문서 공동 편집하기
중앙문서함에서는 동일한 엑셀 문서를 여러 사용자가 동시에 편집할 수 없습니다. 다른 경우에도 동일한 문서를 동시에 편집해야 하는 경우는 공동 편집 문서함을 사용해야 합니다.
공동 편집 문서함 사용하기
공동 편집 문서함
공동 편집
문서함은 네트워크 드라이브 형태로 제공합니다. 관리자는 사내 서버의 특정 폴더를 공동 편집 문서함으로
등록할 수 있으며, 등록 후 공동 편집 문서함에 접근을 허용할 부서 및 사용자를 지정할 수 있습니다.
접근이 허용된
사용자들은 문서중앙화 서버로 로그인 시 네트워크 드라이브로 자동 연결된 공동 편집 문서함에 엑셀 또는 동시 편집할 파일을 저장한 후
공동 작업을 수행할 수 있습니다.
공동 편집 문서함 등록 요청하기
공동 편집 문서함이 등록되어 있지 않거나 새로운 공동 편집 문서함이 필요한 경우에는 다음과 같은 정보와 함께 관리자에게 공동 편집 문서함 등록을 요청합니다.
- 공동 편집 문서함 이름
- 공동 편집 문서함으로 사용할 서버의 폴더 경로
- 공동 편집 문서함에 지정할 네트워크 드라이브 이름
- 네트워크 드라이브로 연결할 때 사용할 ID
- 네트워크 드라이브로 연결할 때 사용할 패스워드
- 공동 편집 문서함으로 접속할 사용자들의 정보(이름이나 ID)
공동 편집 문서함에 문서 복사/이동하기
관리자에 의해 공동 편집 문서함이 등록되면, 문서함 접속이 허용된 사용자가 문서중앙화 에이전트로 로그인 시 다음과 같이 윈도우 탐색기에서 네트워크 드라이브로 연결된 공동 편집 문서함을 볼 수 있습니다.
공동 편집 문서함으로 공동 편집할 중앙문서함의 문서를 복사하거나 이동합니다.
윈도우 탐색기에서 공동 편집 문서함으로 문서를 복사하거나 이동할 때 다음과 같은 팝업 창이 나타나면, 관리자에게 공동 편집 문서함으로 문서 복사/이동이 허용되도록 요청해야
합니다
공동 편집 문서함의 엑셀 문서 공동 편집하기
여기에서는 가장 많이 사용되는 업무용 애플리케이션 중 하나인 엑셀을 예로 들어, 공동
편집 문서함에 저장된 엑셀 문서를 공동 작업하는 방법을 소개합니다.
통합 문서 공유 기능 아이콘 다시 표시하기
1. 공동
편집 문서함에서 편집할 엑셀 파일을 실행합니다.
2. 파일 - 옵션을 클릭합니다.
3. ‘Excel 옵션’ 창이 나타나면 다음 과정을
차례로 실행합니다.
① 빠른 실행 도구 모음 클릭② 명령 선택에서 모든 명령 클릭③ 목록을 아래로 스크롤한 후, 통합 문서 공유(레거시) 클릭④ 추가 클릭⑤ 확인 클릭
4. 다음과
같이 빠른 실행 도구 모음에 통합 문서 공유 아이콘이 추가된 것을 볼 수 있습니다.
엑셀 문서 공동 편집하기
1. 공동 편집 문서함에서 공동 편집할 엑셀 파일을 엽니다.
2. 엑셀 창의 도구 모음에서 ‘통합 문서 공유’ 아이콘을 클릭합니다.
3. ‘통합 문서 공유’ 창이 나타나면, 그림에 표시된 항목을 클릭하여 체크가 표시되게 한 후 [확인] 버튼을 클릭합니다.
4. 다음과 같은 팝업 창이 나타나면 확인을 클릭합니다.
5. 화면 상단에 표시되는 파일 이름에 ‘공유됨’이 추가로 표시됩니다. 이와 같이 공유된 엑셀 파일은 공동 편집 문서함에 연결한 다른 사용자도 동시에 열고 편집할 수 있습니다
‘공동 편집 문서함’ 기능을
이용하여 공동 편집을 할 수도 있지만, 최근에는Microsoft 엑셀의 공유 기능을 활용하여 OneDrive에 파일을 저장하고 여러 사용자와 실시간으로 공동 편집할
수 있습니다. 엑셀의 공유 기능을 활용해 공동 편집하는 방법은 다음과 같습니다.
엑셀 공동 편집 기능 활용 방법
1. 엑셀에서 파일 공유 설정
→ 엑셀파일을 열고 [파일] > [공유] 옵션 선택
2. OneDrive에 저장
→ 파일을 OneDrive에 저장하고 공유 대상자를 지정
3. 공동 편집 기능 활성화
→ 공유된 문서를 편집하면, 변경 사항이 자동으로 동기화되며 실시간 협업 가능
※ 보안 유의사항
OneDrive를 활용한 공동 편집 방식은 문서가 중앙문서함이 아닌
외부 저장소로 이동할 수 있어 보안 관리 측면에서 주의가 필요합니다. 이러한 보안 문제를 해소하기
위해 다음 두 가지 조치를 반드시 고려해야 합니다
1. OneDrive 보안 설정 강화(Microsoft 공식 내용 참고)
- 파일 접근 권한을 철저히 관리하고, 공유 대상자를 제한해야 합니다.
- 링크 공유를 허용할 경우, 만료 기한 및 암호 보호를 설정해야 합니다.
2. 중앙문서함 반출 관리 철저
- 문서는 원칙적으로 중앙문서함을 통해 관리하고, 외부 반출이 필요한 경우 승인 절차를 거쳐야 합니다.
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하나의 문서를 여러 사람이 동시에 각각 편집하여 저장할 경우, 각 사람의 편집 의도와 다르게 문서 내용이 손상될 수 있습니다. 문서중앙화 솔루션에서는 중앙문서함 문서에 대한 공동 작업 시 이와 같은 중복 저장을 방지하기 위해 자동 체크인/체크아웃 기능을 제공합니다. 즉, 사용자가 문서를 열면 자동 체크인이 되고(문서 잠금), 문서를 닫으면 자동 체크아웃(문서 잠금 해제)되며, 잠금 상태인 문서를 다른 사용자가 열 경우에는 읽기 전용으로만 열 수 ...