대외용 링크메일 사용하기
대외용 링크메일 사용하기
대외용 링크메일은 대외용 웹링크 복사와 함께 문서중앙화 서버에 접속할 수 없는 외부의
수신자와 대외문서교환서버를 활용하여 문서를 공유하는 대외문서교환 기능 중 하나입니다. 기본적으로는 링크메일 기능과 동일하게 문서의 대외용 웹링크가 포함된 이메일을 수신자에게 전송함으로써 문서를 공유할 수 있습니다. 단, 수신자별 인증수단 설정, 승인권자
지정, 승인 결재 신청 등의 단계를 거쳐야 하는 것은 대외용 웹링크 복사와 같습니다. 대외용 링크메일은 다음과 같이 동작합니다.
절차 | 사용자 구분 | 내용 |
대외용 링크메일 보내기 (요청) | 대외용 링크메일 사용자 (발신자) | 공유하고자 하는 파일을 선택(복수 선택 가능)하여 대외용 링크메일 보내기를
실행합니다. 대외용 링크메일 보내기를 실행하면, 선택한 파일에 대한 웹링크가
생성되고 이 웹링크가 포함된 이메일이 전송됩니다. 단, 선결재
방식이 적용되는 경우 승인권자 승인 후에 이메일이 전송됩니다. |
승인/반려 처리 | 승인권자 | 대외용 웹링크 복사와
동일하게 관리자의 설정 및 선택한 수신자 유형에 따라 승인이 필요한 경우, 승인 요청을
받은 승인권자가 해당 요청을 승인 또는 반려해야 됩니다. 후결재 방식이 적용되는 경우에는 이메일이
먼저 전송되고 사후에 승인합니다. |
수신한 웹링크를 통한 문서 다운로드/열람 | 수신자 | 문서링크 복사와 동일하게
수신한 이메일에 포함된 웹링크를 클릭하여 문서를 다운로드/열람할 수 있습니다. 설정에 따라 문서를 다운로드하기 전에, 관리자의 설정에 따라
문서중앙화 로그인, 이메일 OTP, 패스워드 입력 등의
수신자 인증 절차를 거칠 수 있습니다. |
대외용 링크메일 기능은 대외문서교환 서비스를 사용하는 고객(라이선스
구매)에만 해당되는 기능입니다.대외용 링크메일 보내기
사용자는 다음과 같은 단계를 거쳐 대외용 링크메일 보내기를 할 수 있습니다.
① 파일 선택하여 시작하기
② 수신자 유형 선택하기
③ 파일 추가/삭제하기
④ 다운로드 제한 사항 설정하기(어느 단계에서나
설정할 수 있습니다.)
⑤ 이메일 작성하기
⑥ 수신자 인증 방식 지정하기(승인이 필요하지 않은 경우 바로 대외용 링크메일이 발송됩니다.)
⑦ 승인권자, 결재 방식 선택 후 결재 신청하기
(관리자의 설정 및 선택하는 수신자 유형에 따라 이 단계는 생략될 수 있습니다.)
파일 선택하여 시작하기
1. 윈도우 탐색기에서 대외용 웹링크를 생성할 파일을 선택합니다.
2. 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 컨텍스트 메뉴에서 링크 공유 – 대외용 링크메일 보내기를 선택하면, ‘대외용 링크메일’ 창이 표시됩니다.
3. ‘대외용 링크메일’ 창에서 대외용 링크메일 보내기를 진행할 수 있습니다.
- 선택한 파일이 관리자가 대외용 링크메일 사용을 허용하지 않은 문서함에 위치하거나, 사용자가 해당 파일에 대해 읽기 권한을 보유하지 않은 경우, 컨텍스트 메뉴에 대외용 링크메일 보내기가 표시되지 않습니다.
- 사용자에게 적용된 대외용 웹링크 정책이 없는 경우, 대외용 링크메일 보내기 메뉴를 선택하더라도 해당 기능을 사용할 수 없습니다. 대외용 링크메일 보내기를 사용하기 위한 조건은 관리자에게 문의하세요.
1. ‘대외용 링크메일’ 창에서 수신자에 적합한 유형을 선택합니다. 수신자 유형에 대한 설명은 대외용 웹링크 복사 사용하기에서 확인할 수 있습니다.
2. 다음 버튼을 클릭하여 다음 단계로 이동합니다.
파일 추가/삭제하기
1. 파일 추가/삭제 방법은 대외용 웹링크 복사 사용 시와 동일하며, 선택 가능한 파일에 대해서도 동일한 제한 사항이 적용됩니다.
2. 선택된 파일 목록 확인 후 다음 버튼을 클릭하여 다음 단계로 넘어갑니다.
다운로드 제한 사항 설정하기
‘대외용 링크메일’ 창 하단의 설정 아이콘 
클릭 후 문서링크 복사와 동일한 방법으로 다운로드에 대한 설정을 할
수 있습니다. 다운로드 설정은 어느 단계에서나 가능합니다.
메일 작성하기
1. 받는사람, 제목, 내용을 입력하여 이메일을 작성합니다.
- 받는 사람 : 대외용 링크메일을 수신할 외부 수신자의 이메일 주소를 입력합니다. OTP인증 선택시 OTP를 받을 이메일로 사용됩니다.
- 제목 : 기본 제목은 “[사용자]님께서 [파일명] 파일을 보냅니다.”로 설정되며 제목이 사용되는 용도는 다음과 같습니다.
- 수신자에게 전송되는 이메일의 제목이 됩니다.- 수신자가 문서 다운로드/열람 시 다운로드 페이지에서 제목을 확인할 수 있습니다.- 사용자 또는 관리자가 대외용 링크메일 생성 이력 조회 시 제목으로 식별할 수 있습니다.
- 내용 : 해당 링크 공유 건에 대한 설명을 입력합니다.
2. 작성한 이메일 내용을 확인 후 다음 버튼을 클릭하여 다음 단계로 이동합니다.
수신자 인증 방식 설정하기
수신자 인증방식 설정 방법은 대외용 웹링크 복사 시와 동일합니다. 단, 이메일 OTP인증 선택 시 전단계의 이메일 작성시 입력한 주소를 사용하므로 따로 이메일 주소를 입력하지 않아도 됩니다. 관리자의 설정에 따라 승인이 필요하지 않은 경우에는 이 단계를 끝으로 대외용 링크메일 전송 절차가 완료됩니다. 각 인증방식에 대한 설명은 대외용 웹링크 복사 사용하기 아티클 내 목차 수신자 인증 방식 지정하기를 참조하세요.
1. 수신자 유형에 따라 적용 가능한 인증 방식이 화면에 표시됩니다.
2. 수신자에게 적용할 인증 방식을 체크하여 선택하고, 선택한
옵션에 따라 필요 항목을 입력합니다.
3. 관리자의 설정에 따라 승인이 필요하지 않은 경우에는 이 단계에서 대외용 링크메일 보내기를 위한 모든 절차가 완료됩니다. 이 경우, 보내기 버튼을 클릭하면 대외용 링크메일이
발송되고 작업이 완료됩니다.(예:위의 오른쪽 화면)
승인이 필요한 경우에는 다음 버튼이 표시됩니다. 이 경우, 다음 버튼을 클릭하여 결재 신청하기 단계로 이동합니다.(예: 위의 왼쪽 화면)
결재 신청하기
관리자의 설정에 따라 승인이 필요한 경우에 한해 이 단계가 진행됩니다. 승인
필요 여부는 선택한 수신자 유형에 따라 달라질 수 있습니다. 승인이 필요한 경우, 결재 방법(선결재/후결재/사용자 선택)은 관리자가 해당 수신자 유형에 대해 설정한 방식이
적용됩니다.
승인권자, 결재방법을 선택하고 신청 사유
입력 후 결재 신청 버튼을 클릭하여 승인 결재를 신청합니다.
1. 승인권자 선택 화면의 드롭다운 리스트에서 승인권자를 선택합니다. 관리자의
설정에 따라 팀장/팀문서관리자 또는 폴더관리자 중에서 선택할 수 있습니다. 단, 관리자가 자가승인을
허용한 경우에는 승인권자가 사용자 본인으로 지정됩니다.
2. 필요 시 결재방법을 선택합니다. (관리자가 결재 방법을 사용자 선택으로 설정한 경우에 한함.)
- 선결재 : 승인권자의 승인이 완료된 이후에 대외용 링크메일이 전송되고, 수신자는 링크에서 문서 다운로드/열람이 가능합니다.
- 후결재 : 승인여부와 관계없이 바로 대외용 링크메일이 전송되고, 수신자도 링크에서 문서를 다운로드/열람할 수 있습니다.
3. 승인권자가 내용을 확인할 수 있도록 신청사유를
입력합니다.
4. 후결재인 경우 보내기 버튼을 클릭하여 대외용 링크메일
전송을 완료합니다.(예:위의 오른쪽 화면) 선결재인 경우 결재 신청 버튼을 클릭하여 대외용 링크메일 전송 요청을 완료합니다.(예:위의 왼쪽 화면)
대외용 링크메일 보내기 요청 관리하기
사용자는 웹페이지에서 대외용 링크메일을 위한 웹링크 생성 이력을 확인하고, 이력별로
상세내용을 확인할 수 있습니다. 또한 대외용 링크메일 다시 보내기도 가능합니다.
상세한 내용은 대외용 웹링크 복사 및 대외용 링크메일 보내기 요청 이력 및 결재 상태 확인하기를 참조하세요.수신한 링크를 통해 문서 다운로드/열람하기
수신자는 이메일로 전달받은 링크를 클릭하여 파일을 다운로드 또는 열람할 수 있습니다.
상세한 절차는 사용자 수신한 웹링크에서 문서 다운로드/열람하기를 참조하세요.Related Articles
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