문서링크 정책 관리하기
관리자는 문서 링크 정책에서 문서링크 복사 기능에서 지원할 수신자 유형을 선택하고, 수신자 유형별로 승인 절차 진행 여부 및 결재 방식, 각종 수신자 인증 사용 여부, 다운로드 기간 및 횟수 제한 사항 등을 설정하여 부서 및 사용자별로 적용할 수 있습니다.
정책 추가 및 변경하기
1. 일반 모듈 관리 - Basic - 공유·협업 - 문서링크 - 정책 관리를 클릭합니다.
2. 정책 목록에서 추가 버튼 
을 클릭하여 정책을 생성합니다. 기존 정책을 변경할 경우에는 정책 목록에서 변경할 정책을 선택합니다.
- 정책 추가 시 ‘추가’ 창에서 정책명(필수)과 정책 설명을 입력합니다.
3. 우측 정책 항목 영역에서 문서링크 수신자 유형을 선택합니다. 내부 직원, 계열사 직원, 협력사 직원 중에서 복수로 선택할 수 있으며, 선택된 수신자 유형에 대해 사용자가 문서링크 복사를 요청할 수 있습니다.
4. 수신자 유형별 공통 설정에서 수신자 유형별로 인증 방식, 승인 여부 및 결재 방식, 다운로드 제한 사항 등을 설정합니다. 먼저 설정할 수신자 유형을 상단 탭에서 선택한 후, 해당 수신자 유형에 대한 설정값을 아래 항목별로 선택 또는 입력합니다.
- 인증 방식 설정: 사용할 수신자 인증 방식의 우측 탭을 활성화합니다.
- 문서중앙화 에이전트 로그인, 이메일 OTP 인증, 패스워드 인증 중 복수로 선택 가능하며, 필수 또는 옵션 여부를 선택할 수 있습니다. 사용자가 문서링크 복사 요청 시, 정책에서 선택된 수신자 인증 방식 중에서 복수 선택할 수 있으며, 이때 필수로 지정된 인증 방식은 반드시 선택하도록 고정됩니다.
- 이메일 OTP 인증 사용 시, 수신자의 이메일 주소를 등록된 도메인으로 제한할 수 있습니다. 도메인을 제한할 경우, 등록된 도메인으로 사용 제한 체크 박스를 클릭하고, 입력 창에 도메인(예: mcloudoc.com)을 입력한 후 우측의 추가 버튼을 클릭합니다.
- 승인 설정: 승인 절차 필요 시 승인권자 승인 탭을 활성화하고 승인 방식을 선택합니다. 승인 방식은 다음 중 선택할 수 있습니다.
- 일반 문서의 결재 방식: 다음의 결재 방식 중 선택할 수 있습니다.
- 선결재: 승인권자가 승인한 경우에만 수신자가 공유된 링크에서 문서를 다운로드할 수 있습니다.
- 후결재: 승인권자의 승인 여부와 관계없이 공유된 링크에서 다운로드가 가능합니다.
- 선결재/후결재: 사용자가 문서링크 복사 요청 시 선결재 또는 후결재 여부를 선택할 수 있습니다. 이 경우, 사용자에게 표시될 기본 결재 방식을 설정할 수 있습니다.
- 금지: 일반 문서의 링크 복사를 금지합니다.
- 보안 문서 승인 방식: 문서보안등급 사용 시에만 표시되며, 보안등급이 설정된 문서의 링크 복사 신청 시 적용될 승인 방식을 설정할 수 있습니다.
- 금지: 보안등급이 설정된 문서링크 복사가 금지됩니다.
- 보안 등급별 세부 설정: 편집을 클릭하여 보안 등급별로 적용될 결재 방식을 다르게 설정할 수 있습니다
- 개인정보 문서: 개인정보보호 사용 시에만 표시되며, 개인정보 문서의 링크 복사 신청 시 적용될 결재 방식을 설정할 수 있습니다. 선택 가능한 옵션은 일반 문서와 같습니다.
- 다운로드 설정: 다운로드 기간과 횟수 제한을 위한 가이드를 입력합니다.
- 다운로드 유효기한: 다운로드 기간 제한이 필요한 경우, 다운로드 유효기한을 고정값으로 설정하거나, 사용자가 입력할 수 있는 최대값을 지정할 수 있습니다. 또한, 다운로드 기간을 제한하지 않거나, 다운로드 최대 유효기한을 지정하는 경우에 한해 사용자에게 표시될 기본값을 지정할 수 있습니다.
- 다운로드 최대 횟수: 다운로드 횟수를 제한할 경우, 사용자가 입력할 수 있는 최대 횟수를 지정할 수 있습니다.
5. 우측 하단의 적용 버튼을 클릭하여 정책 항목 설정 사항을 해당 정책에 반영합니다.
1. 일반 모듈 관리 - Basic - 공유·협업 - 문서링크 - 정책 적용을 클릭합니다.
2. 조직도에서 정책을 적용할 부서 또는 사용자를 선택합니다.
3. 우측의 정책 목록에서 적용할 정책을 선택하면, 해당 부서/사용자의 설정된 정책에 새로 선택된 정책이 표시됩니다.
4. 우측 상단의 적용 버튼을 클릭하여 변경 사항을 서버에 적용합니다.
자세한 정책 적용 방법은 부서 및 사용자에게 정책을 적용하는 방법을 참고하세요.
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