공용자료실 소개
공용자료실은 회사 내에서 전사적으로 자료를 공유하는 저장 공간으로, 중앙문서함에
있는 특정 문서함이나 폴더를 공용자료실로 지정하여 사용할 수 있습니다.
공용자료실 기능 및 특징
문서중앙화 시스템에서 지원하는 공용자료실의 주요 기능과 특징은 다음과 같습니다.
- 중앙문서함의 문서함이나 폴더를 공용자료실로 사용
공용자료실을 위한 별도의 저장 공간을 마련할 필요 없이 중앙문서함의 기존 문서함이나 폴더를
사용할 수 있습니다. 공용자료실은 전용 메뉴를 통해서만 접근할 수 있고, 윈도우 탐색기에서는 공용자료실로 지정한 문서함이나 폴더가 보이지 않게 설정되므로 자료를 안전하게 관리할 수
있습니다.
- 쉬운 전사 자료 공유
중앙문서함의 문서함이나 폴더는 권한을 가진 사용자만 접근하고 저장된 자료를 사용할 수 있습니다. 하지만, 공용자료실은 기본적으로 권한과 관계없이 전 사원이 접근하여
파일 목록을 조회하고 다운로드할 수 있습니다. 이처럼 공용자료실은 자료 공유를 위한 별도의 권한 설정
작업이 필요하지 않아 회사 공통 자료를 쉽게 공유할 수 있습니다.
- 반출 절차 없이 파일 다운로드
보안을 위해 사용자 PC에 DiskLock 정책이 적용되면 중앙문서함에 저장된 자료는 반출 절차를 거쳐야 다운로드할
수 있습니다. 하지만, 공용자료실의 자료는 DiskLock 정책이 적용된 사용자 PC에서도 반출 절차 없이 간편하게
다운로드할 수 있어 사용자 PC로 다운로드 후 실행해야 하는 설치 파일을 배포할 때 유용합니다.
- 폴더 권한을 적용하여 부서별로 공용자료실 운용
공용자료실의 자료는 기본적으로 모든 사용자가 해당
문서함이나 폴더에 설정된 권한과 관계없이 조회하고 다운로드할 수 있지만, 설정된 폴더 권한을 공용자료실에도
적용하도록 관리자가 선택할 수 있습니다. 공용자료실에 폴더 권한을 적용하면, 부서별로 다른 공용자료실을 운용할 수 있어 부서 전용 자료를 안전하게 저장하고 공유할 수 있습니다.
공용자료실 설정 및 사용하기
공용자료실을 사용하려면 관리자가 필요한 설정 작업을 수행한 후 공유할 자료를 서비스관리자나 폴더관리자가 공용자료실에
업로드해야 합니다.
1. 공용자료실 설정하기
공용자료실을 사용하기 위해 관리자는 공용자료실을 활성화하고, 공용자료실로
사용할 중앙문서함의 특정 문서함이나 폴더를 지정합니다. 부서별로 개별적인 공용자료실을 운용하고자 할
경우, 각 부서가 사용할 문서함이나 폴더에 권한을 설정하고, 이
권한이 적용되도록 옵션을 활성화합니다.
공용자료실을 설정하는 방법은 관리자 매뉴얼 – 공용자료실 설정하기를 참고합니다.2. 자료 업로드하기
공용자료실 설정이 끝나면 공유할 자료를 업로드합니다. 공용자료실에 자료를 업로드할 수 있는 권한은 서비스관리자와 폴더관리자에게만 부여됩니다. 일반 사용자는 공용자료실에 저장된 자료를 조회하고 다운로드할 수 있지만, 직접 업로드할 수 없습니다. 업로드할 자료가 있는 경우 서비스관리자나 폴더관리자에게 요청하여 업로드를 진행합니다.
공용자료실에 자료를 업로드하는 방법은 사용자 매뉴얼 – 공용자료실에 파일 업로드하기를 참고합니다.3. 자료 다운로드하기
공용자료실 설정이 끝나고 자료가 업로드되고 나면 일반 사용자는 공용자료실로부터 자료를 다운로드할 수 있습니다.
공용자료실의 자료를 다운로드하는 방법은 사용자 매뉴얼 – 공용자료실에서 파일 다운로드하기를 참고합니다.Related Articles
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