사용자 빠른 시작 가이드
문서중앙화 환경에서는 개별 PC에 문서 저장이 금지되며, 모든 문서가 회사 중앙 서버에 저장되어 체계적으로 관리됩니다. 이로 인해 정보 유출이 효과적으로 차단되고, 부서와 직원 간의 협업도 더욱 원활하게 진행될 수 있습니다.
본 매뉴얼에서는 문서중앙화 솔루션을 처음 접하는 사용자를 위해, 문서중앙화 시작을 위한 초기 셋업 방법, 문서중앙화 적용 후 달라지는 사용자의 PC 작업 환경, 그리고 변화한 환경에서의 상황별 문서 작업 가이드를 단계적으로 설명합니다.
본 매뉴얼의 설명은 사용자 PC가 Microsoft Windows 기반인 경우를 기준으로 합니다.
문서중앙화 시작하기
문서중앙화 솔루션을 사용하기 위해서는 먼저 PC에 문서중앙화 에이전트(여기서는 윈도우 에이전트)를 설치하고 실행해야 하며, 이를 위해 사전에 문서중앙화 사용자 계정이 준비되어 있어야 합니다. 윈도우 에이전트 실행 후에는 사용자 PC에 있는 모든 업무 문서를 중앙문서함에 업로드 합니다.
아래 목차에서는 사용자 PC에서 위 과정을 수행하는 방법을 단계별로 안내합니다.
Step1. 사용자 계정 만들기
사용자 계정은 고객사의 문서중앙화 관리자가 일괄적으로 생성하여 제공하거나, 사용자가 고객사의 문서중앙화 웹페이지에서 직접 가입 신청하여 만들 수 있습니다.
- 사용자 계정이 없는 경우에는 사용자 계정 만들기 매뉴얼의 가이드를 따라 가입을 신청합니다.
- 관리자가 사용자 계정을 만들어 제공한 경우에는, 문서중앙화 웹페이지에 로그인한 후 사용자 계정 관리하기 매뉴얼을 참고하여 비밀번호를 변경합니다.
Step 2. 윈도우 에이전트 설치하기
윈도우 에이전트 설치하기 매뉴얼의 가이드를 따라 윈도우 에이전트를 설치합니다.
Step 3. 윈도우 에이전트 실행하기
윈도우 에이전트 실행하기 매뉴얼의 가이드를 따라 윈도우 에이전트를 실행합니다. 윈도우 에이전트를 실행한 후에는 사용자 PC가 문서중앙화 환경에 따라 동작하며, 중앙문서함을 사용할 수 있게 됩니다. 구체적인 내용은 사용자 빠른 시작 가이드 – 문서중앙화 적용 후의 PC 작업 환경을 참고합니다.
윈도우 에이전트를 종료하는 방법은 윈도우 에이전트 로그아웃/종료하기 매뉴얼을 참고합니다.Step 4. 중앙문서함에 문서 업로드하기
윈도우 에이전트를 최초 실행한 이후에는 개별 PC에 저장된 업무 문서의 편집·저장이 불가능하게 됩니다. 따라서, 로컬 디스크에 저장되어 있는 모든 업무 문서를 중앙문서함으로 업로드하고, 이후에는 중앙문서함에서 문서 작업을 수행해야 합니다.
- 업로드한 문서를 저장할 경로는 사내 문서관리자의 가이드에 따라 개인문서함, 또는 부서문서함의 특정 폴더로 지정합니다. 개인문서함과 부서문서함의 특징은 사용자 빠른 시작 가이드 – 상황별 문서중앙화 활용법 매뉴얼의 중앙문서함 사용하기 목차를 참고합니다.
문서중앙화 환경에서 문서 작업하기
사용자 PC에서 윈도우 에이전트를 실행하면 중앙문서함 드라이브가 연결되고 문서중앙화 메뉴가 활성화되는 한편, PC 보안 정책이 적용되어 문서 작업이 제한됩니다. 사용자 빠른 시작 가이드 – 문서중앙화 적용 후의 PC 작업 환경에서 구체적인 내용을 확인할 수 있습니다.
사용자 빠른 시작 가이드 – 상황별 문서중앙화 활용법에서는 이렇게 변화한 환경에서 상황별로 주요 업무를 처리하는 방법을 문서의 생성·열람·편집, 공유, 반출 등 문서 작업 유형별로 구분하여 안내하고, 사용자가 문서중앙화 솔루션을 처음 사용하면서 겪을 수 있는 대표적인 문제와 해결 방법도 제시합니다.