문서반출 신청 승인/반려하기

문서반출 신청 승인/반려하기

사용자가 문서반출을 신청하면 승인권자에게 알림 메시지 또는 이메일로 신청 정보가 전송됩니다. 승인권자는 윈도우 에이전트 알림 관리, 이메일을 통하거나 바로 문서 반출 웹페이지에서 문서반출 신청을 확인하고 승인/반려할 수 있습니다.

사용자 웹 페이지에서 승인/반려하기

1.   문서중앙화 웹페이지에 로그인한 후, 화면 왼쪽 메뉴에서 반출 관리 – 문서 반출 메뉴를 클릭합니다

 

 

2.   다음과 같은 문서 반출 화면이 나타납니다. 승인대기 중인 문서 반출 신청이 있는 경우, 결재 관리 탭에 승인대기 신청 개수만큼 숫자가 표시됩니다. 결재 관리 탭을 클릭합니다.

​

 

3.   승인대기 중인 신청 건이 있는 경우에는 화면 하단에 기본적으로 기간 제한없이, 모든 결재 방식, 결재 상태는 대기(결재되기 전 상태) 조건으로 조회된 신청 목록이 표시됩니다. 최근에 요청된 신청일수록 목록의 위에 위치합니다.

 

4.   필요시 검색 조건으로 제목, 승인권자 ID, 승인권자 이름을 입력하여 검색 버튼을 클릭합니다. 이때 검색어의 일부만 입력하여 검색할 수 있습니다.

5.   페이지 하단에 표시된 목록에서 각 신청 이력의 신청 일시, 제목, 신청자 이름(ID), 결재 상태를 확인할 수 있습니다.

 

6.   승인대기 중인 신청을 결재하는 방법에는 일괄 승인과 신청 건 별 승인이 있습니다.

1. 일괄 승인 : 일반적으로 대기 중인 신청 목록에서 다수의 신청 건을 한 번에 승인할 때 활용하며, 신청 건 왼쪽 체크박스를 선택 후 목록 우측 상단의 일괄승인 버튼을 클릭하면 바로 승인이 완료됩니다.
   

1. 신청 건 별 승인 : 목록에서 제목을 클릭하여 해당 신청 건의 상세보기 화면으로 이동합니다.

7.   상세 보기 화면에서 추가적으로 반출 기한, 반출 종류, 반출가능 디스크, 신청 내용, 반출 목록을 확인할 수 있습니다. 반출목록에서 반출 신청된 각 파일명, 파일 크기, 파일 보안등급, 폴더 경로를 확인할 수 있고, 파일명을 클릭하면 파일을 다운로드하여 내용을 확인할 수 있습니다.

1. 반출 기한: DOC_EXPORT 폴더에 생성된 반출 폴더/파일을 사용할 수 있는 기간

1. 반출 종류: 공개 반출 또는 보안 반출

1. 반출 가능 디스크: 반출 문서를 다운로드할 디스크

1. 반출 목록: 반출 신청 파일이 속한 문서함, 반출 신청된 파일 목록. 파일명, 파일크기, 문서보안등급, 폴더 경로

8.   상세 정보를 확인한 후 화면 하단의 승인 또는 반려 버튼을 클릭하여 결재를 진행합니다. 신청을 승인하지 않고 문서반출 신청 목록을 보여주는 이전 화면으로 돌아가려면 오른쪽 아래에 있는 목록 버튼을 누릅니다.

9.   사유 입력창이 나타나면 승인 또는 반려 사유를 입력한 후 확인 버튼을 클릭하면 결재 작업이 완료됩니다.

10.   ‘문서 반출’ 웹페이지 상세 보기 화면에 작업 결과가 대기에서 승인 또는 반려로 바로 변경되어 표시됩니다. 승인권자의 결재 작업이 완료되면 신청자에게 결재 완료 알림과 이메일이 전송됩니다.

 

알림, 이메일에서 승인/반려하기 

승인권자는 윈도우 에이전트의 알림이나 이메일로 수신한 문서반출 신청 정보를 확인 후 결재 상세 웹페이지로 이동하여 승인/반려할 수도 있습니다. 단, 승인권자가 사용자 자신인 자가승인의 경우, 이메일은 발송되지 않습니다.

1.   윈도우 에이전트 알림 또는 이메일에서 결재 페이지로 이동하기를 클릭하여 문서반출 웹페이지의 결재 관리 상세보기 페이지로 이동합니다.

  

2.   문서반출 결재 관리 상세보기 웹페이지에서 승인 요청 내역 확인 후 승인 또는 반려 버튼을 클릭하여 결재사유를 입력하고 결재를 완료합니다.

문서중앙화 트레이 메뉴에서 사용자의 문서반출 웹페이지로 접근하는 것도 가능합니다.

1.   윈도우 작업 표시줄 오른쪽 하단에 있는 알림 영역에서 문서중앙화 트레이 아이콘 을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 문서 반출 현황 메뉴을 선택합니다.

2.   사용자의 문서반출 웹페이지에서 결재관리 탭을 클릭한 후 승인 또는 반려 작업을 할 수 있습니다.

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