문서 카테고리 관리하기

새 문서 카테고리를 추가하거나 기존 카테고리를 삭제 또는 이동하는 등의 문서 카테고리 변경 작업은 관리자 웹페이지에서 문서 카테고리 – 관리 메뉴를 사용하여 수행할 수 있습니다. 

문서 카테고리 관리 화면 살펴보기

문서 카테고리 – 관리 메뉴를 선택하면 아래와 같은 ‘문서 카테고리 관리’ 화면이 나타납니다. 

❶   문서 카테고리 생성 정보

마지막으로 수행된 카테고리 생성 및 문서 분류 작업에 대한 정보를 보여주는 부분입니다.

1. 생성 완료일
   

문서 카테고리 생성 및 문서 분류 작업이 완료된 시간

1. 문서 카테고리 분류율
   

카테고리로 분류된 문서의 비율(분류된 문서 개수/총 문서 개수)

1. 자동 카테고리 최대 생성 단계
   

자동 카테고리 생성시 카테고리의 최대 단계 수

❷   수정 사항 적용 관련 항목

카테고리 변경 사항을 적용하는 수정 작업 적용 버튼과 적용 진행 상태을 보여주는 부분입니다.

1. 수정 작업 적용 버튼

변경된 카테고리를 적용한 카테고리 재생성 및 문서 재분류를 시작하는 버튼. 카테고리를 변경한 후, 이 버튼을 클릭하여 변경 내용을 적용해야 합니다.

1. 카테고리 재생성 및 수정사항 진행 상태

변경된 카테고리의 적용 상태를 보여주는 부분. 카테고리 재생성 및 문서 재분류 작업이 진행되고 있으면 진행 중으로, 진행 중인 작업이 없을 경우 진행 대기로 표시됩니다.

1. 진행 상태 보러가기 버튼

진행 상태를 보여주는 화면으로 이동하는 버튼

❸   카테고리 목록과 아이콘

생성된 카테고리 목록과 카테고리의 상태를 볼 수 있는 부분으로, 다음과 같은 항목들로 구성되어 있습니다.

카테고리 수동 생성에는 관리자가 직접 추가한 카테고리 목록이 표시되고, 카테고리 자동 생성에는 자동 생성된 카테고리 목록이 표시됩니다.

카테고리 변경 아이콘

다음과 같은 카테고리 변경 아이콘을 사용하여 카테고리를 수정할 수 있습니다.

아이콘	기능
	카테고리 이름을 변경합니다.
	하위 카테고리를 추가합니다.
	해당 카테고리를 다른 위치로 이동합니다.
	해당 카테고리를 삭제합니다.
	카테고리의 수정 사항을 무시하고 이전에 분류된 카테고리 목록으로 되돌립니다.
	자동 카테고리 재생성을 시작합니다.

카테고리로 커서를 가져가면 해당 카테고리에 사용할 수 있는 아이콘이 우측에 나타납니다.

카테고리 상태 아이콘

각 카테고리의 상태는 이름 왼쪽에 있는 아이콘을 통해 확인할 수 있습니다.

아이콘	카테고리 상태
	문서 분류까지 완료된 말단 문서 카테고리
	문서 분류까지 완료된 상위 레벨 문서 카테고리(하위 카테고리가 있는)
	변경 사항이 적용되지 않은(카테고리 생성 및 문서 분류가 수행되기 전) 말단 문서 카테고리
	변경 사항이 적용되지 않은(카테고리 생성 및 문서 분류가 수행되기 전) 상위 레벨 문서 카테고리
	삭제 예정 말단 문서 카테고리. 삭제를 취소할 수 있습니다.
	삭제 예정 상위 레벨 문서 카테고리. 삭제를 취소할 수 있습니다.

샘플문서 상태 아이콘

말단 카테고리에 등록된 샘플문서 수와 필터링 여부는 카테고리 상태 아이콘 왼쪽에 표시되는 아이콘의 모양과 색상으로 확인할 수 있습니다.

아이콘 모양	카테고리의 샘플문서 개수
	등록된 샘플문서 개수가 충분한 카테고리(충족 카테고리)
	등록된 샘플문서 개수가 부족한 카테고리(부족 카테고리)
	등록된 샘플문서가 없는 카테고리(미등록 카테고리)

아이콘 색상	샘플문서와 관련된 카테고리 상태
	샘플문서 필터링이 완료된 카테고리
	샘플문서 필터링 결과, 부적합 샘플문서를 사용하는 카테고리
	샘플문서 필터링이 실시되지 않은 카테고리

                 

카테고리 검색 창

카테고리 목록에서 특정 카테고리를 검색하는 창으로, 검색어로 카테고리 이름의 일부분만 입력해도 입력한 문자(열)가 포함된 모든 카테고리가 검색됩니다.

카테고리 필터

특정한 상태의 카테고리만 표시되도록 카테고리 출력 조건을 설정하는 필터입니다. 카테고리 상태 필터와 카테고리 샘플문서 상태 필터가 있으며, 두 필터를 동시에 설정할 수 있습니다.

❹  분류문서 탭 & 샘플문서 탭

선택한 카테고리로 분류된 문서를 조회하거나 수동 카테고리 생성 시 등록한 샘플문서를 조회, 수정, 필터링할 수 있는 부분입니다. 

문서 카테고리 추가하기

새 문서 카테고리를 추가하는 방법은 다음과 같습니다.

 

1.   관리자 웹페이지에서 문서 카테고리 – 관리 메뉴를 클릭합니다.

 

2.   문서 카테고리 관리 화면이 나타나면, 카테고리 목록에서 카테고리를 추가할 위치를 선택합니다. 최상단에 추가하려면 카테고리 수동 생성 우측의 추가 아이콘 을, 하위 카테고리를 추가하려면 해당 상위 카테고리 우측의 추가 아이콘을 클릭합니다. 

 
​

3.   빈 카테고리가 생성되면, 카테고리 이름을 입력하고 Enter를 누르거나   아이콘을 클릭합니다.

샘플문서가 등록된 카테고리에 하위 카테고리를 추가하면 등록된 샘플문서는 삭제됩니다

4.   말단 카테고리를 추가한 경우에는 문서 카테고리 처음 생성하기 아티클의 샘플문서 등록하기와 샘플문서 필터링하기를 참고하여, 해당 카테고리에 샘플문서를 등록한 후 샘플문서 필터링을 수행 합니다.

 

5.   문서 카테고리 변경 사항 적용하기를 참고하여 추가한 카테고리를 적용합니다.

문서 카테고리 삭제하기

다음과 같은 방법으로 수동 또는 자동 생성 카테고리 전체를 삭제하거나 특정 카테고리만 선택하여 삭제할 수 있습니다.   

1.    관리자 웹페이지에서 문서 카테고리 – 관리 메뉴를 클릭합니다.

 

2.    문서 카테고리 관리 화면이 나타나면, 카테고리 목록에서 삭제할 카테고리로 커서를 옮긴 후 우측에 표시되는 카테고리 삭제 아이콘 을 클릭합니다.
 

 

3.    삭제 여부를 확인하는 ‘카테고리 삭제’ 창이 팝업되면 삭제를 클릭합니다.

4.    기존에 적용된 카테고리를 삭제한 경우에는 변경 사항이 적용되기 전까지 다음 화면과 같이 회색으로 표시되어 계속 남아 있지만, 생성 후 아직 적용되기 전의 카테고리는 즉시 삭제됩니다. 

 

5.    카테고리 변경 사항 적용하기를 참고하여 카테고리 삭제로 인한 변경 사항을 적용합니다.

문서 카테고리 이동하기

문서 카테고리를 이동할 때에는 다음과 같은 제한 사항이 있습니다.

1. 자동 생성 카테고리는 수동 생성 카테고리로 이동할 수 있지만, 수동 생성 카테고리는 자동 생성 카테고리로 이동할 수 없습니다.
   
   
2. 샘플 문서가 등록된 카테고리로는 이동할 수 없습니다.

 

카테고리를 이동하는 방법은 다음과 같습니다.

1.   관리자 웹페이지에서 문서 카테고리 – 관리 메뉴를 클릭합니다.

 

2.    문서 카테고리 관리 화면이 나타나면, 문서 카테고리 목록에서 이동시킬 카테고리로 커서를 옮긴 후 우측에 표시되는 카테고리 이동아이콘 을 클릭합니다..

 

3.   ‘카테고리 이동’ 창이 나타나면, 새 상위 카테고리(목적지 카테고리)를 선택한 후 이동 버튼을 클릭합니다. 자동 생성 카테고리나 샘플문서가 등록된 수동 생성 카테고리는 선택할 수 없습니다.

 

 

4.   이동 여부를 재확인하는 ‘카테고리 이동’ 창이 팝업되면, 확인을 클릭합니다.

 

5.   선택한 목적지 카테고리의 하위 카테고리로 카테고리가 옮겨집니다. 변경 사항이 적용되기 전까지 이동한 카테고리의 아이콘은

 로 표시되고 카테고리의 샘플문서 상태 아이콘도 색으로 표시됩니다.

 

6.   카테고리 변경 사항 적용하기를 참고하여 카테고리 이동으로 인한 변경 사항을 적용합니다.

 

샘플문서 변경하기

샘플문서 추가 등록하기

샘플문서를 추가 등록하는 방법은 다음과 같습니다   

1.   관리자 웹페이지에서 문서 카테고리 – 관리 메뉴를 선택합니다. 

2.   ‘문서 카테고리 관리’ 화면이 나타납니다. 카테고리 목록에서 샘플문서를 추가 등록할 말단 카테고리를 선택합니다. 우측에 해당 카테고리로 분류된 문서 목록(분류문서 탭)이 표시됩니다. 샘플문서 탭을 클릭합니다. 

 
3.   현재 등록된 샘플문서 목록이 표시됩니다. 추가를 클릭합니다.

 
4.   ‘샘플문서 추가’ 창이 팝업되면, 업로드 파일 선택을 클릭한 후 ‘열기’ 창에서 샘플문서로 사용할 파일을 선택하고 열기를 클릭합니다.

 

5.   ‘샘플문서 추가’ 창에 선택한 파일이 추가됩니다. 파일을 모두 추가할 때까지 반복해서 업로드 파일 선택을 누르고 파일을 추가할 수 있습니다. 삭제 버튼을 사용해서 목록에 추가된 파일을 삭제할 수도 있습니다.

6.   파일 추가가 끝나면, 하단의 등록 버튼을 눌러 모든 파일을 샘플문서로 등록합니다. 일부 파일만 등록하려면 해당 파일의 체크 박스를 체크한 후 등록 버튼을 클릭합니다. 

 

7.   샘플문서를 추가하게 되면 필터링이 다시 진행됨을 안내하는 창이 팝업됩니다. 예를 클릭합니다.

 

8.   카테고리 변경 사항(여기서는 샘플문서 추가)을 적용하여 자동 카테고리가 모두 삭제되고 재생성됨을 안내하는 창이 팝업됩니다. 확인을 클릭합니다. 

9.   추가한 샘플문서 목록이 다음과 같이 화면에 출력됩니다. 이전 샘플문서 필터링 결과가 초기화되어 필터링 결과 항목과 샘플문서 사용 여부 항목이 각각 ‘필터링 전’과 ‘미정’으로 바뀝니다. 또한, 샘플문서가 부족했던 카테고리에 문서가 10개 이상 추가되면 샘플문서 상태 아이콘이 부족에서 충분으로 바뀝니다. 

 

10.   문서 카테고리 처음 생성하기 아티클의 샘플문서 등록하기을 참고하여 샘플문서 필터링을 다시 실시합니다. 

11.   샘플문서 필터링이 끝나면, 문서 카테고리 변경 사항 적용하기를 참고하여 샘플문서 변경 사항을 적용합니다.

샘플문서 삭제하기

잘못 등록했거나 부적합한 샘플문서는 다음 설명을 참고하여 삭제할 수 있습니다.

 

1.   관리자 웹페이지에서 문서 카테고리 – 관리 메뉴를 선택합니다. 

2.   ‘문서 카테고리 관리’ 화면이 나타납니다. 카테고리 목록에서 샘플문서를 삭제할 말단 카테고리를 선택합니다. 우측에 해당 카테고리로 분류된 문서 목록(분류문서 탭)이 표시됩니다. 샘플문서 탭을 클릭합니다. 

 

3.    등록된 샘플문서 목록이 표시되면, 삭제할 문서를 선택한 후 삭제를 클릭합니다.

 

4.    선택한 샘플문서가 삭제됩니다. 사용 상태인 샘플문서를 삭제한 경우에는 다음 과정이 추가로 진행됩니다.

①   샘플문서 필터링이 다시 진행됨을 안내하는 창이 팝업됩니다. 예를 클릭합니다. 

②   이전 필터링 결과가 초기화되어 필터링 결과 항목과 샘플문서 사용 여부 항목이 각각 ‘필터링 전’과 ‘미정’으로 바뀝니다.

 

③    문서 카테고리 처음 생성하기 아티클의 샘플문서 필터링하기을 참고하여 샘플문서 필터링을 다시 실시합니다. 

5.    문서 카테고리 변경 사항 적용하기를 참고하여 샘플문서 변경 사항을 적용합니다.

 

문서 카테고리 변경을 취소하고 이전 카테고리 목록으로 복구하기

문서 카테고리 변경 사항을 적용하기 전까지는 다음과 같은 복구 아이콘 을 사용하여 변경 사항을 취소하고 이전 상태로 복구할 수 있습니다. 

다음은 상황에 따라 어떤 복구  아이콘을 사용해야 하는지 정리한 것입니다.

1. 수동 생성 카테고리의 모든 변경을 취소하고 이전 상태로 되돌리기

카테고리 수동 생성의 복구 아이콘 클릭

1. 자동 생성 카테고리의 모든 변경을 취소하고 이전 상태로 되돌리기
   

카테고리 자동 생성의 복구 아이콘 클릭. 단, 수동 생성 카테고리에 변경 사항이 있는 경우에는 카테고리 수동 생성의 복구 아이콘을 클릭하여 먼저 수동 생성 카테고리를 복구해야 합니다.

1. 삭제한 카테고리 복구
   

카테고리 수동 또는 자동 생성의 복구 아이콘을 클릭하거나 해당 카테고리의 복구 아이콘 클릭

 

자동 카테고리를 수동 카테고리로 이동한 후 이를 취소하는 경우를 예로 들어 살펴봅니다. 이 경우는 수동 카테고리와 자동 카테고리가 모두 변경된 상태이므로, 먼저 수동 카테고리를 복구한 후 자동 카테고리를 복구해야 합니다.

1.   수동 카테고리 생성의 복구  아이콘을 클릭합니다.

 

2.  ‘수동 카테고리 초기화’ 창이 팝업되면, 초기화를 클릭합니다. 

 

3.   이동시켰던 카테고리가 카테고리 자동 생성 카테고리로 다시 돌아오지만 카테고리 아이콘이 아직 회색으로 표시됩니다. 카테고리 자동 생성의 복구  아이콘을 클릭합니다.

4.   ‘자동 카테고리 초기화’ 창이 팝업되면, 초기화를 클릭합니다. 

5.   카테고리가 완전히 복구되고 아이콘이 정상적으로 표시됩니다. 

문서 카테고리 변경 사항 적용하기

문서 카테고리를 변경한 후에는 다음과 같은 방법을 통해 변경 사항을 적용해야 합니다. 이 과정에서 카테고리가 다시 생성되고 문서가 재분류되며, 카테고리별 전문가 목록도 새로 생성됩니다. 

1.   ‘문서 카테고리 관리’ 화면의 좌측 상단에 있는 수정 사항 적용 버튼을 클릭합니다. 이 버튼은 카테고리를 변경한 경우에만 활성화됩니다.

 

카테고리를 변경했음에도 수정 사항 적용 버튼이 비활성화되어 있다면, 샘플문서를 추가하거나 삭제한 후 샘플문서 필터링을 실시하지 않은 경우입니다. 수정 사항 적용에 앞서 화면 우측 하단의 샘플문서 필터링 을 클릭하여 이 과정을 먼저 진행합니다. 

2.    다음과 같은 화면이 나타납니다.

화면 상단에는 문서 카테고리 변경을 적용하는 전체 과정이 표시되며, 현재 진행 중인 단계는 짙은 색으로 표시됩니다. 화면 하단에는 수동 카테고리와 자동 카테고리 변경 내역이 각각 표시됩니다.

자동 카테고리는 이전에 생성된 모든 자동 카테고리가 삭제되고 재생성되므 , ‘카테고리 삭제’ 항목에 모든 자동 카테고리의 개수가 표시됩니다

3.   다음을 클릭하여 다음 과정을 진행합니다. 취소를 클릭하면 수정 사항 적용을 클릭하기 이전 상태로 돌아갈 수 있습니다.
 

4.   이 후의 과정은 문서 카테고리 처음 생성하기 아티클의 다음 부분을 차례로 참고합니다.

①    미분류 문서의 자동 분류 여부 설정하기

②    시스템 관리자 승인 요청(멀티도메인 환경) 

③    카테고리 생성 및 문서 분류

④    카테고리별 전문가 목록 생성

⑤    카테고리 생성 완료 및 정보 보기

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