사용자 빠른 시작 가이드 – 상황별 문서중앙화 활용법
본 가이드는 문서중앙화 도입 시 기본 설정을 적용한 경우를 기준으로 작성되었습니다. 고객사의 환경이나 정책 설정에 따라, 제공 기능이나 사용 방법이 이하 설명과 다를 수 있습니다.
문서 생성, 열람 및 편집
중앙문서함 사용하기
일반적으로 업무 문서는 용도에 따라 개인문서함 또는 부서문서함에 저장하여 관리합니다.
개인문서함
개인문서함은 사용자 본인만 접근할 수 있는 전용 공간으로, 문서를 자유롭게 생성하고 열람 및 편집할 수 있습니다. 또한 개인문서함 내 폴더 구조도 사용자가 자유롭게 생성하여 구성할 수 있습니다.
부서문서함
문서를 부서문서함에 저장할 경우, 부서원들과 공유하여 협업할 수 있습니다. 부서문서함 폴더는 아래 오른쪽 그림의 예와 같이 조직도에 따라 부서별로 구성되며, 문서중앙화 관리자가 미리 준비합니다.
각 폴더에 대한 접근은 관리자가 설정한 폴더 권한에 따라 제한됩니다. 다음은 국내영업팀 소속 홍길동 사원에게 적용될 수 있는 폴더 권한의 예입니다.
- 국내영업팀 전용 폴더인 1.국내영업팀 폴더에서는 폴더나 파일을 생성하거나 파일을 열람, 편집할 수 있습니다.
⇒ 문서를 새로 만들어 1.국내영업팀 폴더 내에 저장하면, 국내영업팀의 모든 부서원이 해당 문서를 열람하고 편집할 수 있습니다.
- 영업본부에서 공용으로 사용하는 3.영업팀 공용 폴더의 문서는 읽기 전용으로 열람만 가능합니다.
- 다른 부서의 전용 폴더(예: 2.해외영업팀, 2.개발본부)에 대해서는 권한이 전혀 없을 수 있습니다. 이 경우, 다음 그림과 같이 폴더 자체를 볼 수 없습니다.
사용자 본인 또는 소속된 부서에게 반드시 필요한 권한이 없을 경우에는 관리자에게 폴더 권한 추가를 요청합니다. 부서문서함 폴더의 권한을 확인하는 방법은 폴더 권한 현황 보기 매뉴얼을 참고합니다.대용량 문서 작업하기
Outlook 데이터 파일(.pst) 등 수십 GB 이상의 대용량 파일을 생성하거나 빈번한 입출력이 필요한 문서 작업을 수행할 경우, 중앙문서함에서 직접 작업하면 네트워크 부하로 인해 속도가 저하될 수 있습니다. 이러한 경우에는 PC 내에 위치한 온라인 보안디스크에 파일을 임시로 저장하여 사용하는 것이 좋습니다
온라인 보안디스크에 저장한 파일은 윈도우 에이전트 종료 등으로 드라이브 연결이 해제되더라도 내부적으로 계속 유지되어, 온라인 보안디스크가 다시 연결되면 이전 상태대로 사용할 수 있게 됩니다.
네트워크 오류 시 문서 작업 계속하기
새 문서를 작성하거나 중앙문서함의 문서를 편집하는 도중에 네트워크 오류 등으로 중앙문서함 드라이브 연결이 끊어지면 중앙문서함에 작업 내용을 저장할 수 없게 됩니다. 이러한 경우에는 오프라인 보안디스크에 임시로 파일을 저장하여 작업 내용을 보존할 수 있습니다.
오프라인 보안디스크는 윈도우 에이전트 실행 중 서버와의 네트워크 단절 시에만 사용할 수 있으며, 서버에 다시 연결되면 오프라인 보안디스크에 저장한 파일은 윈도우 에이전트의 안내에 따라 중앙문서함에 업로드해야 합니다. 자세한 내용은 보안디스크 소개 매뉴얼 중 오프라인 보안디스크 목차를 참고합니다.
이전 버전의 문서 복원하기
중앙문서함의 문서를 편집하여 저장하면 편집 전의 파일 내용이 보관되어, 이후 필요할 경우에 이전 버전의 문서를 복원할 수 있습니다.
이전 버전 문서를 복원하는 방법은 다음과 같습니다.
1. 파일 탐색기에서 복원할 파일을 선택한 후, 마우스 우클릭하여 컨텍스트 메뉴에서 버전 관리를 선택합니다.
2. ‘버전 관리’ 창에서 저장된 버전 목록을 확인합니다. 목록에서 복원할 버전을 선택하여 우측의 다운로드 아이콘을 클릭합니다.
3. 복원을 재확인하는 메시지에서 확인을 클릭하면, 원본 파일이 위치한 폴더에 [원본 파일명_수정일시] 이름으로 파일이 복원됩니다.
폴더에서 버전 관리 메뉴를 선택하면 폴더 내 파일들의 버전 목록을 확인하고 복원할 수 있으며, 최근에 삭제한 파일도 복원할 수 있습니다. 버전 관리에 대한 자세한 내용은 파일 버전관리 사용하기 매뉴얼을 참고합니다.문서 공유
중앙문서함의 문서를 다른 사용자에게 공유하기 위해서는 문서링크 복사 또는 폴더 공유를 사용할 수 있습니다.
- 문서링크 복사: 중앙문서함 문서의 링크를 생성하여 복사할 수 있는 기능입니다. 이메일·메신저를 통해 복사한 링크를 수신자(공유 대상)에게 전달하면, 수신자가 링크에서 문서를 다운로드할 수 있습니다.
- 폴더 공유: 중앙문서함 폴더에 공유를 설정하여 특정 부서 또는 사용자들이 해당 폴더를 사용할 수 있도록 허용하는 기능입니다. 일반 사용자는 개인문서함의 폴더만 공유할 수 있습니다.
| 문서링크 복사 | 폴더 공유 |
공유 대상 | 내부 또는 계열사 직원 | 내부 직원 |
공유 대상 |
| 문서중앙화 에이전트 로그인 필요 |
활용 특징 |
|
|
승인 여부 |
| 승인 필요 없음 |
- 문서를 반출한 후, 해당 파일을 첨부하여 수신자에게 전달하는 방식으로 문서를 공유할 수도 있습니다. 단, 문서 반출 시 승인권자의 승인이 필요하며 대용량 파일 공유에는 적합하지 않습니다.
문서링크로 문서 전달하기
문서링크 복사를 사용하면 문서 반출 과정을 거치지 않고도, 이메일·메신저를 통해 중앙문서함의 문서를 수신자에게 전달할 수 있습니다. 실제 파일은 첨부하지 않으므로, 대용량 문서를 전달할 때 유용하게 사용할 수 있습니다.
문서링크 복사를 사용하여 문서를 전달하는 방법은 다음과 같습니다. 여기서는 내부 직원을 대상으로 할 경우를 기준으로 설명합니다.
1. 파일 탐색기에서 공유할 파일을 선택한 후, 마우스 우클릭하여 컨텍스트 메뉴에서 문서링크 복사를 선택합니다
2. ‘문서링크 복사’ 창에서 받는 사람 유형으로 내부직원이 선택된 상태에서, 다음을 클릭합니다.
아이콘을 클릭하면 다운로드 유효 기한과 허용 횟수를 변경하여 설정할 수도 있습니다.
3. 공유할 파일 목록을 확인한 후, 다음 버튼을 클릭합니다.
- 파일 추가 버튼을 클릭하여 공유할 파일을 추가할 수도 있습니다.
4. 인증 방식으로 문서중앙화 에이전트 로그인이 선택된 상태에서 복사를 클릭한 후, 다음 화면에서 확인을 클릭하면 문서링크가 생성되어 클립보드에 복사됩니다.
5. 이메일 또는 메신저에서 메시지 본문에 클립보드 내용을 붙여 넣어(Ctrl-V) 수신자에게 전송합니다.
6. 수신자가 받은 메시지의 문서링크를 클릭하면 문서가 자동으로 다운로드 됩니다. 이때 수신자는 문서중앙화 에이전트에 로그인한 상태여야 합니다.
- 문서중앙화 서버가 공인IP를 사용하여 외부망에서도 접속이 가능하고, 관리자가 외부 수신자에게 공유를 허용하도록 정책을 설정한 경우에는 사내, 계열사 직원 외에 외부에도 문서링크를 통해 문서를 공유할 수 있습니다.
- 문서링크 복사를 사용하는 자세한 방법은 문서링크 복사 사용하기매뉴얼을 참고합니다.
개인문서함 폴더 공유하기
사용자의 개인문서함 폴더에 공유를 설정하면 다른 사용자들이 해당 폴더에 접근하여 문서를 열람하거나 문서를 편집하고 저장할 수 있습니다. 폴더에 공유를 설정하기 위해서는 공유 대상자(부서/사용자)를 선택하고, 공유 대상에게 허용할 권한(읽기 또는 읽기/쓰기)을 선택합니다.
폴더를 공유하는 방법은 다음과 같습니다.
1. 공유를 설정할 폴더(SS전자 TF)를 선택하여 마우스 우클릭한 후, 컨텍스트 메뉴에서 공유 – 공유 설정을 차례로 선택합니다.
2. 폴더 속성 창에서 다음과 같이 권한을 설정합니다.
① “이 폴더를 다른 사람과 공유” 항목을 체크합니다.
② 추가 버튼을 클릭한 후, 조직도에서 공유할 부서나 사용자를 선택하여 공유 대상 목록에 추가합니다. 본 예시에서는 개발2팀을 선택합니다.
③ 사용 권한 영역에서 허용 권한을 체크합니다.
- 공유 대상에게 문서 열람만 허용하고자 경우, 읽기, 목록보기 항목을 체크합니다.
- 공유 대상에게 문서 열람 및 편집, 저장을 허용하고자 할 경우, 읽기, 쓰기, 목록보기 항목을 체크합니다.
④ 확인을 클릭한 후, 하위 부서 적용을 확인하는 메시지에서 예를 클릭합니다.
3. SS전자 TF 폴더에 공유가 설정되어, 폴더 아이콘에 공유 마크가 표시된 것을 확인할 수 있습니다.
4. 공유 대상인 개발2팀 직원들은 공유된 폴더를 공유문서함에서 확인할 수 있습니다.
- 공유 폴더를 제공한 사용자의 이름과 ID로 구성된 폴더명(홍길동 (gdhong))을 확인할 수 있으며, 해당 폴더 내에서 실제 공유된 폴더(SS전자 TF)에 접근할 수 있습니다.
- 개발2팀 직원들은 허용된 권한(목록보기, 읽기, 또는 쓰기)에 따라 해당 폴더에서 홍길동 사원과 함께 문서를 열람하거나 편집, 저장할 수 있습니다.
관리자가 부서문서함 폴더 공유 사용을 설정하면, 부서문서함 폴더에 대해서도 공유를 설정할 수 있습니다. 부서문서함 폴더의 공유는 폴더관리자만 설정할 수 있습니다. 폴더 공유를 설정하는 자세한 방법은 폴더 공유 설정하기 매뉴얼을 참고합니다.문서 반출
이메일, 메신저로 문서 전달하기
PC에 보안 정책이 적용되면, 웹 브라우저, 이메일, 메신저 등 반출용 애플리케이션에서 파일 첨부가 제한되어 중앙문서함의 문서를 직접 첨부할 수 없습니다. 따라서 반출용 애플리케이션에 문서를 첨부하려면 다음과 같은 문서 반출 절차를 따라야 합니다.
① 첨부할 파일 또는 폴더를 선택하여 문서 반출 신청
② 승인권자가 반출 승인
③ 반출 승인된 문서가 문서함의 DOC_EXPORT 폴더에 복사됨
④ DOC_EXPORT 폴더 내 파일을 이메일, 메신저에 첨부하여 전송
구체적인 사용 방법은 다음과 같습니다.
1. 파일 탐색기에서 반출할 파일 또는 폴더를 선택한 후, 마우스 우클릭하여 컨텍스트 메뉴에서 반출 신청을 선택합니다.
2. ‘반출 신청’ 창에서 신청 내용을 설정합니다. 기본적으로 결재 방법은 선결재, 반출 종류는 공개 반출, 반출 가능한 디스크는 반출 디스크, 반출 기간은 7일 이내로 설정됩니다.
- 승인권자가 확인 가능하도록 제목과 반출 사유
를 적절히 수정합니다.
- 파일추가 또는 폴더추가 버튼
을 클릭하여 반출할 파일/폴더를 추가할 수 있습니다. 단, 기본 설정을 사용할 경우, 동시에 반출 가능한 용량이 100MB로 제한됩니다.
- 승인권자 우측의 드롭다운 박스
를 클릭하여 목록에서 승인권자를 선택합니다.
4. 승인이 완료되면 문서함의 DOC_EXPORT 폴더 아래에 [폴더 생성 일시]를 이름으로 하는 반출용 폴더가 생성되며, 해당 폴더에 반출 신청한 파일 또는 폴더가 복사됩니다. 신청자에게는 승인 완료 알림이 전송됩니다.
5. 반출용 폴더 내 파일을 이메일, 메신저 등에 첨부하여 수신자에게 전달합니다.
문서 반출을 사용하는 자세한 방법은 문서반출 신청 및 반출하기 매뉴얼을 참고합니다.외근 중에 문서 사용하기
문서중앙화 서버가 사내망 IP를 사용하는 경우에는 외부에서 중앙문서함에 접근할 수 없습니다. 따라서, 외근 시에 노트북에서 문서를 열람하거나 편집하기 위해서는 미리 노트북의 반출 보안디스크(반출 디스크)로 문서를 반출해야 합니다.
반출 보안디스크는 기본적으로 반출 기한이 만료되지 않은 반출 문서가 있을 경우에 연결되며, 저장된 문서는 문서중앙화 서버에 연결이 불가능한 외부에서도 열람 및 편집이 가능합니다. 자세한 내용은 보안디스크 소개 매뉴얼 중 반출 보안디스크 목차를 참고합니다.
반출 보안디스크로 문서를 반출하는 방법은 다음과 같습니다.
1. 파일 탐색기에서 반출할 파일 또는 폴더를 선택하여 문서반출을 신청합니다. 자세한 방법은 위의 이메일, 메신저로 문서 전달하기 목차의 문서 반출 방법 중 1~4번을 참고합니다.
2. 반출이 승인되면, 반출용 폴더에 생성된 파일 또는 폴더를 선택한 후, 마우스 우클릭하여 컨텍스트 메뉴에서 문서 반출(R)을 선택합니다.
3. ‘폴더 찾아보기’ 창에서 반출 보안디스크를 선택한 후 확인 버튼을 클릭하면 반출 보안디스크에 반출된 파일/폴더가 저장됩니다.
- 새폴더 만들기를 클릭하면 반출 보안디스크 내에 하위 폴더를 만들 수 있습니다.
기본 설정을 사용하는 경우에는 반출 디스크로만 문서 반출이 가능합니다. 업무상 로컬 디스크나 이동식 디스크에 문서를 반출해야 할 경우에는 관리자에게 요청하여 문서반출 정책을 변경 적용하도록 합니다.
Troubleshooting
웹 브라우저에서 파일 다운로드하기
PC에 보안 정책이 적용되면 웹 브라우저, 이메일, 메신저 등 반출용 애플리케이션을 사용하여 로컬 디스크에 파일을 저장할 수 없으므로, 다운로드가 필요할 경우 중앙문서함으로 파일을 다운로드해야 합니다.
만약, 웹 브라우저에서 기본 다운로드 경로가 로컬 디스크로 설정되어 있는 경우에는 다운로드 시 오류가 발생하며, 이를 해결하기 위해서 웹 브라우저의 기본 다운로드 경로를 중앙문서함으로 변경해야 합니다. 자세한 해결 방법은 웹 브라우저에서 다운로드 오류 해결 방법 매뉴얼을 참고합니다.
웹 반출 예외 사이트에서 파일 첨부하기
PC에 보안 정책이 적용되면, 웹 브라우저, 이메일, 메신저 등 반출용 애플리케이션에서 파일을 첨부할 수 없게 됩니다. 단, 다음과 같은 경우에는 예외적으로 첨부가 가능합니다.
- 반출 승인을 받은 중앙문서함 문서를 첨부하는 경우
- 관리자가 별도로 등록한 웹사이트(웹 반출 예외 사이트)에서 로컬 디스크의 파일을 첨부하는 경우
웹 반출 예외 사이트에서 파일을 첨부하기 위해서는 우선 웹 브라우저에 ClouDoc 확장 프로그램을 설치해야 합니다. 설치 방법은 웹 반출 예외 사이트에서 파일 첨부를 위한 웹 브라우저 확장 프로그램 설치하기 매뉴얼을 참고합니다.
html, eml, msg 파일 열기
PC에 보안 정책이 적용되면 웹 브라우저, 이메일 등 반출용 애플리케이션을 사용하여 문서를 열람할 수 없게 됩니다. 따라서, html 파일의 연결 프로그램이 Chrome, Edge 등 웹 브라우저로 되어 있거나 eml 또는 msg 파일의 연결 프로그램이 Outlook 등 이메일 프로그램으로 되어 있는 경우, 해당 파일 열람 시 오류가 발생합니다.
윈도우 에이전트 제거하기
문서중앙화 솔루션을 더 이상 사용하지 않거나, 에이전트 재설치가 필요한 경우, PC에 설치된 윈도우 에이전트를 제거해야 할 수 있습니다. 에이전트를 제거하기 위해서는 반드시 관리자의 승인이 필요하며, 다음의 방법 중 하나를 선택하여 진행할 수 있습니다.
- 온라인 제거: 사용자가 ClouDoc 제거 앱에서 제품 삭제를 요청하면 자동으로 관리자에게 승인이 요청됩니다. 이후, 사용자가 관리자 승인을 확인하고 제품 삭제를 계속 진행할 수 있습니다. 온라인 제거는 문서중앙화 로그인이 가능한 상황에서만 사용할 수 있습니다.
- 오프라인 제거: 먼저 관리자로부터 제품 제거를 위한 인증코드를 발급받은 후, ClouDoc 제거 앱에서 인증코드를 입력하여 제품을 곧바로 삭제합니다
이미 설치된 버전보다 상위 버전의 윈도우 에이전트를 설치하는 경우에는 에이전트 제거 없이 업그레이드가 가능합니다.
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사용자 PC에 로컬저장금지 정책이 적용되면 이메일이나 메신저에 중앙문서함 파일을 첨부할 수 없으므로, 문서를 전달해야 할 경우 문서반출이나 문서링크 복사와 같은 방식을 사용해야 합니다. 문서링크 복사 기능을 사용하면, 사용자가 중앙문서함 문서의 링크를 생성하여 수신자에게 전달하고, 수신자는 해당 링크에서 문서를 다운로드할 수 있습니다. 문서링크 복사는 주로 사내에서 대용량 파일을 전달할 때 유용하나, 문서중앙화 서버가 공인 IP를 사용하는 ...