외부DRM 기능 소개
관리자, 사용자 공통 매뉴얼입니다.외부DRM 기능 소개
외부 협력사에 문서를 반출할 경우 외부DRM 반출 기능을 사용하면, 문서를 암호화하여 전달하고 인증된 협력사 사용자만 문서를 제한적으로 열람할 수 있도록 하여 정보 유출을 방지할
수 있습니다.
외부DRM 기능은 사용자가 수신자에게 암호화된 문서의 링크와 해당
문서를 열람하는 방법 등의 반출 링크정보를 제공하는 외부DRM 반출 기능과
발신자가 받은 문서를 편집한 후 사용자에게 회송하는 외부DRM 회송 기능으로 구성됩니다.
외부DRM 반출
외부DRM 반출 기능을 사용하기 위해, 사용자는 먼저 외부DRM 반출 신청을 해야 하며, 이때 수신자(협력사사용자)의
인증 방식, 인증 정보와 수신자에게 편집을 허용할지 여부를 지정할 수 있습니다. 승인권자가 사용자의 외부DRM 반출 신청을 승인하면, 사용자는 반출 링크 정보를 복사하여 이메일 또는 메신저 등을 통해 수신자에게 전송할 수 있습니다. 단, 후결재 방식이 적용될 경우에는 반출 신청 완료 후 즉시 링크
정보를 복사할 수 있습니다.
링크를 전달받은 수신자는 외부DRM 에이전트를 설치한 후, 암호화된 문서를 열람할 수 있습니다. 문서 열람 시에는 미리 지정된
인증 과정을 거쳐야 합니다.
외부DRM 회송
사용자가 외부DRM 반출 신청 시 협력사 편집을 허용한
경우 수신자(협력사 사용자)가 외부DRM 반출 문서를 열람한 후 편집하여 발신자에게 회송할 수 있습니다.
외부DRM 반출 및 회송 절차
외부DRM 반출 및 회송 절차는 다음과 같습니다.
절차
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사용자 구분
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내용
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외부DRM
반출 신청
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외부DRM 사용자
| 공유하고자 하는 폴더/파일을 선택하여 외부DRM 반출 신청을 합니다. 이때 관리자가 사전에 설정한 반출 정책에 따라 다음과 같은 선택 사항을 설정하거나 확인할 수 있습니다.
외부DRM
반출 신청이 완료되면, 선택한 파일에 대한 링크가 생성되며, 승인권자에게 승인 요청 알림 및 이메일이 발송됩니다.
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승인/반려 처리
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승인권자
| 승인 요청 알림을 받은 승인권자는 해당
결재 요청을 승인 또는 반려해야 됩니다.
선결재 방식이 적용되는 경우에는 승인권자의 승인 후에만 사용자가 외부DRM 반출을
진행할 수 있습니다.
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반출 링크 정보
전송
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외부DRM사용자
| 반출 링크 정보를 클립보드에 복사한 후
이메일이나 메신저에 붙여 넣어 협력사 사용자에게 전달합니다. 반출 링크 정보에는 외부DRM 파일 링크와 외부DRM 에이전트를 다운로드할 수 있는
링크 가 포함됩니다.
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외부DRM
에이전트 설치
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협력사 사용자
| 사용자로부터 이메일, 메신저 등으로 반출 문서와 함께 전달받은 외부DRM 에이전트
다운로드 링크를 클릭하여 설치 파일을 다운로드합니다. 다운로드한 설치 파일을 실행하여 외부DRM 에이전트를 설치합니다.
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반출문서 저장
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협력사 사용자
| 외부DRM
에이전트 설치 후 전송받은 외부DRM 파일 링크를 클릭하면 협력사 사용자 PC의 다운로드 폴더에 반출 문서가 다운로드 됩니다. 다운로드
완료된 반출문서를 클릭하면 자동으로 외부DRM 에이전트를 통해 외부DRM 문서함에 저장됩니다. |
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반출문서 열람
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협력사 사용자
| 사전에 설정된 문서 열람 인증절차 후에
협력사 사용자가 문서를 열람할 수 있습니다.
1. 외부DRM 에이전트를 실행하여 외부DRM 문서함을 연결합니다.
2. 외부 DRM 문서함에서 열람하고 싶은 문서를
더블 클릭합니다.
3. 이메일 OTP(One Time Password), 패스워드
인증 등 사전에 지정된 문서 열람 인증 절차를 진행합니다.
4. 반출문서를 열람합니다. |
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반출문서 회송
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협력사 사용자
| 사용자가 문서반출 시 협력사 편집을
허용한 경우 협력사 사용자가 발신자에게 반출 문서를 회송할 수 있습니다. 온라인 자동 회송
1. 외부DRM 반출 문서를 열람한 후 편집하여
저장합니다.
2. 외부DRM 에이전트에서 제공하는 외부DRM 문서 회송 기능을 이용하여 발신자에게 회송합니다. 오프라인 수동 회송 인터넷 연결이 어려울 경우 선택합니다. 암호화 후 압축한
파일을 이메일, 메신저 등을 통해 협력사 사용자가 직접 첨부해서 회송합니다. |
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회송문서 열람
|
외부DRM사용자
| 회송문서를 온라인 자동 회송으로
수신한 경우
알림 메시지를 통해 사용자 웹페이지로 이동
후 수신한 회송 문서를 중앙문서함에 저장하여 열람합니다. 수신한 회송 문서를 곧바로 저장하지 않을
경우, 추후 사용자 웹페이지 내 반출 관리 - 외부DRM 반출 - 회송 문서 탭에서 미저장 문서를 검색하여
저장할 수 있습니다. 회송문서를 오프라인 수동 회송으로
수신한 경우
이메일,
메신저 등으로 전달받은 외부DRM 회송 파일(*.cd_extDRM+)을
중앙문서함에 저장한 후 열람합니다. 중앙문서함에 저장하지 않은 회송 문서를 열람하려고 하면 보안
문제로 회송 문서의 열람을 진행할 수 없습니다.
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반출문서 삭제
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협력사 사용자
| 외부DRM
반출문서 열람 후 에이전트에서 제공하는 윈도우 탐색기의 컨텍스트 메뉴를 사용하여 반출문서를 삭제할 수 있습니다.
1. 에이전트에서 제공하는 윈도우 탐색기의 컨텍스트 메뉴에서 외부DRM 문서함으로 이동합니다.
2. 외부DRM 문서함 하위 폴더 중 삭제하려는
폴더를 선택한 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭합니다.
3. 표시되는 컨텍스트 메뉴에서 외부DRM 문서
삭제를 클릭하여 해당 항목을 삭제합니다. |
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외부DRM
에이전트 제거
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협력사 사용자
| 외부DRM
문서함에 저장된 반출 문서를 열람한 후에는 외부DRM 에이전트를 제거할 수 있습니다. 외부DRM 에이전트를 제거한 후에는 외부DRM 반출 항목을 저장 및 열람할 수 없습니다.
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