문서 보존 기한 설정하기
관리자, 사용자 공통 매뉴얼입니다.
서비스관리자와 폴더관리자는 중앙문서함의 파일이나 폴더 단위로 문서 보존 기한을 설정할 수 있습니다. 폴더에 보존 기한을 설정할 경우, 이후 폴더에 생성되는 모든 파일에 해당 보존 기한이 자동 설정됩니다. 또한, 폴더 내에 이미 저장되어 있는 모든 파일에도 해당 보존 기한이 일괄 적용되도록 선택할 수 있습니다.
보존 기한이 만료된 문서는 시스템 설정에 따라 자동으로 삭제되거나 그대로 유지될 수 있습니다. 문서가 삭제되지 않을 경우에도 사용자가 보존 기한이 만료된 문서를 열람할 수 없도록 관리자가 설정할 수 있습니다.
파일에 문서 보존 기한 설정하기
파일에 문서 보존 기한을 설정하는 방법은 다음과 같습니다.
1. 윈도우 탐색기에서 문서 보존 기한을 설정할 파일 선택 후 마우스 우클릭하여 파일 관리 - 문서 보존 기한 설정을 클릭합니다. 이때 복수의 파일을 선택할 수 있습니다.
2. ‘문서 보존 기한 설정’ 창의 파일 목록에 선택한 파일들의 현재 보존 만료일이 표시됩니다. 파일 추가 또는 제거를 클릭하여 보존 기한을 설정할 파일을 목록에 추가하거나 목록에서 제거할 수 있습니다.
- 파일 추가: 설정 창에 포함된 파일 이외에 다른 파일을 추가할 경우 클릭하여 파일을 추가합니다.
- 제거: 파일 목록에 포함된 파일 중에서 설정을 원하지 않는 파일을 선택하여 제거합니다.
3. 목록에서 체크박스를 클릭하여 파일을 선택한 후, 변경 후 보존 기한 항목에서 문서 보존 기한을 선택합니다.
- 보존 기한은 기한 없음, 1개월, 6개월 등에서 선택하거나, 사용자 지정 옵션이 표시될 경우, 특정 날짜를 선택하여 만료일을 설정할 수 있습니다. 기간을 선택할 경우에는 설정 일자를 기준으로 만료일이 계산되어 목록에 표시됩니다.
- 파일 목록에 여러 개의 파일이 있을 경우, 하나 이상을 선택하여 동일한 보존 기한을 일괄 설정할 수도 있고, 파일을 개별적으로 선택해 각기 다른 보존 기한을 지정할 수도 있습니다.
4. 모든 파일에 대해 변경 후 보존 기한 선택을 완료한 후, 적용을 클릭하면 목록의 모든 파일에 대해 보존 기한이 설정됩니다.
폴더에 문서 보존 기한 설정하기
폴더에 문서 보존 기한을 설정할 경우, 이후 폴더에 생성되는 모든 파일에 보존 기한이 자동 설정됩니다. 또한, 폴더 내에 이미 저장되어 있는 모든 파일에 보존 기한을 일괄 적용하도록 선택할 수도 있습니다.
폴더에 보존 기한을 설정하는 방법은 다음과 같습니다.
1. 윈도우 탐색기에서 보존 기한을 설정할 폴더를 선택한 후 마우스 우클릭하여 폴더 관리 - 폴더 보존 기한 설정을 클릭합니다. 복수 개의 폴더를 선택하여 한꺼번에 보존 기한을 설정할 수도 있습니다.
2. ‘폴더 보존 기한 설정’ 창에서 변경 후 보존 기한을 선택합니다. 보존 기한은 기한 없음, 1개월, 6개월 등에서 선택하거나, 사용자 지정 옵션이 표시될 경우 특정 날짜를 선택하여 만료일을 설정할 수 있습니다. 기간을 선택할 경우에는 설정 일자를 기준으로 만료일이 계산되어 설정됩니다.
3. 폴더 내 기존 파일에 “보존 기한” 일괄 적용 여부를 선택합니다. “적용함”을 선택하면 폴더 내 기존 파일들에도 문서 보존 기한이 일괄 적용됩니다. 기본값은 “적용 안 함”입니다.
폴더 내 기존 파일에 보존 기한 일괄 적용 시, 폴더에 파일이 다수 존재하는 경우 시간이 소요될 수 있습니다. 또한, 폴더 내 파일을 사용 중인 경우 해당 파일에 문서 보존 기한이 적용되지 않을 수도 있습니다.