공동 작업 시 중복 저장 방지 기능(자동 체크인/체크아웃) 소개
하나의 문서를 여러 사람이 동시에 각각 편집하여 저장할 경우, 각
사람의 편집 의도와 다르게 문서 내용이 손상될 수 있습니다. 문서중앙화 솔루션에서는 중앙문서함 문서에
대한 공동 작업 시 이와 같은 중복 저장을 방지하기 위해 자동 체크인/체크아웃 기능을 제공합니다. 즉, 사용자가 문서를 열면 자동 체크인이 되고(문서 잠금), 문서를 닫으면 자동 체크아웃(문서 잠금 해제)되며, 잠금
상태인 문서를 다른 사용자가 열 경우에는 읽기 전용으로만 열 수 있습니다.
예를 들어, 처음 문서를 연 사용자가 문서에 대해 쓰기 권한을 갖게
되면, 두 번째 이후의 사용자는 문서를 읽기 전용으로 열게 되어, 결과적으로
중앙문서함의 문서는 동시에 한 사용자만 쓰기 권한을 가지고 편집을 할 수 있게 됩니다. 파일의 잠금
상태 및 사용자 정보는 윈도우 탐색기 컨텍스트 메뉴의 ‘파일 속성’을 통해 확인할 수 있습니다.
- MS Office: Ms Word, MS Powerpoint,
MS Excel
- 한컴오피스 한글
- Acrobat X Pro
- AutoCAD
- Solid Edge
- Solid Works
- 기타(향후 추가로 지원되는 애플리케이션이 있을
수 있음)
중앙문서함에서는 MS Excel의 ‘공동 작성 기능’ 등 일부 애플리케이션에서 제공하는 공동 작업 기능을 지원하지 않습니다. Excel, CAD 등에서 공동 작업이 필요한 경우에는 공동 편집 문서함을 사용해야 합니다. 자세한 설명은 문서 공동 편집하기를참고합니다.문서를 편집 중인 사용자를 확인하는 방법
중앙문서함 문서의 잠금 상태와 문서를 편집 중인 사용자 정보를 확인하는 방법은 다음과 같습니다.
1. 확인하고자
하는 파일을 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 파일관리 – 파일속성을 클릭합니다.
2. ‘파일 속성’ 창의 파일 사용 상태에서 사용자
정보를 확인합니다. 특정 사용자가 쓰기 권한을 보유한 상태에서 파일을 편집 중인 경우, 해당 사용자의 ID(이름)과
접속한 IP 정보가 표시됩니다. 사용자 정보가 표시되면 파일이
잠금 상태인 것을 확인할 수 있습니다. 이 상태에서는 다른 사용자가 파일을 읽기 전용으로만 열람할 수
있습니다.
파일의 사용자 정보가 표시된 상태에서 읽기전용 해제를 클릭하면 다른 사용자가 해당 파일을
편집할 수 있도록 파일의 잠금을 해제할 수 있습니다. 단, 파일이
실제 사용 중인 경우에는 파일이 손상될 수 있으므로, 비정상적인 종료로 인해, 문서를 사용 중이지 않음에도 사용 중으로 인식되는 경우에만 사용할 것을 권장합니다. 관리자의 설정에 따라 이 버튼이 표시되지 않을 수도 있습니다.
MS Excel및 Word에서는
문서를 열었을 때 마지막으로 저장한 사람을 파일 사용자로 판단하기 때문에 실제 파일 사용자와는 다른 이를 파일 사용자로 안내할 수 있습니다.
이 경우 ‘파일 속성’ 메뉴를
통해 현재 파일을 사용하고 있는 사용자를 정확히 확인할 수 있습니다.
.