링크 공유를 사용하는 일반적인 절차는 문서 공유 및 협업을 위한 기능 소개를 참고하세요.

파일 선택하여 시작하기

1.      파일 탐색기 창에서 문서링크를 생성할 파일을 선택합니다.

2.     마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 컨텍스트 메뉴에서 웹링크 - 문서링크 복사를 선택합니다.

​

3.     ‘문서링크 복사’ 창이 표시되어, 문서링크 복사 (요청)을 진행할 수 있습니다.

선택한 파일이 관리자가 문서링크 복사를 허용하지 않은 문서함에 위치하거나, 사용자가 해당 파일에 대해 읽기 권한을 보유하지 않은 경우, 컨텍스트 메뉴에 문서링크 복사가 표시되지 않습니다. 문서링크 복사를 사용하기 위한 조건은 관리자에게 문의하세요.

사용자에게 적용된 문서링크 정책이 없는 경우, 문서링크 복사 메뉴를 선택하더라도 해당 기능을 사용할 수 없습니다. 이 경우 관리자에게 문서링크 정책 적용을 요청해야 합니다.

 수신자 유형 선택하기

1. 내부 직원: 같은 회사 직원으로, 주로 사내 문서중앙화 서비스 사용자에 해당합니다.

1. 계열사 직원: 같은 그룹 내 회사 직원으로, 주로 지정된 이메일 도메인(예: mcloudoc.com)을 사용합니다.

1. 협력사 직원: 내부 및 계열사 직원 외에 업무상 문서 공유가 필요한 외부 수신자에 해당합니다.
   

수신자 유형의 종류는 관리자의 설정에 따라 달라질 수 있으며, 선택하는 수신자 유형에 따라 관리자가 설정한 수신자 인증 방식, 승인 여부 및 결재 방식, 다운로드 제한 설정이 차별적으로 적용됩니다.

파일 추가/삭제하기

첫 단계에서 선택한 파일의 종류(확장자) 및 크기가 관리자가 설정한 조건에 부합하지 않거나, 승인 필요 시 파일에 승인권자 정보가 없는 경우, 이 단계에서 오류 메시지가 표시됩니다.

1.  파일에 승인권자 정보가 없는 경우, 다음과 같은 안내 메시지가 표시됩니다. 이 상태로 다른 파일의 문서링크 복사를 계속 진행하려면, 해당 파일을 먼저 목록에서 삭제해야 합니다.
   

           

      

1. 승인권자 정보가 없는 파일의 문서링크를 복사하기 위해서는 우선 관리자에게 승인권자 설정을 요청해야 합니다. 설정이 적용된 후, 해당 파일에 대해 문서링크 복사를 사용할 수 있습니다.
   

2.    우측 상단의 파일 추가 버튼을 클릭하면 링크를 생성할 파일을 추가로 선택할 수 있습니다. 이때 관리자가 설정한 값에 따라 추가 가능한 파일의 개수가 제한됩니다.

파일 탐색기 창에서 파일을 마우스로 드래그하여 ‘문서링크 복사’창에 드롭하는 방식으로 파일을 추가할 수도 있습니다.

선택하는 파일은 다음과 같은 조건을 만족해야 하며, 조건에 부합하지 않을 경우 오류 메시지가 표시되고 파일이 추가되지 않습니다.

1. 기존에 선택된 파일과 동일한 문서함 드라이브에 위치해야 합니다. 다른 문서함 드라이브에 위치한 파일의 경우, 문서링크 복사를 별도로 요청해야 합니다.

1. 선택한 파일의 확장자 및 크기가 관리자가 설정한 조건에 부합해야 합니다.

1. 사용자가 해당 파일에 대해 링크 공유를 위해 필요한 권한을 보유해야 합니다.
   

링크 공유를 위해 필요한 권한은 읽기 또는 읽기&쓰기 권한 중 관리자가 선택하여 설정하며, 사용자에게 파일에 대한 읽기, 쓰기 등의 권한을 부여하는 역할은 폴더관리자 또는 서비스 관리자가 수행할 수 있습니다.

3.     파일 이름 우측의 X표시를 클릭하여 해당 파일을 목록에서 삭제할 수 있습니다.

파일 추가 단계에서 표시될 수 있는 오류 메시지의 예는 다음과 같습니다.

1.  기존에 선택된 파일과 다른 문서함 드라이브의 파일을 추가할 경우
   

                       

1. 문서링크 복사가 허용되지 않은 파일 종류(확장자)일 경우
   

        

1. 문서링크 복사가 허용되지 않는 크기의 파일일 경우 (예시)

                   

1. 해당 파일에 대해 사용자가 링크 공유를 위해 필요한 권한을 보유하지 않은 경우
   

          

1. 해당 파일에 승인권자 정보가 없거나, 기존에 선택된 파일과 공통된 승인권자가 존재하지 않을 경우
   

            

1. 한 번에 링크 공유가 허용되는 최대 파일 개수(관리자 설정)를 초과하여 선택한 경우 (예시)
   

           

다운로드 제한 사항 설정하기

1.     우측 하단의 설정 아이콘 을 클릭합니다.

2.     다운로드 유효기한을 선택합니다. 이때 선택할 수 있는 유효기한은 관리자의 설정에 따라 제한될 수 있습니다. 선택한 유효기한 이후에는 수신자가 링크에서 문서를 다운로드할 수 없습니다.

3.     다운로드를 허용할 횟수를 선택합니다. 이때 선택할 수 있는 다운로드 횟수는 관리자의 설정에 따라 제한될 수 있습니다. 수신자는 선택된 다운로드 횟수를 초과하여 문서를 다운로드할 수 없습니다.

4.     완료 버튼을 클릭합니다. 설정을 취소할 경우 우측 상단의 접기 아이콘 을 클릭합니다.

5.     다음 버튼을 클릭하여 다음 단계로 이동합니다.

다운로드 제한 사항은 어느 단계에서나 설정할 수 있습니다.

수신자 인증 방식 선택하기

1.     다음의 목록 중 수신자 유형에 따라 적용 가능한 인증 방식이 화면이 표시됩니다. 적용 가능한 인증 방식은 관리자의 설정에 따라 달라집니다.

1. 문서중앙화 에이전트 로그인: 수신자가 문서중앙화 에이전트에 로그인한 상태에서 링크된 문서에 접근할 수 있습니다.

1. 이메일 OTP 인증: 수신자가 이메일로 OTP(One Time Password)를 수신하여 입력한 후 링크된 문서에 접근할 수 있습니다.

1. 패스워드 인증: 수신자는 사용자가 문서링크 복사 (요청) 시 지정한 패스워드를 입력한 후 링크된 문서에 접근할 수 있습니다.
   

1. 선택 가능한 인증 방식이 여러 개 표시되는 경우, 복수 선택이 가능합니다.

1. 관리자가 필수로 설정한 옵션(예: 위의 왼쪽 화면에서 문서중앙화 에이전트 로그인 방식)의 경우 자동적으로 선택되며, 선택을 해제할 수 없습니다.
   

1. 필수로 설정된 옵션이 없는 경우에는 수신자 인증을 선택하지 않고 문서링크 복사를 진행할 수 있습니다.
   

1. 이메일 OTP 인증: 수신자의 이메일 주소를 입력합니다. 이때 관리자의 설정에 따라 이메일 주소가 특정 도메인으로 제한될 수 있습니다. 이 경우 이메일 주소 입력 시 위의 우측 화면과 같이 도메인 선택 박스가 표시되며, 선택 박스에서 도메인을 선택해야 합니다.

1.  패스워드 인증: 수신자 인증 시 사용할 패스워드를 지정하여 입력합니다.
   

승인권자 선택하기

승인권자는 관리자의 설정에 따라 팀장/팀문서관리자 또는 폴더관리자 중에서 선택할 수 있습니다. 단, 관리자가 자가승인을 허용한 경우에는 승인권자가 사용자 본인으로 지정됩니다.

2.     필요 시 결재방법을 선택합니다. (관리자가 결재 방식을 사용자 선택으로 설정한 경우에 한함.)

 

승인권자의 승인 여부는 승인/반려 시 사용자에게 발송되는 알림 또는 메일을 통해 확인하거나, 문서링크 생성 이력에서 확인할 수 있습니다. 문서링크 생성 이력을 조회하는 방법은 문서링크 복사 요청 관리하기 목차를 참고하세요.

선결재 방식이 적용되는 경우, 승인권자의 승인 이후 웹페이지에서 문서링크를 복사하여 수신자에게  전달하여야 합니다.

문서링크 복사 요청 관리하기

사용자는 문서링크를 생성한 이력을 기간, 수신자 유형, 승인 처리 상태별로 구분하고, 승인권자의 이름/ID 및 파일명으로 검색하여 조회할 수 있습니다. 또한, 선결재 승인 대기 중인 문서링크 복사 요청을 취소하거나, 생성된 문서링크를 클립보드에 복사할 수 있습니다.

1.     사용자 웹페이지에 로그인하여, 링크 공유·협업 - 문서링크를 클릭합니다. 문서링크 페이지 상단의 생성 이력 탭이 선택된 상태에서 문서링크 복사 요청을 관리할 수 있습니다.

-   사용자가 문서링크 복사 (요청) 시 선택한 수신자 유형(내부/계열사/협력사 직원)별로 조회가 가능합니다.

-   유형 없음:  구 버전 문서링크 복사 사용 이력의 경우, 수신자 유형이 유형 없음으로 분류됩니다.

-   대기: 승인이 필요한 문서링크 복사 요청 후, 승인권자의 승인을 기다리는 상태입니다.

-   승인: 승인이 필요한 문서링크 복사 요청에 대해 승인권자가 승인을 완료한 상태입니다.

-   반려: 승인이 필요한 문서링크 복사 요청을 승인권자가 반려한 상태입니다.

-   취소: 선결재 승인이 필요한 문서링크 복사 요청을 결재 전에 사용자가 취소한 상태입니다.

-   완료: 승인이 필요 없는 문서링크 복사에 대해 링크 생성이 완료된 상태입니다.  

-   기간 만료 포함 박스를 체크할 경우, 문서링크의 다운로드 유효기한이 만료된 생성 이력까지 모두 조회할 수 있습니다.

문서링크 생성 이력 목록 좌측의 체크박스를 체크하여 선택한 후 목록 우측 상단의 승인 버튼을 클릭하면, 다수의 요청을 한 번에 승인할 수도 있습니다.

2.     결재 상세보기 페이지에서 승인 신청 내용을 확인한 후, 하단의 승인 또는 반려 버튼을 클릭합니다.

3.     승인 또는 반려 사유를 입력한 후 확인 버튼을 클릭합니다.

1.    메시지 본문의 문서링크를 클릭합니다.

2.    수신자 인증이 요구될 경우, 인증 절차를 진행합니다. 경우에 따라 다음과 같은 종류의 인증이 요구될 수 있습니다.

1. 문서중앙화 에이전트 로그인: 문서중앙화 에이전트에 로그인한 상태에서 링크된 문서에 접근할 수 있습니다. 로그인 상태가 아닌 경우에는, 에이전트에 로그인 후 링크를 다시 클릭해야 합니다.

링크된 문서가 부서문서함의 문서일 경우, 관리자의 설정에 따라 문서중앙화 에이전트에 로그인한 사용자가 해당 부서문서함 경로에 대한 접근 권한을 보유한 경우에만 다운로드/열람이 가능할 수도 있습니다. 

-     인증번호를 수신할 이메일 주소를 입력한 후, 인증번호 전송 버튼을 클릭합니다. 이때, 입력하는 이메일 주소는 발신자(문서링크를 보낸 사람)가 문서링크 복사 (요청) 시 설정한 이메일 주소와 일치해야 합니다.   

-     입력한 이메일 주소로 수신한 인증번호를 입력한 후 확인 버튼을 클릭합니다.

1. 패스워드 인증: 발신자가 문서링크 복사 (요청) 시 지정한 패스워드를 입력한 후 링크된 문서에 접근할 수 있습니다     

3.     수신자 인증이 성공하면 웹 브라우저에서 자동적으로 문서가 다운로드됩니다.

선결재 승인이 필요한 경우에는 승인권자의 승인 전에 수신자가 문서를 다운로드할 수 없습니다. 다음과 같은 메시지가 표시될 경우, 문서링크를 전달한 발신자에게 승인 여부를 확인하세요.

보안뷰어를 사용하도록 설정한 경우, 웹 브라우저가 실행되어 보안뷰어를 통해 문서를 곧바로 열람하게 되며, 다운로드는 되지 않습니다. 보안뷰어에 대한 설명은 보안뷰어 소개를 참고하세요.