리자에게 해당 파일에 대한 승인권자 설정을 요청해야 합니다. 설정이 적용된 후, 해당 파일에 대해 보안 링크메일 보내기를 실행할 수 있습니다.
파일 추가 시 발생할 수 있는 오류메시지에 대해서는 웹링크 기능 사용 시 파일 선택 오류 메시지를 참고하세요.5. 필요 시 제목, 내용, 다운로드 암호, 다운로드 횟수 제한, 사용 만료 일시를 설정합니다. 설정 방법은 링크메일 사용 시와 동일합니다.
6. 승인이 필요한 경우에 한해 승인권자 항목이 표시됩니다. 이때 승인권자 우측의 드롭다운 리스트에서 승인권자를 선택할 수 있습니다.
승인권자는 관리자의 설정에 따라 팀장/팀문서관리자 또는
폴더관리자 중에서 선택할 수 있습니다. 단, 관리자가 자가승인을
허용한 경우에는 승인권자가 사용자 본인으로 지정됩니다.7. 항목 설정을 모두 마친 후 보내기 버튼을 클릭하면, 선택된 파일(들)에 대한
보안 웹링크가 생성되어 수신자에게 이메일로 전송됩니다. 승인이 필요한 경우에는 관리자의 설정에 따라
승인권자의 승인 후에 이메일이 발송될 수 있습니다.
승인권자의 승인 여부는 승인/반려 시 사용자에게 발송되는
알림 또는 메일을 통해 확인하거나, 보안 링크메일 생성 이력에서 확인할 수 있습니다. 보안 링크메일 생성 이력을 확인하는 보안 웹링크 복사 및 보안 링크메일 이력 및 결재 상태 확인하기를 참고하세요.승인권자가 승인/반려 처리하기
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