절차

사용자 구분

내용

외부DRM

반출 신청

외부DRM 사용자

공유하고자 하는 폴더/파일을 선택하여 외부DRM 반출 신청을 합니다. 이때 관리자가 사전에 설정한 반출 정책에 따라 다음과 같은 선택 사항을 설정하거나 확인할 수 있습니다.

•      폴더명/파일명: 전체 폴더명/파일명과 폴더 경로/파일 경로를 확인할 수 있습니다. 개인정보보호, 문서보안등급 기능을 사용할 경우에는 반출 폴더 또는 반출 파일에 포함된 개인정보의 수와 보안등급이 추가로 표시됩니다.

•      수신자 인증 방법 및 인증 정보: 온라인 인증 시 OTP 인증용 이메일 주소, 오프라인 인증 시 패스워드를 설정할 수 있습니다.

•      승인권자: 팀장/팀문서관리자 또는 폴더관리자 중에서 선택할 수 있으며, 관리자가 자가승인을 허용한 경우에는 승인권자를 사용자 본인으로 지정할 수 있습니다.

•      결재방법: 사전/사후 승인 여부 등을 설정할 수 있으며 일반 문서만 반출할 때와 보안등급문서나 개인정보문서를 포함하여 반출할 경우 선택할 수 있는 결재방법이나 반출 가능 여부가 다를 수 있습니다. 

•      협력사 편집 허용 여부:  관리자가 허용한 경우에 한하여 협력사 편집을 허용 또는 거부하도록 설정할 수 있습니다. 협력사 편집을 허용하면 협력사에서 외부DRM 반출 문서를 열람한 후 편집하여 사용자에게 회송할 수 있습니다.

•      적용된 보안 정책: 반출 문서에 적용되는 보안 정책을 확인할 수 있습니다.

•      반출 기한: 반출 폴더 또는 파일을 사용할 수 있는 기한을 확인하거나, 경우에 따라 재설정할 수 있습니다.

외부DRM 반출 신청이 완료되면, 선택한 파일에 대한 링크가 생성되며, 승인권자에게 승인 요청 알림 및 이메일이 발송됩니다.

외부DRM 반출을 신청하는 방법은 외부DRM 반출 신청하기를 참고합니다.

승인/반려

승인권자

승인 요청 알림을 받은 승인권자는 해당 결재 요청을 승인 또는 반려해야 됩니다.

선결재 방식이 적용되는 경우에는 승인권자의 승인 후에만 사용자가 외부DRM 반출을 진행할 수 있습니다.

승인권자가 외부DRM 반출 신청을 승인/반려하는 방법은 외부DRM 반출 신청 승인/반려하기를 참고합니다.

반출 링크

외부DRM사용자

반출 링크 정보를 클립보드에 복사한 후 이메일이나 메신저에 붙여 넣어 협력사 사용자에게 전달합니다. 반출 링크 정보에는 외부DRM 파일 링크와 외부DRM 에이전트를 다운로드할 수 있는 링크 가 포함됩니다.

반출 링크 정보를 복사하여 전송하는 방법은 협력사 사용자에게 외부DRM 반출 링크 정보 전송하기를 참고합니다.

외부DRM

에이전트 설치

협력사 사용자

사용자로부터 이메일, 메신저 등으로 반출 문서와 함께 전달받은 외부DRM 에이전트 다운로드 링크를 클릭하여 설치 파일을 다운로드합니다. 다운로드한 설치 파일을 실행하여 외부DRM 에이전트를 설치합니다.

외부DRM 에이전트 설치 방법 및 협력사 사용자가 외부DRM 문서를 사용하는 절차는 협력사 사용자가 외부DRM 반출문서 사용하는 방법을 참고합니다.

반출문서 저장

협력사 사용자

외부DRM 에이전트 설치 후 전송받은 외부DRM 파일 링크를 클릭하면 협력사 사용자 PC의 다운로드 폴더에 반출 문서가 다운로드 됩니다. 다운로드 완료된 반출문서를 클릭하면 자동으로 외부DRM 에이전트를 통해 외부DRM 문서함에 저장됩니다.

반출문서 열람

협력사 사용자

사전에 설정된 문서 열람 인증절차 후에 협력사 사용자가 문서를 열람할 수 있습니다.  

1.  외부DRM 에이전트를 실행하여 외부DRM 문서함을 연결합니다.

2.  외부 DRM 문서함에서 열람하고 싶은 문서를 더블 클릭합니다.

3.  이메일 OTP(One Time Password), 패스워드 인증등 사전에 지정된 문서 열람 인증 절차를 진행합니다.

4.  반출문서를 열람합니다.

반출문서 회송

협력사 사용자

사용자가 문서반출 시 협력사 편집을 허용한 경우 협력사 사용자가 발신자에게 반출 문서를 회송할 수 있습니다.

온라인 자동 회송

1.  외부DRM 반출 문서를 열람한 후 편집하여 저장합니다.

인터넷 연결이 어려울 경우 선택합니다. 암호화 후 압축한 파일을 이메일, 메신저 등을 통해 협력사 사용자가 직접 첨부해서 회송합니다.

회송문서 열람

외부DRM사용자

회송문서를 온라인 자동 회송으로 수신한 경우

알림 메시지를 통해 사용자 웹페이지로 이동 후 수신한 회송 문서를 중앙문서함에 저장하여 열람합니다. 수신한 회송 문서를 곧바로 저장하지 않을 경우, 추후 사용자 웹페이지 내 반출 관리 - 외부DRM 반출 - 회송 문서 탭에서 미저장 문서를 검색하여 저장할 수 있습니다.

이메일, 메신저 등으로 전달받은 외부DRM 회송 파일(*.cd_extDRM+)을 중앙문서함에 저장한 후 열람합니다. 중앙문서함에 저장하지 않은 회송 문서를 열람하려고 하면 보안 문제로 회송 문서의 열람을 진행할 수 없습니다.

사용자가 협력사 사용자로부터 전달받은 회송 문서를 열람하는 방법은 회송된 외부DRM 문서 열람하기를 참고합니다.

반출문서 삭제

협력사 사용자

외부DRM 반출문서 열람 후 에이전트에서 제공하는 윈도우 탐색기의 컨텍스트 메뉴를 사용하여 반출문서를 삭제할 수 있습니다.

1.  에이전트에서 제공하는 윈도우 탐색기의 컨텍스트 메뉴에서 외부DRM 문서함으로 이동합니다.

2.  외부DRM 문서함 하위 폴더 중 삭제하려는 폴더를 선택한 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭합니다.

3.  표시되는 컨텍스트 메뉴에서 외부DRM 문서 삭제를 클릭하여 해당 항목을 삭제합니다.

외부DRM

에이전트 제거

협력사 사용자

외부DRM 문서함에 저장된 반출 문서를 열람한 후에는 외부DRM 에이전트를 제거할 수 있습니다. 외부DRM 에이전트를 제거한 후에는 외부DRM 반출 항목을 저장 및 열람할 수 없습니다.