외부DRM 반출 신청하기
외부 협력사에 문서를 반출할 경우 외부DRM 반출 기능을 사용하면, 문서를 암호화하여 전달하고 인증된 협력사 사용자만 문서를 제한적으로 열람할 수 있도록 하여 정보 유출을 방지할
수 있습니다.
외부DRM 반출을 위해서는 사용자가 먼저 외부DRM 반출을 신청해야 합니다. 반출 신청이 완료되면 승인권자의 승인
후에 반출 링크 정보를 복사하여 이메일, 메신저 등을 통해 협력사에 전송할 수 있습니다. 단, 후결재 방식이 적용되는 경우에는 반출 신청 완료 후 즉시 복사가
가능합니다.
사용자는 윈도우 탐색기 컨텍스트 메뉴를 사용하여 외부DRM반출을 신청할
수 있으며, 신청 시 다음과 같은 단계를 거치게 됩니다.
① 반출
신청 시작 및 파일 선택
② 반출
기한 설정
③ 협력사
사용자의 인증 방식 설정
④ 반출
신청서 작성 및 승인 요청
선택한 폴더/파일에 대한 외부DRM 반출이 사용자에게 허용되지 않은 경우에는 외부DRM 반출 신청 메뉴를 사용할
수 없습니다.
- 개인정보문서, 보안등급문서는 관리자의 설정에 따라 반출이 제한되거나 금지될 수 있습니다.
- 관리자가 반출문서의 용량을 제한한 경우 제한된 용량보다 크기가 큰 문서의 반출이 금지됩니다.
- 사용자에게 읽기, 편집 권한이 없거나, 승인권자 정보가 없는 파일 선택 시 외부DRM 반출 신청을 진행할 수 없습니다.
- 사용자에게 외부DRM 정책이 적용되지 않은 경우에는 외부DRM 반출을 사용할 수 없습니다.
- 폴더명/파일명: 마우스 커서를 폴더명/파일명 위로 이동하면 전체 폴더명/파일명과 폴더경로/파일경로를 확인할 수 있습니다.
- 개인정보: 폴더명/파일명 아래 표시된 건수(n 건) 위로 마우스 커서를 이동하면 반출 폴더 또는 반출 파일에 포함된 개인정보의 수를 확인할 수 있습니다.
- 보안등급: 보안등급이 여러 개인 경우 가장 높은 보안등급 1개가 표시되고, 표시된 보안등급 항목으로 마우스 커서를 이동하면 전체 보안등급명과 개수를 확인할 수 있습니다.
고객사의 환경 및 관리자의 설정에 따라 사용 가능한 기능이 제한될 수 있습니다.3. 필요시 폴더 추가, 파일 추가 버튼을 클릭하거나, 윈도우
탐색기 창에서 파일을 마우스로 드래그하여 ‘외부DRM 반출
신청’ 창에 드롭하는 방식(drag & drop)으로
반출 신청할 폴더 또는 파일을 추가합니다.
다음과 같은 폴더/파일은 추가하여 한 번에 반출할 수 없으며, 필요 시 새로운 반출 건으로 별도 신청해야 합니다
- 기존에 선택된 폴더/파일과 다른 문서함(드라이브)에 위치할 경우
- 기존 폴더/파일과 공통된 승인권자가 지정되어 있지 않아서 같은 승인권자에게 승인을 받을 수 없는 경우
4. 설정한
정보를 확인한 후 다음 버튼을 클릭하면 협력사 직원의 인증 방식을 설정할 수 있습니다.
반출 기한 설정
필요 시 반출 기한 오른쪽의 
아이콘을 클릭하여 반출 기한을 재설정합니다. 반출
기한은 관리자가 반출 기한을 고정하지 않은 경우에만 설정 가능하며, 관리자가 설정한 최대 기간 내에서
지정할 수 있습니다. 지정된 반출 기한이 경과하면 해당 반출 폴더 또는 파일은 사용할 수 없습니다.
- 표준시 기준으로 시간체크: 표준시 서버와 통신하여 정확한 반출 기한 만료 여부를 확인합니다.
반출 기한은 이후 어느 단계에서나 설정할 수 있습니다.
협력사 사용자의 인증 방식 설정
1. 협력사 사용자의 인증 방식을 설정합니다. 관리자의 설정에 따라 온라인 인증 또는 오프라인 인증 정보를 설정하거나, 두 방식 중에서 선택하여 설정할 수 있습니다.
- 온라인 인증 방식: 반출 문서 열람 시 외부DRM 서버와 통신하여 이메일 OTP 인증을 통해 열람 여부를 결정합니다. 외부DRM 서버와 통신할 수 없는 환경에서는 해당 반출 문서를 열람할 수 없습니다.
- 이메일 OTP 인증: 반출문서 열람에 필요한 일회용 비밀번호(OTP - One Time Password)를 발급할 이메일 주소를 입력합니다. 협력사 사용자에게는 외부DRM 인증번호가 해당 이메일 주소로 전송됩니다. 협력사 사용자가 반출문서를 열람하려면 이 인증번호를 입력해야 합니다.
- 오프라인 인증 방식: 반출 문서 열람 시 외부DRM 서버와 통신 없이 패스워드 인증을 통해 열람 여부를 결정합니다.
- 패스워드 인증: 반출문서 열람에 필요한 패스워드를 입력합니다. 협력사 사용자가 반출문서를 열람하려면 이 패스워드를 입력해야 합니다.
2. 인증
방식을 설정한 후 다음 버튼을 클릭하면 승인권자에게 승인을 요청할 수 있습니다.
반출 신청서 작성 및 승인 요청
1. 외부DRM 반출 신청서를 작성하여 승인권자에게 결재를 올립니다. 승인권자, 결재방법, 신청사유, 협력사 편집 허용 여부, 반출 기한 등 세부 설정을 변경 및 확인한 후 신청 버튼을 클릭하면 반출 신청이 완료됩니다.
승인권자는 관리자의 설정에 따라 팀장/팀문서관리자 또는
폴더관리자 중에서 선택할 수 있습니다. 단, 관리자가 자가승인을
허용한 경우에는 승인권자를 사용자 본인으로 지정할 수 있습니다.문서 종류 | 관리자가 설정한 결재 방식 | 사용자의 외부DRM 반출
방법 |
일반 문서 | 선결재 | 승인권자의 승인이 완료된 이후에 외부DRM 반출을 수행할 수 있습니다. |
후결재 | 승인권자의 승인여부와 관계없이 외부DRM 반출을 수행할 수 있습니다. 사후 승인 방법이 적용됩니다. | |
선결재/후결재 | ‘외부DRM 반출
신청 창’에서 사용자가 결재방법(선결재 또는 후결재)을 선택할 수 있습니다. | |
금지 | 승인권자의 승인여부와 관계없이 사용자의 외부DRM 반출이 불가능합니다. | |
보안등급문서 | 선결재 | 반출문서에 보안등급문서가 포함된 경우 승인권자의 승인이 완료된 이후에 외부DRM 반출을 수행할 수 있습니다. |
후결재 | 반출문서에 보안등급문서가 포함된 경우에도 승인권자의 승인여부와 관계없이 외부DRM 반출을 수행할 수 있습니다. 사후 승인 방법이 적용됩니다. | |
선결재/후결재 | 반출문서에 보안등급문서가 포함된 경우 ‘외부DRM 반출 신청 창’에서 사용자가 결재방법(선결재 또는 후결재)을 선택할 수 있습니다. | |
금지 | 반출문서에 보안등급문서가 포함된 경우 승인권자의 승인여부와 관계없이 사용자의 외부DRM 반출이 불가능합니다. | |
보안 등급별 세부 설정 | 반출문서에 보안등급문서가 포함된 경우 관리자가 보안 등급별 세부 설정을 진행하였다면 문서 보안
등급에 따라 결재 방식이 선결재 또는 후결재, 선결재/후결재, 금지 등으로 설정될 수 있습니다. | |
개인정보문서 | 선결재 | 반출문서에 개인정보문서가 포함된 경우 승인권자의 승인이 완료된 이후에 외부DRM 반출을 수행할 수 있습니다. |
후결재 | 반출문서에 개인정보문서가 포함된 경우에도 승인권자의 승인여부와 관계없이 외부DRM 반출을 수행할 수 있습니다. 사후 승인 방법이 적용됩니다. | |
선결재/후결재 | 반출문서에 개인정보문서가 포함된 경우 ‘외부DRM 반출 신청 창’에서 사용자가 결재방법(선결재 또는 후결재)을 선택할 수 있습니다. | |
금지 | 반출문서에 개인정보문서가 포함된 경우 승인권자의 승인여부와 관계없이 사용자의 외부DRM 반출이 불가능합니다. |
- 기본 신청사유는 "사용자 이름(예: 홍길동)이(가) [폴더명/파일명]의 외부DRM 반출 신청합니다."로 설정되며, 폴더/파일 추가 시 "사용자 이름(예: 홍길동)이(가) [폴더명/파일명]외 n개의 외부DRM 반출 신청합니다."로 변경 설정됩니다.
관리자가 설정한 협력사 편집 허용 여부 | 설명 |
허용 | 관리자가 협력사 편집을 허용한 경우 협력사에서 외부DRM 반출
문서를 열람한 후 편집하여 사용자에게 회송할 수 있습니다. |
불가 | 관리자가 협력사 편집 허용 여부를 불가로 설정한 경우 저장 금지 보안 정책이 적용되며
협력사 사용자가 편집하여 사용자에게 회송할 수 없습니다. |
허용/불가 | 사용자가 문서 반출 시 협력사 편집 허용 여부(허용 또는 불가)를 선택할 수 있습니다. |
보안 정책 | 설명 |
저장 금지 | 관리자 또는 사용자가 협력사 편집 허용 여부를 불가로 설정한 경우 저장 금지 보안 정책이 적용됩니다. 협력사 사용자가 반출 문서를 편집 및 저장할 수 없으며 해당 반출 문서를
열람한 프로그램은 해당 프로그램이 종료될 때까지 편집 및 저장이 금지됩니다. |
이동 복사 금지 | 관리자의 설정 여부와 관계없이 항상 적용되는 보안 정책입니다. 해당
반출 문서에 대하여 윈도우 탐색기 이동 및 복사가 차단됩니다. |
클립보드 복사 금지 | 해당 반출 문서를 열람한 프로그램은 해당 프로그램이 종료될 때까지 클립보드 복사 및 붙여넣기가 차단됩니다. |
화면 캡처 금지 | 해당 반출 문서를 열람한 프로그램은 해당 프로그램이 종료될 때까지 화면 캡처가 차단됩니다. |
인쇄 금지 | 해당 반출 문서를 열람한 프로그램은 해당 프로그램이 종료될 때까지 인쇄가 금지됩니다. |
2. 선결재
방식인 경우 승인권자의 승인 후 반출 문서의 링크를 복사할 수 있습니다. 후결재 방식인 경우 반출 신청
완료 시 곧바로 반출 문서의 링크를 복사하여 협력사에 전달할 수 있습니다.
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