협력사 사용자가 외부DRM 반출 문서 사용하는 방법

외부DRM 문서의 링크를 수신한 협력사 사용자는 제공된 링크를 통해 해당 파일을 저장하고, 열람할 수 있습니다. 이를 위해 외부DRM 에이전트 설치 및 문서 열람을 위한 인증 절차를 거쳐야 합니다. 또한 반출 문서의 편집이 허용된 경우, 문서를 편집하여 저장하고 발신자에게 회송할 수 있습니다.

협력사 사용자가 외부DRM 반출 문서를 열람하고, 필요 시 발신자에게 회송하는 절차는 다음과 같습니다.

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①    외부DRM 에이전트 설치하기

1. 반출 문서는 외부DRM 에이전트를 통해 외부DRM 문서함에 저장된 후에 열람이 가능하므로, 먼저 외부DRM 에이전트를 설치해야 합니다. 외부DRM 에이전트는 문서중앙화 내부 사용자로부터 이메일, 메신저 등으로 반출 문서의 링크와 함께 전달받은 외부DRM 에이전트 설치 파일의 링크를 통해 설치할 수 있습니다.
   

②    반출 문서 저장하기

1. 외부DRM 에이전트 설치 후, 전송받은 외부DRM 파일 링크를 클릭하면 협력사 사용자 PC의 다운로드 폴더에 반출 문서가 다운로드 됩니다. 다운로드 완료된 반출 문서를 클릭하면 자동으로 외부DRM 에이전트를 통해 외부DRM 문서함에 저장됩니다.
   

③    반출 문서 열람하기

1. 외부 DRM 에이전트를 실행하여 외부 DRM 문서함을 연결한 후, 문서함에서 열람하고 싶은 문서를 더블 클릭합니다. 이메일 OTP, 패스워드 인증 등 사전에 지정된 문서 열람 인증 절차를 진행한 후, 문서를 열람할 수 있습니다.
   

④    반출 문서 회송하기

1. 사용자가 외부DRM 반출 신청 시 협력사 편집을 허용한 경우, 협력사 사용자가 반출 문서를 편집, 저장한 후 외부DRM 문서 회송 기능을 이용하여 발신자에게 회송할 수 있습니다.  
   

⑤    반출 문서 삭제하기

1. 반출 문서의 사용이 완료되면 에이전트에서 제공하는 윈도우 탐색기 컨텍스트 메뉴에서 문서를 삭제할 수 있습니다.
   

⑥    외부DRM 에이전트 제거하기

1. 외부DRM 문서함에 저장된 반출 문서를 열람한 후에는 외부DRM 에이전트를 제거할 수 있습니다. 외부DRM 에이전트를 제거한 후에는 외부DRM 반출 항목을 저장 및 열람할 수 없습니다.
   

 

외부DRM 에이전트 설치하기

1.     문서중앙화 내부 사용자로부터 이메일, 메신저 등으로 반출문서의 링크와 함께 전달받은 외부DRM 에이전트 다운로드 링크를 클릭하여 설치 파일을 다운로드합니다. 다운로드한 설치 파일을 실행하여 외부DRM 에이전트를 설치합니다. 

 2.     외부DRM 에이전트 설치가 완료되면 윈도우 작업표시줄에 외부DRM 에이전트 트레이 아이콘 이 표시되며, 아이콘을 클릭하여 트레이 메뉴를 사용할 수 있습니다. 메뉴 내용 및 사용 방법은 아래 목차 외부DRM 에이전트 트레이 메뉴 사용하기를 참고합니다.

 

외부DRM 에이전트 트레이 메뉴 사용하기

외부DRM 에이전트 트레이 메뉴는 외부DRM 에이전트 실행 후 윈도우 작업 표시줄 오른쪽 하단에 있는 알림 영역에서 외부DRM 에이전트 트레이 아이콘 을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 실행합니다.

 

  문서함 정보

현재 연결된 외부DRM 문서함에 대한 서버 및 드라이브 정보를 확인할 수 있습니다. 등록 정보 버튼을 클릭하면 외부DRM 문서함 연결 상태를 확인할 수 있습니다. 연결끊기 버튼을 클릭하면 연결을 해제할 수 있으며, 연결이 해제된 상태에서는 연결하기 버튼을 클릭하여 다시 연결할 수 있습니다.

  

  문서함 용량 변경

외부DRM 문서함 용량을 변경할 수 있습니다. 외부DRM 문서함 용량을 100MB에서 110MB로 변경하는 방법을 예를 들어 설명합니다.

 외부DRM 문서함 용량 변경 창의 외부DRM 문서함 설정 - 변경할 용량과 생성 위치 항목에 현재의 문서함 용량과 위치가 표시됩니다.

  변경할 용량 항목에 110MB를 입력한 후 변경 버튼을 클릭합니다.

 

  대기 상태가 대기 중에서 외부DRM 문서함 용량 변경 중으로 변경됩니다.

  대기 상태가 외부DRM 문서함 용량 변경 완료로 변경되면 닫기 버튼을 눌러 문서함 용량 변경을 완료합니다.

  정책 새로 고침 

현재 외부DRM 서버에 설정되어 있는 정책을 최신 상태로 업데이트할 수 있습니다. 외부DRM 서버와 통신할 수 있는 환경에 한하여 정책이 변경됩니다. 

  도움말

외부DRM 에이전트 사용 관련 도움말을 확인할 수 있습니다. 

 

 프로그램 정보

외부DRM 제품 버전, 수정일 그리고 에이전트 업데이트 필요여부를 확인할 수 있습니다. 업데이트 확인 버튼을 누르면 현재 사용중인 외부DRM 프로그램이 최신 버전이 아닌 경우 외부DRM 에이전트를 업데이트합니다.

  

  종료

외부DRM 에이전트를 종료합니다.

 

반출문서 저장하기  

외부DRM 에이전트 설치 완료 후, 전달받은 외부DRM 파일 링크를 클릭하면 협력사 사용자 PC의 다운로드 폴더에 반출 문서가 다운로드 됩니다. 다운로드 완료된 반출문서를 클릭하면 자동으로 외부DRM 에이전트를 통해 외부DRM 문서함에 저장됩니다. 

-   외부DRM 문서함은 사용자의 로컬디스크 내에 생성되는 가상 드라이브로 문서중앙화 보안 기능에 의해 보호되는 영역입니다. 외부DRM 문서함에 있는 문서는 문서중앙화 관리자의 설정에 따라 다른 드라이브로 복사/이동, 이메일/메신저 등에 첨부, 클립보드 복사, 화면 캡처, 인쇄 등이 제한될 수 있습니다. 문서에 적용되는 제한 사항을 확인하는 방법은 아래 목차 외부DRM 반출문서 속성 확인하기를 참고합니다.

-   외부DRM 문서함은 PC에 외부DRM 에이전트 설치 후 처음 실행될 때 생성되며, 이후 외부 DRM 에이전트 실행 시마다 연결됩니다.

1.    문서중앙화 내부 사용자로부터 이메일, 메신저 등으로 전달받은 외부DRM 파일 링크를 클릭합니다. 

 2.    표시되는 웹 브라우저에서 외부DRM 파일 목록과 파일 반출 기한을 확인한 후 링크를 클릭하면 협력사 사용자 PC의 다운로드 폴더(웹 브라우저에서 설정된 다운로드 위치)에 반출 문서가 다운로드 됩니다.

 3.    ２번 웹 브라우저 화면에서 우측 상단의 다운로드 받은 파일 열기를 클릭하거나 윈도우 탐색기에서 다운로드 완료된 반출 문서(*.cDRM+ 파일)를 클릭합니다. 다운로드 완료된 반출 문서를 클릭하면 자동으로 외부DRM 에이전트가 실행됩니다.

 

4.    외부DRM 에이전트가 처음 실행되는 경우, 외부DRM 문서함 생성을 위하여 ‘외부DRM 문서함 생성’ 창이 표시됩니다. 기존에 생성한 외부DRM 문서함이 존재하는 경우 외부DRM 문서함 생성 과정은 생략됩니다. 외부DRM 문서함 생성 위치와 요구 용량을 설정한 후 생성 버튼을 클릭하여 외부DRM 문서함을 생성합니다. 

 

5.    외부DRM 문서함 생성이 완료되었거나 이미 외부DRM 문서함이 존재하는 경우, ‘외부DRM 반출 항목 저장’ 창이 표시되며, 자동으로 압축해제 및 복호화가 진행됩니다.

6.    외부DRM 문서함 내에 폴더명이 ‘생성일[시]_사용자ID’인 폴더가 생성되고, 변환된 외부DRM 반출 문서가 이 폴더에 저장됩니다.

 

 

외부DRM 반출문서 속성 확인하기

외부DRM 문서함에 저장된 반출 문서는 문서중앙화 관리자의 반출 정책 설정에 따라 보안 기능(저장 금지, 이동 복사 금지, 인쇄 금지, 화면 캡처 금지, 클립보드 복사 금지)이 적용됩니다. 해당 문서에 적용된 보안 기능과 반출 기한, 인증 방식 등은 에이전트에서 제공하는 윈도우 탐색기 컨텍스트 메뉴를 통해 확인 가능합니다.

1. 활성화된 보안 정책: 관리자가 설정한 보안 정책에 따라 협력사 사용자가 반출 문서 열람 시 저장 금지, 이동 복사 금지, 클립보드 복사 금지, 화면 캡처 금지, 인쇄 금지 등의 보안 정책이 반출 문서에 적용됩니다. 보안 정책은 반출 문서를 열람한 프로그램이 종료될 때까지 해당 프로그램이 열람하는 모든 문서에 적용됩니다.
   

보안 정책	설명
저장 금지	관리자 또는 사용자가 협력사 편집 허용 여부를 허용 불가로 설정한 경우 저장 금지 보안 정책이 적용됩니다. 협력사 사용자가 반출 문서를 편집 및 저장할 수 없으며 해당 반출 문서를 열람한 프로그램은 해당 프로그램이 종료될 때까지 편집 및 저장이 금지됩니다.
이동 복사 금지	관리자의 설정 여부와 관계없이 항상 적용되는 보안 정책입니다. 해당 반출 문서에 대하여 윈도우 탐색기 이동 및 복사가 차단됩니다.
클립보드 복사 금지	해당 반출 문서를 열람한 프로그램은 해당 프로그램이 종료될 때까지 클립보드 복사 및 붙여넣기가 차단됩니다.
화면 캡처 금지	해당 반출 문서를 열람한 프로그램은 해당 프로그램이 종료될 때까지 화면 캡처가 차단됩니다.
인쇄 금지	해당 반출 문서를 열람한 프로그램은 해당 프로그램이 종료될 때까지 인쇄가 금지됩니다.

반출 문서 열람하기

외부DRM 문서함에 저장된 반출 문서를 더블 클릭하면 인증 절차를 거쳐 문서를 열람할 수 있습니다. 외부DRM 문서함이 연결되지 않은 경우에는 먼저 외부DRM 에이전트를 실행하여 외부DRM 문서함을 연결해야 합니다.

1.    바탕화면 및 시작 메뉴에 생성된 외부DRM 아이콘 을 클릭하여 외부DRM 에이전트를 실행하면 외부DRM 문서함이 연결됩니다. 반출 문서 저장을 통해 외부DRM 문서함이 연결되어 있는 경우에는 이 단계를 생략할 수 있습니다.

-    외부DRM 반출 문서를 저장하는 자세한 방법은 위의 목차 반출 문서 저장하기를 참고하세요.

-     협력사 사용자 PC의 다운로드 폴더에 저장된 반출 문서(*.cDRM+)를 클릭하면 “해당 반출 항목은 이미 저장된 항목입니다.” 라는 메시지가 나타납니다. 해당 화면에서 예 또는 아니오 버튼을 클릭하는 경우에도 자동으로 외부DRM 에이전트를 통해 외부DRM 문서함이 연결됩니다.

 

외부DRM 문서함 내의 반출 문서를 열람한 프로그램은 보안을 위해 프로그램 종료 전까지 저장 및 편집이 제한되므로, 다른 문서를 동시에 열람 중인 경우 반출 문서 열람 이전에 저장되지 않은 작업은 유실될 수 있습니다. 반출 문서를 열람하기 전에 해당 반출 문서의 열람 프로그램(Microsoft Office, notepad 등)을 사용하고 있었다면 해당 프로그램에서 저장 및 종료를 수행한 후 반출 문서의 열람을 수행해야 합니다. 예를 들어 확장자가 .xls인 외부DRM 반출 문서를 조회하려면 기존 작업이 유실되지 않도록 수행중인 excel 프로그램의 기존 작업을 저장 및 종료하여야 합니다.

2.    외부DRM 문서함 내에 열람을 원하는 문서를 더블 클릭하여 열람을 시도합니다. 열람 가능한 프로그램으로 설정되지 않은 프로그램이 실행될 경우에는 아래 메시지와 함께 열람이 차단됩니다.

외부DRM 반출 문서의 열람이 가능한 프로그램은 문서중앙화 보안 관리가 적용되는 일부 프로그램으로 제한됩니다.

-   이메일 OTP 인증: 반출 문서 열람 시마다 이메일로 일회용 비밀번호 (OTP - One Time Password)를 발급받아 인증을 진행합니다. 문서중앙화 내부 사용자가 반출 신청 시 등록한 이메일 주소를 입력하여 인증번호를 발급받습니다. 발급된 인증번호는 3분 동안 유효합니다. 

  ‘외부DRM OTP 인증’ 창에서 이메일 인증을 클릭합니다.

  등록된 이메일 주소를 입력하고, 인증번호 받기를 클릭합니다. 

  입력한 이메일 주소로 수신한 인증번호를 확인합니다. 

  OTP 인증번호 항목에 수신한 인증번호를 입력한 후 인증하기를 클릭합니다.

2.    외부DRM 에이전트에서 제공하는 윈도우 탐색기의 컨텍스트 메뉴에서 외부DRM 문서함으로 이동합니다.

 

 3.    회송할 폴더/파일을 선택한 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 외부DRM 문서 회송 메뉴를 선택합니다.

 

 4.    ‘외부DRM 문서 회송’ 창이 나타납니다. 다음은 외부DRM 문서 회송 창에 표시되는 반출 폴더와 파일의 예입니다. 필요시 폴더 추가, 파일 추가 후 원 발송자에게 회송할 정보와 방식을 선택하고 회송 버튼을 클릭하면 파일 회송이 완료됩니다. 

1. 온라인 자동 회송: 인터넷 연결이 가능할 경우 선택합니다. 선택한 파일/폴더를 암호화한 후 압축하여 서버로 자동 회송합니다. 
   

  회송할 폴더/파일을 선택합니다. 필요시 폴더 추가, 파일 추가 버튼을 클릭하거나, 파일 탐색기 창에서 파일을 마우스로 드래그하여 ‘외부DRM 문서 회송’창에 드롭하는 방식(drag & drop)으로 반출 신청할 폴더 또는 파일을 추가할 수 있습니다. 다음 버튼을 클릭합니다.

   발송자에게 회송할 정보를 작성합니다. 받는 사람, 보내는 사람, 제목, 내용을 입력 후 다음 버튼을 클릭합니다.

   온라인 자동 회송을 선택 후 회송 버튼을 클릭합니다.

   파일 회송 완료 메시지가 표시됩니다. 생성 파일이 서버로 자동 전송되었습니다. 닫기 버튼을 클릭하여 온라인 자동 회송을 완료합니다.

  회송할 폴더/파일을 선택합니다. 필요시 폴더 추가, 파일 추가 버튼을 클릭하거나, 파일 탐색기 창에서 파일을 마우스로 드래그하여 ‘외부DRM 문서 회송’창에 드롭하는 방식(drag & drop)으로 반출 신청할 폴더 또는 파일을 추가할 수 있습니다. 다음 버튼을 클릭합니다.

 발송자에게 회송할 정보를 작성합니다. 받는 사람, 보내는 사람, 제목, 내용을 입력 후 다음 버튼을 클릭합니다.

 오프라인 수동 회송을 선택 후 저장 파일명을 입력하기 위해  버튼을 클릭합니다.

 ‘다른 이름으로 저장’ 창이 나타나면 발송자에게 표시될 회송 파일 이름을 입력합니다. 파일 확장자는 *.cd_extDRM+로 자동 설정됩니다. 저장 버튼을 클릭합니다.

파일 저장이 완료되었습니다. 주의사항 복사 버튼을 클릭하여 주의사항을 클립보드에 복사합니다. 

저장된 회송 파일을 이메일/메신저 등에 첨부하여 전달합니다. 클립보드에 복사된 주의사항을 함께 전달합니다.

반출 문서 삭제하기

외부DRM 반출 문서는 에이전트에서 제공하는 윈도우 탐색기의 컨텍스트 메뉴에서 삭제할 수 있습니다.

 

1.     외부DRM 문서함 하위 폴더 중 삭제하려는 폴더를 선택한 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭합니다.

2.     표시되는 컨텍스트 메뉴에서 외부DRM 문서 삭제를 클릭하여 해당 항목을 삭제합니다.

 

외부DRM 에이전트 제거하기

외부DRM 문서함에 저장된 반출문서를 열람한 후에는 외부DRM 에이전트를 제거할 수 있습니다. 외부DRM 에이전트를 제거한 후에는 외부DRM 반출 항목을 저장 및 열람할 수 없습니다.

1.     PC에서 [시작] 버튼을 클릭하고 입력 화면에 “외부DRM”을 입력한 후 [ClouDoc(외부DRM 전용)제거]를 클릭합니다.

 

 

2.     외부DRM 문서함을 생성한 경우 에이전트 제거 시, ‘보안 디스크 삭제’ 창이 표시됩니다. 외부DRM 문서함 삭제를 원할 경우 해당 항목을 체크 후 [삭제] 버튼을 클릭합니다.

외부DRM 문서함을 삭제할 경우 해당 문서함 내에 저장된 외부DRM 반출문서도 함께 삭제됩니다.