링크 공유 기능에 보안 절차 적용하기
링크 공유 기능에 보안 절차 적용하기
링크 공유는 내부 사용자뿐만 아니라 계열사, 협력사 등 외부 수신자에게
중앙문서함 파일의 링크를 전달하여 대용량 파일을 간편하고 안전하게 공유할 수 있는 방법입니다.
본 솔루션은 다음과 같은 종류의 링크 공유 기능을 제공합니다.
구분 | 기능 항목 |
웹링크 | 웹링크 복사 링크메일 보안 웹링크 복사 보안 링크메일 |
문서링크 | 문서링크 복사 |
대외용 웹링크 | 대외용 웹링크 복사 대외용 링크메일 |
웹링크 기능은 더 이상 추가 개발을 하지 않을 예정입니다. 되도록 문서링크와 대외용 웹링크 기능을 사용할 것을 권장합니다.링크 공유 기능에 대한 자세한 소개는 사용자 매뉴얼의 문서 공유 협업을 위한 기능 소개를
참고하세요.
링크 공유 기능을 사용하면 사내뿐만 아니라 외부에도 링크를 공유할 수 있으므로, 용도에 따라 보안 절차를 선택적으로 적용하여 보안을 강화할 필요가 있습니다.
링크 공유 기능의 사용 과정에서 각 단계별로 적용 가능한 보안 절차는 다음과 같습니다. 각각의 보안 절차에 대한 상세한 설명은 보안 절차별 목차를 참고하세요.
각 보안 절차의 적용 여부는 링크 공유 기능의 종류 및 관리자의 설정에 따라 아래의 표와 같이 결정됩니다.
링크 공유 기능별 보안 절차 | 문서링크 복사 | 웹링크 복사 링크메일 | 보안 웹링크 복사 보안 링크메일 | |
링크 공유 권한 체크 | • 문서함별 링크 공유 허용 여부: 설정홈에서 설정* • 링크 공유를 위해 필요한 권한: 설정홈에서 설정* • 링크 공유를 허용할 파일 속성: 링크 공통 정책 설정 | |||
복사본 링크 생성 여부 | 설정홈에서 설정* | 원본 링크 생성 | 복사본 링크 생성 | |
승인 절차 유무 | 문서링크 정책에서 설정 | 없음 | 설정홈에서 설정* | |
수신자 인증 | 문서링크 정책에서 사용 여부 설정 • 에이전트 로그인 인증 • 이메일 OTP 인증 • 패스워드 인증 설정홈에서 사용 여부 설정* • 부서문서함 권한 인증
| 기본 제공 (사용자 선택) • 패스워드 인증 설정홈에서 사용 여부 설정* • 에이전트 로그인 인증 (보안 웹링크 복사 및 보안 링크메일에 한함) • 웹 로그인 인증 • 이메일OTP 인증 | ||
다운로드/열람 제한 |
| |||
| 보안뷰어 | 설정홈에서 설정* | ||
다운로드 기간/횟수 제한 | 문서링크 정책 설정 | 설정홈에서 설정* | ||
압축 다운로드 용량 제한 | 없음 | 설정홈에서 설정* | ||
웹 브라우저 제한 | 없음 | 설정홈에서 설정* | ||
리뉴얼 버전의 대외용 웹링크 기능의 경우, 대외문서교환
서버에 복사된 파일에 대한 웹링크가 제공된다는 점 외에는 대부분의 기능 옵션과 설정이 문서링크 복사와 동일합니다. 본 아티클에서 대외용 웹링크에 대한 언급이 별도로 없을 경우에는 문서링크 복사에 대한 설명을 참고하시기 바랍니다.
사용자가 특정 파일의 링크를 공유하기 위해서는 해당 파일에 대한 링크 공유 사용 권한을 보유해야 합니다.
- 선택한 파일이 위치한 문서함(개인문서함 또는 부서문서함)에서의 링크 공유 기능 사용이 시스템에서 허용되어 있어야 합니다.
- 선택한 파일에 대해, 링크 공유를 위해 필요한 권한(읽기 또는 읽기&쓰기)을 사용자가 보유하고 있어야 합니다.
- 선택한 파일이 사용자에게 허용된 링크 공유 대상 파일 속성(파일 개수, 용량, 확장자)을 만족해야 합니다.
선택한 파일이 위치한 문서함에서의 링크 공유 기능 사용이 허용되어 있고, 사용자가 해당 파일에 대해 읽기 권한을 보유한 경우에만, 사용자에게 링크 공유를 위한 컨텍스트 메뉴가 표시됩니다.관리자는 이를 위해 설정홈에서 링크 공유를 위해 필요한 권한을 지정(읽기 또는 읽기&쓰기 중 선택)할 수 있으며, 개인문서함 및 부서문서함에서의
링크공유 허용 여부를 링크 공유 기능별로 각각 설정할 수 있습니다.
또한, 링크 공유를 허용할 대상 파일의 속성(파일 개수, 용량, 확장자)은 링크 공통 정책에서 설정하여 부서 및 사용자별로 적용할 수 있습니다.
공유할 대상 파일에 대한 링크 생성 시, 대상 파일을 문서중앙화 서버의
임시 영역에 복사하고 원본 대신 복사본의 링크를 생성하여 공유할 수 있습니다. 복사본의 링크를 공유할
경우, 추후 원본 파일이 변경되더라도 수신자는 사용자가 링크를 생성할 당시의 파일을 다운로드하게 됩니다. 복사본은 지정된 기간 동안 보관 후 삭제됩니다.
관리자는 설정홈에서 문서링크 복사 기능 사용 시 복사본 링크의 생성 여부를 지정할 수 있으며, 복사본 파일의 보관 기간도 설정할 수 있습니다.
보안 웹링크 복사 및 보안 링크메일 사용 시에는 기본적으로 복사본의 링크가 생성되며, 웹링크 복사, 링크메일의 경우 원본 링크가 생성됩니다.
링크 생성 이후 원본 파일 수정 시, 원본 링크를 제공한 경우에는
수신자가 링크된 문서를 다운로드/열람 시 수정본을 참조하게 되는 반면, 복사본의 링크를 제공한 경우에는 수정 전에 복사된 사본을 참조하게 됩니다. 이 경우 수정
사항이 공유되지 않습니다.
문서링크 복사, 보안 웹링크 복사 및 보안 링크메일 사용 시 관리자의
설정에 따라 승인권자의 승인 절차가 동반될 수 있습니다. 승인 필요 여부 및 결재 방식(선결재/후결재)은 기능에 따라 다음과 같이 설정할 수 있습니다.
- 문서링크 복사: 문서링크 정책에서 수신자 유형(내부/계열사/협력사 직원)별로
승인 절차 진행 여부 및 결재 방식을 각각 설정하고, 부서/사용자별로
적용할 수 있습니다.
- 보안 웹링크 복사 및 보안 링크메일: 설정홈에서 승인 절차 진행 여부와 결재 방식을 지정할 수 있습니다.
보안 웹링크 복사 및 보안 링크메일의 결재 방식은 설정홈 - 일반
모듈 설정 - Basic - 공유·협업 - 보안 웹링크 복사·보안 링크메일 항목 중 보안 링크메일
전송 시점 설정값에 따라 정해집니다.
보안 링크메일 전송 시점 설정값 | 결재방식 |
결재 승인 시 | → 선결재 |
링크메일 생성 시 | → 후결재 |
문서링크 정책을 설정하고 적용하는 방법은 문서링크 정책 관리하기를 참고하세요.
관리자의 설정에 따라 승인이 필요한 경우, 링크 생성 시 승인권자에게 승인 요청 알림 및 메일이 발송되며, 승인권자는 이를 승인 또는 반려해야 합니다. 이때, 지정된 결재 방식이 선결재인 경우, 승인 여부에 따라 다음과 같은 제한이 발생합니다.
- 과거 버전에서 선결재 이전에도 링크를 보내는 것이 가능한 경우가 있습니다. 이 경우, 승인권자의 승인이 완료된 경우에 한해 수신자가 공유된 링크에서 파일을 다운로드(또는 열람)할 수 있습니다.
- 보안 링크메일 사용 시 설정에 따라 링크메일 생성 시가 아닌 선결재 승인 완료 후 메일이 전송될 수 있습니다. 보안 링크메일의 전송 시점은 설정홈에서 선택할 수 있습니다.
승인권자는 사용자가 링크 공유 요청 시 승인권자 목록에서 선택할 수 있습니다. 승인권자 목록은 경우에 따라 팀장/팀문서관리자 또는 폴더관리자(부서문서함 파일의 링크 공유 시에만 해당)로 구성됩니다. 단, 자가승인이 허용된 사용자가 링크 공유 요청 시에는 승인권자가
사용자 본인으로 고정됩니다.
승인권자에 대한 자세한 사항은 사용자 매뉴얼의 문서반출 기능 소개 아티클 내 목차 승인권자 항목을 참고하세요.
관리자는 부서문서함의 폴더 단위로, 링크 공유 시 선택 가능한 승인권자를 팀장/팀문서관리자 또는 폴더관리자로 지정할 수 있으며, 사용자 개인별로 자가승인 허용 여부를 설정할 수 있습니다.
링크 공유, 문서반출, 외부DRM 반출을 위한 승인권자 유형은 관리자 웹페이지의 윈도우 보안 모듈 관리 - DiskLock - 문서반출 - 승인권자 지정에서 팀장/팀문서관리자 또는 폴더관리자로 지정할 수 있습니다. 자세한 사항은 관리자가 문서반출 통제하는 방법을 참고하세요.
자가승인의 허용 여부는 관리자 웹페이지의 윈도우 보안 모듈 관리 -
DiskLock - 문서반출 - 사용자별 자가승인 설정에서 사용자 개인별로 설정할
수 있습니다. 자세한 사항은 관리자가 문서반출 통제하는 방법을 참고하세요
수신자의 문서중앙화 에이전트 로그인 상태를 체크합니다. 로그인하지 않은 상태이면 로그인을 유도하여 등록된 사용자인지 확인합니다. 주로 내부 직원에게 공유 시 적용합니다.
• 웹 로그인 인증
수신자가 인증 페이지에서 문서중앙화 계정 ID와 패스워드를 입력하여 인증하는 방법입니다.
• 이메일 OTP 인증
수신자가 자신의 이메일로 수신한 인증번호를 입력하여 인증하는 방법으로, 절차는 다음과 같습니다.1. 수신한 링크를 클릭하면 인증 페이지가 표시됩니다.2. 인증번호를 받을 이메일 주소를 입력한 후 인증번호 발송 버튼을 클릭합니다.3. 입력한 이메일 주소로 수신한 인증번호를 인증 페이지의 인증번호 입력란에 입력합니다.문서링크 복사 요청 시 이메일OTP인증을 사용할 경우에는 사용자가 수신자의 이메일 주소를 입력하여야 하며, 이때 이메일 주소의 도메인이 관리자의 설정에 따라 제한될 수 있습니다. 또한 수신자가 이메일OTP 인증 과정에서 입력하는 이메일 주소는 사용자가 미리 지정한 수신자 이메일 주소와 일치해야 합니다.
• 패스워드 인증
사용자가 링크 공유 요청 시 패스워드(다운로드 암호)를 설정하여 패스워드 인증을 사용하도록 선택할 수 있습니다.패스워드 설정 시, 수신자는 링크에서 파일을 다운로드/열람하기 위해 설정된 패스워드를 입력해야 합니다.
• 부서문서함 권한 인증
문서링크 복사를 이용하여 부서문서함 파일을 공유하는 경우, 수신자가 해당 부서문서함 경로에 대한 접근 권한을 보유한 경우에만 다운로드/열람할 수 있도록 설정할 수 있습니다. 이 경우, 수신자가 링크에서 파일을 다운로드/열람하기 위해서는 먼저 문서중앙화 로그인이 되어 있어야 하며, 해당 부서문서함 경로에 대한 접근 권한을 보유해야 합니다.
수신자 인증 방식 설정
링크 공유 기능별로 지원되는 수신자 인증 방식 및 설정 방법은 다음과 같습니다.
링크 공유 기능 | 수신자 인증 방식 | 설정 방법 |
문서링크 복사 | • 에이전트 로그인 인증 • 이메일 OTP 인증 • 패스워드 인증 • 부서문서함 권한 인증 | • 문서링크 정책에서 수신자 유형 (내부/계열사/협력사) 별로 문서중앙화 로그인, 이메일 OTP, 패스워드 인증의 필수 또는 선택적 사용 여부를 설정할 수 있습니다. • 설정홈에서 부서문서함 권한 인증 여부를 설정할 수 있습니다. |
웹링크 복사 링크메일 보안 웹링크 복사 보안 링크메일 | • 에이전트 로그인 인증 (보안 웹링크 복사 및 보안 링크메일에 한함) • 웹 로그인 인증 • 이메일 OTP 인증 • 패스워드 인증 | • 설정홈에서 에이전트 로그인 인증, 웹 로그인 인증, 이메일 OTP 인증의 사용 여부를 설정할 수 있습니다. • 사용자가 웹링크 공유 요청 시 다운로드 암호를 설정할 경우, 패스워드 인증 절차가 추가됩니다. |
문서중앙화 서버가 공인 IP를 사용하는 경우에는 외부에서도
수신한 링크를 통한 다운로드가 가능하므로, 수신자 인증 등 보안 절차의 강화를 권장합니다.
웹링크 복사 및 링크메일 사용 시의 수신자 인증 방법은 보안 웹링크 복사·보안
링크메일 설정을 따릅니다.수신자가 공유된 링크에서 문서 다운로드/열람 시 다음과 같은 제한
사항을 적용할 수 있습니다.
보안뷰어 사용
수신자가 공유된 링크에 접속 시, 문서를 다운로드 하는 대신 보안뷰어를
통해 문서를 열람하도록 설정할 수 있습니다. 보안뷰어를 사용할 경우, 문서를 PDF 형식으로
변환한 후에 다운로드 없이 스트리밍으로 열람하게 되므로, 문서의 유출을 방지할 수 있습니다.
보안뷰어 사용 여부는 각각의 링크 공유 기능별로 관리자가 설정홈에서 지정할 수
있습니다.
보안뷰어 기능은 문서변환 서버를 구축한 경우에 사용 가능합니다. 자세한
사항은 보안뷰어 사용을 위한 문서변환 시스템 소개를 참고하세요.대외용 웹링크 복사 및 대외용 링크메일 사용 시의 보안뷰어 사용 여부는 보안 웹링크 복사·보안 링크메일의 보안뷰어 사용 여부 설정을 따릅니다.
다운로드/열람 기간 및 횟수 제한
사용자는 링크 공유 요청 시 다운로드 횟수 및 유효 기한(또는 사용 만료 일시)을 설정하여, 공유된 링크에서의 다운로드(또는 열람) 허용 기간 및 횟수를 제한할 수 있습니다. 관리자는 사용자가 링크 공유 요청 시 선택 가능한 기한 및 횟수의 범위를
다음과 같이 설정할 수 있습니다.
- 문서링크 기능: 문서링크 정책에서 수신자 유형(내부/계열사/협력사 직원)별로 다운로드 유효 기한 및 다운로드 최대 횟수를 설정하고, 부서/사용자별로 적용할 수 있습니다.
- 웹링크 기능: 설정홈에서
만료일시 최대 기한 및 다운로드 최대 횟수를 지정할 수 있습니다.
압축 다운로드 용량 제한
웹링크 기능을 통해 수신한 링크 클릭 시, 다운로드 페이지가
표시됩니다. 이때 수신자가 다수의 파일을 한꺼번에 다운로드 하기 위해 모두 저장 버튼을
클릭하면 목록의 모든 파일들을 압축하여 다운로드할 수 있습니다. 관리자는 설정홈에서
압축 다운로드 최대 용량을 설정하여, 대용량 파일 다운로드로 인한 시스템의 과부하를 방지할 수 있습니다. 수신자가 다운로드 할 파일들의 전체 용량이 허용된 용량을 초과할 경우, 개별적으로
다운로드해야 합니다.
웹 브라우저 제한
웹링크 기능을 통해 수신한 링크 클릭 시 표시되는 다운로드 페이지에서, 수신자가 사용하는 웹 브라우저에 따라 다운로드가 허용 또는 차단되도록 설정할 수 있습니다. 다운로드 웹 브라우저의 제한 여부 및
허용/차단할 웹 브라우저 목록은 설정홈에서 지정할 수 있습니다.
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