문서 보존 기한 변경 신청하기
사용자가 문서 보존 기한을 변경하거나, 중앙문서함의 문서에 문서 보존 기한을 지정하려면 폴더관리자에게 문서 보존 기한 변경을 신청하고 폴더관리자가 이를 승인해야 합니다. 단, 문서 보존 기한 변경 정책이 적용된 사용자만 문서 보존 기한 변경을 신청할 수 있습니다. 사용자는 자신에게 적용된 정책에 따라 결재 방식과 문서 보존 기한을 지정하여 신청할 수 있습니다.
문서 보존 기한 변경 정책이 적용되지 않은 사용자가 보안등급 변경 신청 메뉴를 선택하면 다음 메시지 창이 나타납니다.
문서 보존 기한 변경 신청하기
문서의 보존 기한 변경을 신청하는 방법은 아래와 같습니다.
1. 윈도우 탐색기에서 보존 기한을 변경하고자 하는 파일을 선택한 후 마우스 우클릭하여 파일 관리 – 문서 보존 기한 변경 신청을 클릭합니다.
관리자가 시스템 설정에서 사용자의 문서 보존 기한 변경 신청을 허용하지 않은 경우에는 문서 보존 기한 변경 신청 메뉴가 표시되지 않습니다.
사용자에게 적용된 정책에 따라 해당 문서의 보존 기한 변경이 금지된 경우 다음 메시지 창이 나타납니다.
2. ‘문서 보존 기한 변경 신청’ 창의 파일 목록에 선택한 파일들의 현재 보존 만료일이 표시됩니다. 보존 기한이 설정되지 않은 문서의 경우에는 현재 보존 만료일이 기한 없음으로 표시됩니다. 파일 추가 또는 제거를 클릭하여 보존 기한을 변경할 파일을 목록에 추가하거나 목록에서 제거할 수 있습니다.
- 파일 추가: 설정 창에 포함된 파일 이외에 다른 파일을 추가할 경우 클릭하여 파일을 추가합니다.
- 제거: 파일 목록에 포함된 파일 중에서 설정을 원하지 않는 파일을 선택하여 제거합니다.
3. 목록에서 체크박스를 클릭하여 파일을 선택한 후, 변경 후 보존 기한 항목에서 문서 보존 기한을 선택합니다.
- 보존 기한은 기한 없음, 1개월, 6개월 등에서 선택하거나, 사용자 지정 옵션이 표시될 경우, 특정 날짜를 선택하여 만료일을 설정할 수 있습니다. 기간을 선택할 경우에는 설정 일자를 기준으로 만료일이 계산되어 목록에 표시됩니다.
- 파일 목록에 여러 개의 파일이 있을 경우, 하나 이상을 선택하여 동일한 보존 기한을 일괄 설정할 수도 있고, 파일을 개별적으로 선택해 각기 다른 보존 기한을 지정할 수도 있습니다.
4. 모든 파일에 대해 변경 후 보존 기한 선택을 완료한 후, 다음을 클릭합니다.
5. 승인권자와 결재 방법을 선택하고 신청 버튼을 클릭합니다.
- 승인권자: 문서 보존 기한 변경 신청을 승인할 승인권자를 선택합니다. 본인 이외의 폴더관리자 중에서 선택할 수 있습니다.
- 결재방법: 문서 보존 기한 변경 신청을 결재할 방식을 선택합니다. 선결재 선택시에는 승인권자의 승인 후 문서 보존 기한이 변경되고, 후결재 선택시에는 신청과 함께 바로 문서 보존 기한이 변경됩니다. 사용자에게 적용된 변경 정책 및 선택한 문서에 따라 선결재, 또는 후결재로 고정될 수도 있습니다.
- 변경 신청 사유: 폴더 관리자가 확인할 변경 신청 사유를 입력합니다.
6. 사용자의 신청이 완료되면 사용자에게는 신청 완료 알림 및 이메일이 전송되고, 승인권자에게는 문서 보존 기한 변경 승인이 요청되었음을 알리는 알림 및 이메일이 발송됩니다. 후결재 방식이 적용되는 경우에는 곧바로 문서 보존 기한이 신청 내용에 따라 변경됩니다. 선결재 방식이 적용되는 경우에는 승인권자의 승인 완료 후에 문서 보존 기한이 변경되며, 승인 대기 상태에서는 문서 보존 기한 변경 신청을 취소할 수 있습니다.
승인권자의 승인 여부는 승인/반려 시 사용자에게 발송되는 알림 또는 이메일을 통해 확인하거나, 문서 보존 기한 변경 신청 이력에서 확인할 수 있습니다. 문서 보존 기한 변경 신청 이력을 조회하고, 선결재 대기중인 신청 건을 취소하는 방법은 문서 보존 기한 변경 신청 이력 및 결재 상태 확인하기를 참고합니다.