관리자 빠른 시작 가이드 – 문서중앙화 사용자 및 조직도 생성하기
관리자는 먼저 회사 내 모든 직원을 문서중앙화 사용자로 등록해야 합니다. 그 후, 아래 예시 그림과 같은 회사 조직도를 참고하여 부서 구조를 정의하고, 각 사용자에게 소속 부서를 지정하여 조직도를 완성해야 합니다.
생성된 조직도는 다음과 같이 활용됩니다.
- 부서문서함 폴더의 접근 권한을 조직도의 부서, 사용자, 직위별로 설정
- 다양한 보안 정책을 조직도의 부서, 사용자 단위로 적용
- 문서반출 등 승인이 필요한 요청에 대해 승인권자 지정
문서중앙화 사용자 및 부서 정보 등록하기
조직도를 처음 생성하기 위해서는 전체 사용자와 부서, 직위, 소속 정보를 정해진 형식의 데이터 파일에 입력하여 서버에 일괄 등록합니다. 등록 방법은 조직도 및 사용자 일괄 등록하기를 참고합니다.
- 조직도 편집기를 사용하여 사용자, 부서, 직위를 개별적으로 추가하고, 소속 부서를 지정할 수도 있습니다. 조직도 편집기의 사용 방법은 조직도 편집기 소개를 참고합니다.
- 사용자의 추가·등록은 관리자 웹페이지의 사용자 관리 메뉴에서도 가능합니다.
- 이 외에도 고객사의 DB나 AD(Active Directory)와의 연동을 통해 사용자를 등록하고 조직도를 구성할 수 있습니다. 단, 이 기능은 기본 제공 범위에 포함되지 않으며, 고객사 환경에 맞춘 별도의 연동 기능 개발이 필요합니다.
팀문서관리자/팀장 지정하기
조직도를 등록한 후에는 조직도 편집기에서 부서별로 팀문서관리자를 지정해야 합니다. 팀문서관리자는 문서반출, 문서링크 복사 등 보안상 결재가 필요한 요청을 승인 또는 반려할 권한을 가지며, 팀문서관리자 중 한 명을 팀장으로 지정할 수 있습니다.
승인이 필요한 작업을 신청할 때, 사용자는 직속 부서나 상위 부서의 팀문서관리자/팀장 중에서 승인권자를 선택할 수 있습니다. 예를 들어, 위의 조직도 상에서 홍길동 사용자는 국내영업팀, 영업본부, 우리 회사의 팀문서관리자/팀장 중 승인권자를 선택할 수 있습니다. 만약 어느 부서에도 팀문서관리자나 팀장이 없는 경우, 해당 작업을 신청할 수 없습니다.