승인권자 및 결재 방식 소개
중앙문서함에서 문서를 반출하는 등 보안상 유의가 필요한 작업에는 승인권자의 승인 절차가 동반됩니다. 승인이 필요한 작업을 사용자가 신청하면 승인권자에게 알림이 전송됩니다. 이
경우, 작업에 적용된 결재 방식에 따라 승인권자의 승인이 완료된 후에 작업이 진행되거나, 먼저 작업이 진행된 후, 승인권자가 사후에 확인할 수 있습니다.
승인이 필요한 작업에는 다음과 같은 종류가 있습니다.
• 문서의 반출
- 문서 반출
- 외부DRM 반출
• 문서의 링크 공유
- 문서링크 복사
- 보안 웹링크 복사/링크메일
- 대외용 웹링크 복사/링크메일
• 보안 해제 (워터마크, 인쇄 제어)
• 개인문서함 인계
• 문서 보안 등급 변경
• 문서 보존 기한 변경
승인이 필요한 작업을 신청하는 사용자는 신청 화면의 승인권자 목록에서 승인권자를 확인하고, 경우에 따라 목록에서 승인권자를 선택할 수 있습니다. 승인권자 목록에는
신청하는 작업과 관리자의 설정에 따라 다음 중 한 가지 종류의 승인권자가 표시됩니다.
• 소속 부서(또는 상위 부서)의 팀장/팀문서관리자
• 작업하는 문서가 위치한 부서문서함 폴더(또는
상위 폴더)의 폴더관리자
• 사용자 본인
팀장/팀문서관리자와 폴더관리자에 대한 설명은 사용자의 종류와 역할을 참고합니다.
① 자가 승인이 허용된 경우
문서의 반출, 링크
공유, 보안 해제에 대해서는 관리자가 특정 사용자의 자가 승인을 허용할 수 있습니다. 자가 승인이 허용된 경우에는 승인권자 목록에서 승인권자가 사용자 본인으로 고정됩니다.
② 자가 승인이 허용되지 않은 경우
자가 승인이 불가능한 작업을 신청하거나, 사용자에게 자가 승인이 허용되지
않은 경우에는, 작업의 종류에 따라 폴더관리자 또는 팀문서관리자가 승인권자가 됩니다.
승인권자 목록 | |
개인문서함 문서의 반출 또는 링크 공유 | 팀장/팀문서관리자 |
부서문서함 문서의 반출 또는 링크 공유 | 관리자의 설정에 따라 팀장/팀문서관리자 또는 폴더관리자 |
보안 해제 | 팀장/팀문서관리자 |
개인문서함 인계 | 팀장/팀문서관리자 |
문서 보안 등급 또는 보존 기한 변경 | 폴더관리자 |
관리자는 작업별 자가승인 허용 여부를 정책으로 설정하여 부서/사용자별로 적용할 수 있으며, 부서문서함/폴더별로 승인권자의 종류를 지정(팀문서관리자 또는 폴더관리자 중 택일)할 수 있습니다.
결재 방식에는 승인이 완료된 이후에 작업이 진행되는 선결재 방식과 승인이 완료되기 이전에 우선 작업이
진행되는 후결재 방식이 있습니다. 결재 방식은 관리자의 정책 설정에 따라 사용자/부서별로 달라질 수 있으며, 사용자가 선택하도록 설정된 경우에는 사용자가
작업 신청 시 결재 방식을 직접 선택할 수 있습니다.
결재 방식 | 내용 | 승인권자의 역할 |
선결재 | 승인권자의 승인이 완료된 이후에만 작업이 진행됨 | - 승인 신청 알림 및 메일 수신 - 신청 내용 확인 후 승인 또는 반려 |
후결재 | 승인 여부와 상관없이 곧바로 작업이 진행됨 | - 승인 신청 알림 및 메일 수신 - 후결재를 통해 이미 진행된 작업 내용 확인 |