모바일 앱에서 문서링크 복사 사용하기

문서링크 복사 기능을 사용하면, 내부 또는 외부의 수신자에게 중앙문서함 파일의 링크를 전달하여 대용량 파일을 공유할 수 있습니다.

모바일 앱에서 문서링크 복사를 사용하여 수신자에게 링크를 전달하는 절차는 다음과 같습니다.

  ①  문서링크 복사 요청: 링크를 생성할 파일을 선택하여 문서링크 복사를 요청합니다. 이때, 수신자가 문서를 다운로드 시 적용될 인증 방식, 다운로드 허용 횟수 및 유효기간 등을 설정하며, 필요 시 결재 방식과 승인권자를 선택합니다. 선결재 승인 방식이 적용되는 경우에는 사용자가 문서링크 복사를 요청한 후, 승인권자의 승인 완료 시 문서링크를 사용할 수 있게 됩니다. 승인이 필요 없거나 후결재 승인 방식이 적용되는 경우에는 문서링크를 곧바로 사용할 수 있습니다.

  ②  승인권자가 문서링크 복사 요청 승인: 관리자의 설정에 따라 승인이 필요한 경우, 문서링크 복사 시 선택한 승인권자에게 승인이 요청되며, 승인권자도 모바일 앱에서 문서링크 복사 요청을 승인 또는 반려할 수 있습니다.

  ③  문서링크를 수신자에게 전달: 클립보드에 복사된 문서링크를 메신저 또는 이메일 본문에 붙여 넣어 수신자에게 전달할 수 있습니다. 승인권자의 승인 대기 등의 이유로 클립보드에 복사된 문서링크를 곧바로 사용할 수 없는 경우에는 승인 현황 확인 창에서 문서링크를 다시 복사하여 사용할 수 있습니다.

문서링크 복사의 용도와 사용 방법에 대한 상세한 설명은 문서링크 복사 사용하기를 참고합니다.

수신자가 이메일 또는 메신저로 전달받은 링크에서 문서를 다운로드(또는 열람)하는 방법은 수신한 문서링크에서 문서 다운로드/열람하기를 참고합니다.

문서링크 복사 요청하기

 

문서링크 복사를 요청하기 위해서는 먼저 문서함에서 링크를 생성할 파일을 선택한 후, 우측의 작업 아이콘을 탭하고 문서링크 복사를 선택합니다. 이후 다음과 같은 단계가 진행됩니다.

 ①  수신자 유형 선택

 ②  파일 추가/삭제 및 다운로드 제한 사항 설정

 ③  수신자 인증 방식 설정

 ④  승인권자 선택 (관리자의 설정에 따라 승인이 필요하지 않은 경우 이 단계는 생략됩니다.)

선택한 파일이 관리자가 문서링크 복사를 허용하지 않은 문서함에 위치하거나, 사용자가 해당 파일에 대해 읽기 권한을 보유하지 않은 경우, 작업 메뉴에 문서링크 복사가 표시되지 않습니다. 

사용자에게 적용된 문서링크 정책이 없는 경우, 문서링크 복사 메뉴를 선택하더라도 해당 기능을 사용할 수 없습니다. 이 경우 관리자에게 문서링크 정책 적용을 요청해야 합니다.

①  수신자 유형 선택

1.   ‘문서링크 복사’ 창이 표시되면, 가장 먼저 수신자 유형을 선택하게 됩니다. 선택 가능한 수신자 유형은 다음과 같으며, 관리자의 설정에 따라 위의 오른쪽 그림과 같이 일부 유형만 선택 가능할 수 있습니다.

1. 내부 직원: 같은 회사 직원으로, 주로 사내 문서중앙화 서비스 사용자에 해당합니다.

1. 계열사 직원: 같은 그룹 내 회사 직원으로, 주로 지정된 이메일 도메인(예: mcloudoc.com)을 사용합니다.

1. 협력사 직원: 내부 및 계열사 직원 외에 업무상 문서 공유가 필요한 외부 수신자에 해당합니다. 

2.   다음 버튼을 터치하여, 다음 단계로 이동합니다. 

②  파일 추가/삭제 및 다운로드 제한 사항 설정

이 단계에서는 문서링크를 생성할 파일 정보가 표시됩니다. 선택된 파일의 개수 및 총 용량과 각각의 파일 이름, 용량, 보안 등급을 확인하고, 필요에 따라 파일을 추가로 선택하거나 선택 해제할 수 있습니다. 또한 기본 설정된 다운로드 유효기간과 다운로드 허용 횟수를 변경할 수 있습니다.

 

1.   파일명 우측의 아이콘을 탭하여 상세정보를 선택하면 파일의 위치, 크기, 생성일, 보안등급 등 상세정보를 확인할 수 있습니다. 삭제 선택 시에는 선택한 파일 목록에서 해당 파일이 삭제됩니다.

2.   선택한 파일 목록 하단의 아이콘 을 터치하면 동일한 문서함에서 링크를 생성할 파일을 추가로 선택할 수 있습니다. 원하는 폴더로 이동하여 파일을 선택한 후 완료 버튼을 터치하면, 선택한 파일 목록에 파일이 추가됩니다.

1. 선택한 파일에 승인권자 정보가 없거나, 기존에 선택된 파일과 공통된 승인권자가 없을 경우, 다음 단계로 진행 시 아래 왼쪽 그림과 같이 오류 메시지가 표시됩니다. 공통된 승인권자가 없을 경우에는 각 파일에 대해 별도로 문서링크 복사를 실행해야 하며, 승인권자 정보가 없는 파일의 경우에는 관리자에게 승인권자 설정을 요청해야 합니다.
   

1. 선택한 파일에 대해 문서링크 복사를 사용할 권한이 없을 경우, 다음 단계로 진행 시 아래 오른쪽 그림과 같은 오류 메시지가 표시됩니다. 이 경우, 해당 파일을 제외한 후 다음 단계로 진행합니다.
   

3.   선택한 파일 목록에서, 목록 우측 상단의 파일 선택 을 터치하면, 다음과 같이 목록에서 삭제할 파일을 선택한 후 휴지통 아이콘 을 터치하여 한 번에 삭제할 수 있습니다. 이때 전체 선택 터치 시 목록의 모든 파일을 한꺼번에 선택할 수 있습니다.

4.   다운로드 유효기간 우측의 날짜를 터치하면 다운로드 유효 기간을 변경할 수 있습니다. 캘린더에서 유효기간 종료일을 선택한 후 완료 버튼 터치합니다.

1. 설정된 기간 이후에는 수신자가 링크에서 문서를 다운로드할 수 없습니다.
   

1. 선택할 수 있는 기간은 관리자의 설정에 따라 제한될 수 있으며, 관리자가 유효기간을 고정한 경우에는 변경이 불가능합니다.
   

    

5.   다운로드 횟수 제한 우측의 숫자를 터치하면 다운로드 허용 횟수를 변경할 수 있습니다. 안내된 범위 내에서 다운로드를 허용할 횟수를 입력한 후 완료 버튼을 터치합니다.

1. 수신자는 설정된 다운로드 횟수를 초과하여 문서를 다운로드할 수 없습니다.
   

1. 입력할 수 있는 다운로드 횟수는 관리자의 설정에 따라 제한될 수 있으며, 관리자가 횟수를 제한하지 않은 경우에는 제한 없음을 선택할 수도 있습니다.
   

1. 관리자가 다운로드 횟수를 고정한 경우에는 변경이 불가능합니다.
   

     

6.   필요한 설정을 모두 마친 후 다음 버튼을 터치하여 다음 단계로 진행합니다.

③  수신자 인증 방식 설정

이 단계에서는 수신자 인증 방식을 선택하고 필요한 인증 정보를 입력합니다. 수신자 인증 방식의 종류는 다음과 같으며 아래 그림의 예(왼쪽: 내부직원, 오른쪽: 계열사직원)와 같이 관리자의 설정에 따라 수신자 유형별로 선택 가능한 인증 방식이 달라질 수 있습니다.

1. 문서중앙화 에이전트 로그인: 수신자가 문서중앙화 에이전트에 로그인한 상태에서 링크된 문서에 접근할 수 있습니다.
   

1. 이메일 OTP 인증: 수신자가 이메일로 OTP(One Time Password)를 수신하여 입력한 후 링크된 문서에 접근할 수 있습니다.
   

1. 패스워드 인증: 수신자는 사용자가 문서링크 복사 요청 시 지정한 패스워드를 입력한 후 링크된 문서에 접근할 수 있습니다.
   

1.   수신자에게 적용할 인증 방식을 체크하여 선택합니다.

1. 선택 가능한 인증 방식이 여러 개 표시되는 경우, 복수 선택이 가능합니다.
   

1. 관리자가 필수로 설정한 옵션(예: 위의 오른쪽 화면에서 문서중앙화 에이전트 로그인 방식)의 경우 자동적으로 선택되며, 선택을 해제할 수 없습니다.
   

1. 필수로 설정된 옵션이 없는 경우에는 수신자 인증을 선택하지 않고 문서링크 복사를 진행할 수 있습니다. 

2.   선택한 옵션에 따라 다음과 같이 인증 정보를 입력합니다.

1. 패스워드 인증: 수신자 인증 시 사용할 패스워드를 지정하여 입력합니다.
   

1. 이메일 OTP 인증: 수신자의 이메일 주소를 입력한 후 완료 버튼을 터치합니다.

1.  관리자의 설정에 따라 이메일 주소가 특정 도메인으로 제한되는 경우, 이메일 주소 입력 시 다음과 같이 등록된 도메인이 안내됩니다. 이 경우, 도메인 주소를 선택하여 이메일 주소를 완성할 수 있습니다.

                   

3.   다음 버튼이 표시될 경우, 다음을 터치하여 승인권자 선택 단계로 이동합니다. 승인이 필요하지 않은 경우에는 아래 그림과 같이 다음 대신 복사 버튼이 표시됩니다. 이 경우, 복사를 터치하여 문서링크 복사를 완료합니다.

④  승인권자 선택

관리자의 설정에 따라 승인이 필요한 경우에 한해 이 단계가 진행됩니다. 승인 필요 여부는 선택한 수신자 유형에 따라 달라질 수 있으며, 승인 시 결재 방식(선결재/후결재/사용자 선택)은 관리자가 해당 수신자 유형에 대해 설정한 방식이 적용됩니다. 

1.    승인권자 선택 화면의 드롭다운 리스트에서 승인권자를 선택합니다.

승인권자는 관리자의 설정에 따라 팀장/팀문서관리자 또는 폴더관리자 중에서 선택할 수 있습니다. 단, 관리자가 자가승인을 허용한 경우에는 승인권자가 사용자 본인으로 지정됩니다.

2.  필요 시 결재방법을 선택합니다. (관리자가 결재 방식을 사용자 선택으로 설정한 경우에 한함)

1. 선결재: 승인권자의 승인 후에 문서링크 사용 가능

1. 후결재: 문서링크를 우선 복사한 후, 승인권자가 사후 확인 

3.   승인권자가 내용을 확인할 수 있도록 신청사유를 입력합니다.

4.   후결재가 적용되는 경우 복사 버튼을 터치하여 문서링크 복사를 완료합니다.

5.   선결재가 적용되는 경우에는 다음 그림과 같이 결재 신청 버튼을 터치하여 문서링크 복사 요청을 완료합니다. 이후 승인 신청 완료 화면에서 승인현황 보기 버튼을 터치하면, ‘문서링크’ 창에서 승인 현황을 확인하고, 승인 이후에는 문서링크를 복사할 수 있습니다.

 

문서링크 승인 현황 확인 및 문서링크 다시 복사하기

다음과 같은 방법으로 문서링크 복사 요청의 승인 현황을 확인하고, 필요 시 문서링크를 다시 복사할 수 있습니다. 

1.   문서함 페이지 좌측 상단의 메뉴 아이콘을 터치하여 ‘사이드메뉴’ 창으로 이동합니다.

2.   링크 공유 항목 중 문서링크를 터치한 후, ‘문서링크’ 창에서 승인 요청한 문서 탭을 선택합니다.

3.  사용자의 문서링크 복사 요청 목록에 승인 대기, 승인 완료, 승인 거절과 같이 승인 상태가 표시됩니다. 승인이 필요하지 않은 경우 전송 완료로 표시되며, 승인 대기 중인 요청의 우측에는 처리대기 마크가 추가로 표시됩니다.

4.  요청 항목을 터치하면 해당 요청의 상세 내용이 표시됩니다. 요청의 승인 상태가 승인 완료, 전송 완료일 경우, 또는 승인 대기 상태이나 후결재가 적용되는 경우, 여기에 문서링크 복사 버튼이 표시됩니다. 버튼을 터치하면 링크를 다시 복사하여 사용할 수 있습니다.

승인권자가 문서링크 복사 요청을 승인/반려하는 방법

승인권자는 다음과 같은 방법으로 문서링크 복사 요청에 대해 승인하거나 반려할 수 있습니다. 

1.   문서함 페이지 좌측 상단의 메뉴 아이콘을 터치하여 ‘사이드메뉴’ 창으로 이동합니다.

2.   링크 공유 항목 중 문서링크를 터치한 후, ‘문서링크’ 창에서 승인요청 받은 문서 탭을 선택합니다.

3.   승인 요청 목록 중 처리대기 마크가 표시된 승인 요청을 승인/반려할 수 있습니다.  결재 처리할 항목을 터치하여 승인 요청 내역을 확인합니다.

4.   하단의 승인 또는 반려 버튼을 터치합니다.

5.   사유 입력 창에서 승인/반려 사유를 입력한 후 확인을 선택하면 결재 처리가 완료됩니다.

  

문서링크를 수신자에게 전달하기

문서링크 복사 요청이 완료되면 선택된 파일(들)에 대한 링크가 생성되어 클립보드에 복사됩니다. 승인이 필요하지 않거나 후결재 방식이 적용되는 경우에는 사용자가 곧바로 메신저 또는 이메일 본문에 복사된 링크를 붙여 넣어 수신자에게 전달할 수 있습니다.

복사된 링크를 곧바로 사용하지 않고 추후 다시 복사하거나, 선결재 방식이 적용되어 승인권자의 승인 완료 후 링크를 복사할 경우에는 승인 현황 확인 창에서 해당 문서링크를 다시 복사하여 수신자에게 전달할 수 있습니다. 문서링크를 다시 복사하는 방법은 위의 목차 문서링크 승인 현황 확인 및 문서링크 다시 복사하기를 참고합니다.

다음은 복사된 링크를 각각 이메일(왼쪽 그림, html 지원)과 메신저(오른쪽 그림, html 지원 안함)에 붙여넣기한 예입니다.

 

 

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