폴더 권한 소개
폴더 권한 소개
문서중앙화 솔루션은 중앙문서함 활용을 통한 부서원 간의 협업을 지원하는 동시에 문서를 보호하기 위해, 중앙문서함의 폴더별로 특정 사용자에게 허용 또는 거부할 권한을 설정하여 사용자의 폴더와 파일 사용을 제한하는 기능을 제공합니다.
폴더 권한 설정이 필요한 경우는 크게 두 가지가 있습니다.
① 부서문서함 내의 폴더 관리
다수의 사용자가 사용하는 부서문서함의 경우, 폴더별로 특정 부서원에게만 문서 수정을 허용하는 등 사용자별로 사용 권한을 제한할 필요가 있습니다. 서비스관리자와 폴더관리자는 부서문서함의 각 폴더에 대해 사용자별로 폴더 권한을 설정할 수 있습니다. 폴더별로 사용자가 보유한 권한에 따라 사용자의 해당 폴더 사용이 제한됩니다.
② 다른 사용자와 공유한 공유 폴더 관리
사용자가 개인문서함 내의 폴더를 다른 사용자와 공유 시, 또는 폴더관리자가 부서문서함 내 폴더를 다른 사용자와 공유 시, 사용자별로 폴더 권한을 설정하여 공유하는 폴더의 사용을 제한할 수 있습니다. 폴더를 공유 받은 사용자는 해당 폴더에서 허용된 권한에 따라서 공유 폴더를 사용할 수 있습니다.
폴더 권한 설정 시 유의할 사항은 다음과 같습니다.
- 폴더에 설정된 권한은 폴더 내의 모든 파일과 하위 폴더에 동일하게 적용됩니다.
- 폴더 권한은 개별 사용자뿐만 아니라 부서, 직위에도 설정할 수 있습니다.
- 폴더에 개별 사용자의 권한이 설정되지 않은 경우, 사용자의 권한은 해당 사용자가 속한 부서 또는 직위에 설정된 권한을 따릅니다.
폴더 권한 종류
시용자가 폴더에 대해 보유할 수 있는 권한 종류는 다음과 같습니다.
종류 | 내용 |
읽기 | 폴더 내의 파일을 읽을 수 있는 권한입니다 |
쓰기 | 폴더 내에 새로운 파일을 생성할 수 있는 권한입니다 |
편집 | 폴더 내의 기존 파일을 수정하고 저장할 수 있는 권한입니다. |
삭제 | 선택한 폴더와 폴더 내의 파일, 하위 폴더를 삭제할 수 있는 권한입니다. |
하위삭제 | 선택한 폴더는 제외하고 폴더 내의 파일, 하위 폴더만 삭제할 수 있는 권한입니다. |
목록보기 | 폴더 내의 파일 목록을 열람하는 권한입니다. |
폴더생성 | 폴더 내에 새 하위 폴더를 생성할 수 있는 권한입니다. |
권한 부여 방법에 따른 구분
권한 설정 대상별로 부여된 폴더 권한은 권한 부여 방법에 따라 설정 권한, 상속 권한으로 구분됩니다.
구분 | 권한 부여 방법 |
설정 권한 | 해당 폴더에서 사용자, 부서, 직위에 설정한 권한입니다. |
상속 권한 | • 부모 폴더에서 물려받은 권한입니다. • 부모 폴더의 대상별 설정 권한은 기본적으로 파일과 하위 폴더에 동일하게 상속됩니다. |
아래 그림과 같은 폴더 구조에서, 각 폴더들의 폴더 권한 현황을 정리한 다음 표를 통해 설정 권한과 상속 권한의 실제 활용 예를 확인할 수 있습니다.
2020Y 폴더 권한 현황
수출입 폴더 권한 현황
월별 실적 폴더 권한 현황
사용자가 실제 보유하게 되는 폴더 권한 결정 규칙
사용자의 폴더 권한은 경우에 따라 사용자 본인에게 개별적으로 부여된 권한 외에, 사용자가 소속된 부서 또는 직위에 부여된 권한을 따를 수 있습니다.
특정 폴더에 대해 사용자와 사용자가 소속된 부서 또는 직위에 각각 다른 권한이 부여되어 있는 경우 사용자가 실질적으로 보유하게 되는 폴더 권한은 다음의 세 가지 규칙에 따라 결정됩니다.
- 설정 권한이 상속 권한보다 우선합니다
- 복수의 설정 권한이 설정된 경우, 동일한 권한 항목에서 권한 거부가 권한 허용보다 우선합니다.
- 복수의 상속 권한이 부여된 경우, 더 가까운 부모 폴더에서 설정되어 상속된 권한이 우선합니다.
각 규칙별로 영업팀의 홍길동 사원이 보유하게 되는 실제 폴더 권한의 예를 살펴봄으로써 규칙 적용 결과를 확인할 수 있습니다.
1. 설정 권한이 상속 권한보다 우선합니다.
폴더A에 대한 권한 중 영업팀 홍길동 사원에게 적용 가능한 권한이 다음과 같이 두 가지가 있을 경우, 설정권한 우선 규칙에 따라 홍길동의 실제 권한은 영업팀의 권한을 따르게 됩니다.
2. 복수의 설정 권한이 설정된 경우, 동일한 권한 항목에서 권한 거부가 권한 허용을 우선합니다.
폴더B에 대한 권한 중 영업팀 홍길동 사원에게 적용 가능한 설정 권한이 다음과 같이 두 가지가 있을 경우, 거부 권한 우선 규칙에 따라 홍길동의 실제 권한은 거부 권한을 따르게 됩니다.
3. 복수의 상속 권한이 부여된 경우, 더 가까운 부모 폴더에서 설정되어 상속된 권한이 우선합니다.
아래 그림과 같은 폴더 구조에서 최하위 폴더인 월별실적 폴더에 대해 영업팀 홍길동 사원에게 적용 가능한 권한이 다음의 표와 같이 모두 상속 권한인 경우, 더 가까운 부모 폴더(수출입 폴더)에서 설정되어 상속된 사원의 권한을 따르게 됩니다.
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첨부 문서 참고.