모바일 앱에서 대외용 링크메일 사용하기
대외용 링크메일은 외부에 있는 수신자에게 중앙문서함 파일의 링크를 전달하여 대용량 파일을 공유할
수 있는 기능입니다. 공유할 문서의 웹링크를 포함한 이메일이 사용자가 대외용 링크메일 보내기 요청 시
입력한 메일 주소로 자동 발송되는 것 외에는 대외용 웹링크 복사와 기능이 동일합니다.
대외용 링크메일은 대외문서교환 서비스 구매 시 사용 가능한 기능입니다. 대외문서교환 서비스에 대한 설명은 대외문서교환 서비스 소개를 참고합니다.모바일 앱에서 대외용 링크메일을 사용하여 문서를 공유하는 절차는 다음과 같습니다.
① 대외용 링크메일 요청: 링크를 생성할
파일을 선택하여 대외용 링크메일을 요청합니다. 이때, 수신자의
이메일 주소와 메일 내용을 입력하고, 수신자가 문서를 다운로드 시 적용될 인증 방식, 다운로드 허용 횟수 및 유효기간 등을 설정하며, 필요 시 결재 방식과
승인권자를 선택합니다. 선결재 승인 방식이 적용되는 경우에는 사용자가 대외용 링크메일을 요청한 후 승인권자의
승인 완료 시 메일이 전송됩니다. 승인이 필요 없거나 후결재 승인 방식이 적용되는 경우에는 사용자의
요청 후 곧바로 메일이 전송됩니다.
② 승인권자가
요청 승인: 관리자의 설정에 따라 승인이 필요한 경우, 대외용
링크메일 요청 시 선택한 승인권자에게 승인이 요청됩니다. 승인권자도 모바일 앱에서 사용자의 요청을 승인
또는 반려할 수 있습니다.
대외용 링크메일의 용도와 사용 방법에 대한 상세한 설명은 대외용 링크메일 사용하기를 참고합니다.수신자가 이메일 또는 메신저로 전달받은 링크에서 문서를 다운로드(또는 열람)하는 방법은 수신한 웹링크에서 문서 다운로드/열람하기를 참고합니다.
대외용 링크메일을 요청하기 위해서는 먼저 문서함에서 링크를 생성할 파일을 선택한 후, 우측의 작업 아이콘을 탭하고 대외용 링크메일 보내기를 선택합니다. 이후 다음과 같은 단계가 진행됩니다.
메일 작성(③번 단계)을 제외한 모든 절차는 문서링크 복사와 동일하게 진행됩니다. 본 목차에서는
메일 작성 단계에 대해서만 설명하며, 기타 단계별 화면 예시 및 사용 방법 설명은 모바일 앱에서
문서링크 복사 사용하기의 문서링크 복사
요청하기 목차를 참고합니다.대외용 링크메일 승인 현황 확인 및 링크메일 다시 보내기
다음과 같은 방법으로 대외용 링크메일 요청의 승인 현황을 확인하고, 필요
시 링크메일을 다시 전송할 수 있습니다.
1. 문서함 페이지
좌측 상단의 메뉴 아이콘을 터치하여 ‘사이드메뉴’ 창으로 이동합니다.
2. 링크 공유 항목
중 링크메일을 터치한 후, ‘링크메일’ 창에서 승인 요청한 문서 탭을 선택합니다.
3. 사용자의
대외용 링크메일 요청 목록에 승인 대기, 승인 완료, 승인
거절과 같이 승인 상태가 표시됩니다. 승인이 필요하지 않은 경우 전송 완료로 표시되며, 승인 대기 중인 요청의 우측에는 처리대기 마크가 추가로 표시됩니다.
4. 요청
항목을 터치하면 해당 요청의 상세 내용이 표시됩니다. 요청의 승인 상태가 승인 완료, 전송 완료일 경우, 또는 승인 대기 상태이나
후결재가 적용되는 경우, 여기에 링크메일 보내기 버튼이 표시됩니다. 버튼을 터치하면 해당 링크메일을 다시 전송할 수 있습니다.
승인권자가 대외용 링크메일 요청을 승인/반려하는 방법
승인권자는 다음과 같은 방법으로 대외용 링크메일 요청에 대해 승인하거나 반려할 수 있습니다.
1. 문서함 페이지
좌측 상단의 메뉴 아이콘을 터치하여 ‘사이드메뉴’ 창으로 이동합니다.
2. 링크 공유 항목 중 링크메일을 터치한 후, ‘링크메일’ 창에서 승인요청 받은 문서 탭을 선택합니다
3. 승인 요청 목록 중 처리대기 상태로 표시된 승인 요청을 승인/반려할 수 있습니다. 결재 처리할 항목을 터치하여 승인 요청 내역을 확인합니다.
4. 하단의 승인 또는 반려 버튼을 터치합니다.
5. 사유 입력 창에서 승인/반려 사유를 입력한 후 확인을 선택하면 결재 처리가 완료됩니다.
링크메일의 전송
관리자의 설정에 따라 승인이 필요하지 않은 경우에는 수신자 인증 방식 설정 후 링크메일 요청이 완료되며
곧바로 링크메일이 발송됩니다.
승인이 필요한 경우에는 승인권자와 결재 방식 선택(사용자가 결재
방식을 선택하도록 설정된 경우) 후, 승인 요청을 하게 됩니다. 후결재 시에는 승인 요청 후 곧바로 링크메일이 발송되며, 선결재
시에는 승인권자의 승인 이후에 메일이 발송됩니다.
발송되는 링크메일의 내용은 다음의 예와 같습니다.
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