대외용 웹링크 복사 사용하기
대외용 웹링크 복사 사용하기
대외용 웹링크 복사는 외부에 있는 수신자에게 중앙문서함 파일의 링크를 전달하여 대용량 파일을 공유할
수 있는 기능입니다. 기본적으로 문서링크 복사와 기능이 동일하나, 문서중앙화 서버가 사설IP를 사용하고 수신자가 외부에 있어 문서중앙화
서버에 직접 연결할 수 없는 경우에는 문서링크 복사 기능을 통해 공유된 문서를 수신할 수 없으므로, 이
경우 대외용 웹링크 복사 기능을 사용해야 합니다.
대외용 웹링크 복사는 대외문서교환 기능 중 하나로, 외부에서도
연결할 수 있는 DMZ구간에 대외문서교환 서버를 두고 문서중앙화 서버 대신 대외문서교환 서버를 사용하여
외부 수신자와 안전하게 문서를 공유할 수 있는 기능입니다. 대외용
웹링크 복사는 다음과 같이 동작하며, 수신자가 다운 받을 파일의 위치가 문서중앙화 서버가 아닌
대외문서교환 서버인 것을 제외하면 문서링크 복사와 사용 방법이 동일합니다.
절차 | 사용자 구분 | 내용 |
대외용 웹링크 복사(요청) | 대외용 웹링크 복사 사용자 | 문서링크 복사와 동일하게
공유하고자 하는 파일을 선택(복수 선택 가능)하여 대외용 웹링크 복사를 실행합니다. 대외용 웹링크 복사를 실행하면, 선택한 파일에 대한 웹링크가 생성되어
클립보드에 복사됩니다. 선결재인 경우, 승인권자의 승인
후에 웹링크를 복사할 수 있습니다. |
승인/반려 처리 | 승인권자 | 문서링크 복사와 동일하게
관리자의 설정 및 선택한 수신자 유형에 따라 승인이 필요한 경우, 승인 요청을 받은 승인권자가
해당 요청을 승인 또는 반려해야 됩니다. |
복사된 웹링크 전달 | 대외용 웹링크 복사 사용자 | 문서링크 복사와 동일한
방법으로 수신자에게 복사된 링크를 전달합니다. 선결재인 경우 승인권자의 승인 이후 사용자의 웹링크
복사, 전달이 가능합니다. |
수신한 웹링크를 통한 문서 다운로드/열람 | 수신자 | 수신한 웹링크를 클릭하면 다운로드 페이지가 표시되며, 다운로드
페이지에서 문서를 다운로드할 수 있습니다. 설정에 따라 문서를 다운로드 하기 전에 문서중앙화 로그인, 이메일 OTP, 패스워드 인증 등의 수신자 인증 절차를 거칠 수 있습니다. |
대외용 웹링크 기능은 대외문서교환 서비스를 사용하는 고객(라이선스
구매)에만 해당되는 기능입니다.
대외용 웹링크 복사하기
사용자는 다음과 같은 단계를 거쳐 대외용 웹링크를 복사할 수 있습니다.
① 파일 선택하여 시작하기
② 수신자 유형 선택하기
③ 파일 추가/삭제하기
④ 다운로드 제한 사항 설정하기(어느 단계에서나
설정할 수 있습니다.)
⑤ 수신자 인증 방식 지정하기(승인이 필요하지 않은
경우 대외용 웹링크 복사가 완료됩니다.)
⑥ 승인권자, 결재 방식 선택 후 결재 신청하기 (관리자의 설정 및 선택하는 수신자 유형에 따라 이 단계는 생략될 수 있습니다.)
파일 선택하여 시작하기
1. 윈도우 탐색기 창에서 대외용 웹링크를 생성할 파일을 선택합니다. 파일을 복수로 선택할 수 있습니다.
2. 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 링크 공유 – 대외용
웹링크 복사를 선택합니다.
- 선택한 파일이 관리자가 대외용 웹링크 복사를 허용하지 않은 문서함에 위치하거나, 사용자가 해당 파일에 대해 읽기 권한을 보유하지 않은 경우, 컨텍스트 메뉴에 대외용 웹링크 복사가 표시되지 않습니다.
- 사용자에게 적용된 대외용 웹링크 정책이 없는 경우, 대외용 웹링크 복사 메뉴를 선택하더라도 해당 기능을 사용할 수 없습니다. 대외용 웹링크 복사를 사용하기 위한 조건은 관리자에게 문의하세요.
수신자 유형 선택하기
- 내부 직원: 같은 회사 직원으로, 주로 사내 문서중앙화 서비스 사용자에 해당합니다.
- 계열사 직원: 같은 그룹 내 회사 직원으로, 주로 지정된 이메일 도메인(예: mcloudoc.com)을 사용합니다.
- 협력사 직원: 내부 및 계열사 직원 외에 업무상 문서 공유가 필요한 외부 수신자에 해당합니다.
2. 다음 버튼을 클릭하여 다음 단계로 이동합니다.
1. ‘대외용 웹링크 복사’ 창에서 웹링크를 생성할 파일 정보를 확인하고, 필요에 따라 파일을 추가로 선택하거나 선택 해제할 수 있습니다. 선택 가능한 파일에 대해서는 문서링크 복사 사용 시와 동일한 제한 사항이 적용됩니다.
선택한 파일의 종류(확장자) 및 크기가 관리자가 설정한 조건에 부합하지 않거나, 승인
필요 시 파일에 승인권자 정보가 없는 경우, 이 단계에서 오류 메시지가 표시됩니다.
2. 우측 상단의 파일 추가 버튼을 클릭하면 링크를 생성할 파일을 추가로 선택할 수 있습니다. 이때 관리자가 설정한 값에 따라 추가 가능한 파일의 개수가 제한됩니다.
3. 파일 이름 우측의 X표시를 클릭하여 해당 파일을 목록에서 삭제할 수 있습니다.
4. 선택된 파일 목록 확인 후 다음 버튼을 클릭하여 다음 단계로 넘어갑니다.
‘대외용 웹링크 복사’ 창 하단의 설정 아이콘 클릭 후 문서링크 복사와 동일한 방법으로 수신자가 다운로드할 수 있는 유효기간, 횟수를 관리자가 설정한 설정값 이내에서 설정을 할 수 있습니다.
수신자 인증 방식 지정하기
수신자 유형에 따라 인증 방식을 선택하여 지정할 수 있습니다. 적용
가능한 인증 방식은 관리자의 설정에 따라 달라집니다. 관리자의 설정에 따라 승인이 필요하지 않은 경우에는 이 단계를
끝으로 대외용 웹링크 복사를 위한 모든 절차가 완료됩니다.
1. 수신자 유형에 따라 적용 가능한 인증 방식이 화면에 표시됩니다.
- 문서중앙화 에이전트 로그인: 수신자가 문서중앙화 에이전트에 로그인한 상태에서 링크된 문서에 접근할 수 있습니다.
- 이메일 OTP 인증: 수신자가 이메일로 OTP(One Time Password)를 수신하여 입력한 후 링크된 문서에 접근할 수 있습니다.
- 패스워드 인증: 수신자는 사용자가 대외용 웹링크 복사 시 지정한 패스워드를 입력한 후 링크된 문서에 접근할 수 있습니다.
2. 수신자에게 적용할 인증 방식을 체크하여 선택합니다.
- 선택 가능한 인증 방식이 여러 개 표시되는 경우, 복수 선택이 가능합니다.
- 관리자가 필수로 설정한 옵션 항목에는
라고 표시되고 자동적으로 선택되며, 선택을 해제할 수 없습니다.
- 필수로 설정된 옵션이 없는 경우에는 수신자 인증을 선택하지 않고 대외용 웹링크 복사를 진행할 수 있습니다.
3. 선택한 옵션에 따라 필요 항목을 입력합니다.
- 이메일 OTP 인증 : 수신자의 이메일 주소를 입력합니다. 이때 관리자의 설정에 따라 이메일 주소가 특정 도메인으로 제한된 경우, 이메일 주소 입력 시 도메인 선택 박스가 표시되며, 선택 박스에서 도메인을 선택해야 합니다.
- 패스워드 인증 : 수신자 인증 시 사용할 패스워드를 지정하여 입력합니다.
4. 관리자의 설정에 따라 승인이 필요하지 않은 경우에는 이 단계에서 대외용 웹링크 복사를 위한 모든 절차가 완료됩니다. 이 경우, 복사 버튼을 클릭하여 대외용 웹링크 복사를 완료합니다.(예: 위의 오른쪽 화면)
결재 신청하기
관리자의 설정에 따라 승인이 필요한 경우에 한해 이 단계가 진행됩니다. 승인
필요 여부는 선택한 수신자 유형에 따라 달라질 수 있습니다. 승인이 필요한 경우, 결재 방법(선결재/후결재/사용자
선택)은 관리자가 해당 수신자 유형에 대해 설정한 방식이 적용됩니다.
1. 승인권자 선택 화면의 드롭다운 리스트에서 승인권자를 선택합니다. 관리자의 설정에 따라 팀장/팀문서관리자 또는 폴더관리자 중에서 선택할
수 있습니다. 단, 관리자가 자가승인을 허용한 경우에는 승인권자가 사용자 본인으로 지정됩니다
2. 필요 시 결재방법을 선택합니다. (관리자가 결재 방식을 사용자 선택으로 설정한
경우에 한함.)
- 선결재 : 승인권자의 승인이 완료된 이후에만 웹페이지에서 웹링크 복사, 링크에서 문서 다운로드/열람 가능합니다.
- 후결재 : 승인여부와 관계없이 웹페이지에서 웹링크 복사 가능, 링크에서 문서 다운로드/열람 가능합니다.
3. 승인권자가 내용을 확인할 수 있도록 신청사유를
입력합니다.
4. 후결재인 경우 복사 버튼을 클릭하여 대외용 웹링크 복사를 완료합니다.(예:위의 오른쪽 화면) 선결재인 경우 결재 신청 버튼을 클릭하여 대외용 웹링크 복사 요청을 완료합니다.(예:위의 왼쪽 화면)
대외용 웹링크 복사하기의 각 단계별 상세 절차와 오류 메시지에 대한 자세한 설명은 문서링크 복사 사용하기 아티클 내 목차 문서링크 복사(요청)하기를 참조하세요.복사된 링크 전달하기
승인이 필요하지 않거나, 후결재 방식이 적용되는 경우, 대외용 웹링크 복사가 완료되면 선택된 파일(들)에 대한 링크가 생성되어 클립보드에 복사됩니다. 클립보드에 복사된
링크를 곧바로 사용하지 않을 경우, 추후 사용자 웹페이지 내 대외용-링크메일/웹링크 생성 이력 페이지 또는 생성 이력의 상세보기 페이지에서 해당 웹링크를 다시 복사하여 수신자에게 전달할 수 있습니다.
선결재 승인이 필요한 경우에는 승인권자의 승인 이후에만 웹페이지에서 웹링크를 복사할 수 있습니다. 웹페이지에서 대외용-링크메일/웹링크 복사하는 방법은 대외용 웹링크 복사 및 대외용 링크메일 보내기 요청 이력 및 결재 상태 확인하기를 참고하세요.
승인권자의 승인 여부는 승인/반려 시 사용자에게 발송되는
알림 또는 메일을 통해 확인하거나, 대외용 웹링크 생성 이력에서 확인할 수 있습니다. 대외용 웹링크 생성 이력을 조회하는 방법은 대외용
웹링크 복사 및 대외용 링크메일 보내기 요청 이력 및 결재 상태 확인하기를 참고하세요.
대외용 웹링크 복사에 대해 승인/반려하기
승인권자는 사용자가 요청한 대외용 웹링크 복사 요청 내역을 확인하고
사용자의 요청을 승인/반려할 수 있습니다.
상세한 내용은 대외용 웹링크 복사 및 대외용 링크메일 보내기 요청에 대해 승인/반려하기를 참조하세요.
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