문서 보존 기한 변경 신청에 대해 승인/반려하기
사용자가 문서 보존 기한 변경을 신청하면 승인권자에게 알림 메시지 또는 이메일로 신청 정보가 전송됩니다. 승인권자는 다음과 같은 방법으로 문서 보존 기한 변경 신청을 확인하고 승인/반려할 수 있습니다.
사용자 웹페이지에서 승인/반려하기
1. 문서중앙화 웹페이지에 로그인한 후, 화면 왼쪽 메뉴에서 문서함 관리 – 문서 보존 기한 변경 관리 메뉴를 클릭합니다.
2. 다음과 같은 문서 보존 기한 변경 관리 화면이 나타납니다. 결재를 대기중인 문서보안등급 변경 신청이 있는 경우, 결재 관리 탭에 결재 대기 신청의 개수만큼 숫자가 표시됩니다. 결재 관리 탭을 클릭합니다.
3. 결재 대기중인 신청 건이 있는 경우에는 기본적으로 전체 기간, 모든 결재 방식, 결재 상태는 대기(결재되기 전 상태) 조건으로 조회된 신청 목록이 페이지 하단에 표시됩니다. 최근에 요청된 신청일수록 목록의 위에 위치합니다.
4. 필요시 검색 조건으로 제목, 신청자 ID, 신청자 이름을 입력하여 검색합니다. 이때 검색어의 일부만 입력하여 검색할 수 있습니다.
5. 검색 버튼을 클릭하면, 입력한 조건에 해당하는 문서 보존 기한 변경 신청 목록이 표시되고, 각 신청 이력의 신청 일시, 제목, 신청자 이름(ID), 결재 상태를 확인할 수 있습니다.
6. 검색된 신청 이력의 제목을 클릭하면 상세 보기 화면이 표시됩니다. 결재 상태 ‘대기’인 신청 건은 상세 보기 화면에서 승인 또는 반려할 수 있습니다.
7. 상세 보기 화면에서 추가적으로 변경 신청 사유, 파일 경로, 파일명, 파일 크기, 변경전 문서 보존 기한, 변경후 문서 보존 기한을 확인할 수 있으며, 화면 하단의 승인 또는 반려 버튼을 클릭하여 결재를 진행합니다. 신청을 승인하지 않고 문서 보존 기한 변경 신청 목록을 보여주는 이전 화면으로 돌아가려면 오른쪽 아래에 있는 목록 버튼을 누릅니다.
8. 사유 입력창이 팝업되면 승인 또는 반려 사유를 입력한 후 확인 버튼을 클릭합니다.
9. ‘문서 보존 기한 변경 관리’ 웹페이지 상세 보기 화면에 작업 결과가 대기에서 승인 또는 반려로 바로 변경되어 표시됩니다. 승인권자의 결재 작업이 완료되면 신청자에게 결재 완료 알림과 이메일이 전송됩니다.
윈도우 에이전트 알림 관리에서 승인/반려하기
1. 승인 요청 알림 메시지를 클릭하거나 윈도우 에이전트 트레이 메뉴에서 알림 관리를 클릭하면 ‘알림 관리’ 창이 표시됩니다.
2. 알림 목록에서 승인/반려할 항목을 클릭하면, 하단에 해당 항목의 알림 내용이 표시됩니다.
3. 신청 내용 확인 후 결재 페이지로 이동하기를 클릭하여 ‘문서 보존 기한 변경 관리’ 웹페이지의 결재 관리 상세보기로 이동합니다.
4. 위 사용자 웹페이지에서 승인/반려하기 목차의 6번 이하 동일한 작업을 수행할 수 있습니다.
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