공용자료실 설정하기
공용자료실 설정하기
공용자료실을 사용하기 위해서는 관리자가 다음과 같은 설정 작업을 수행해야 합니다.
- 공용자료실 활성화
공용자료실 기능을 활성화합니다.
- 중앙문서함의 특정 문서함이나 폴더를 공용자료실로 지정
중앙문서함의 특정 문서함이나 폴더를 공용자료실로 설정합니다.
- 부서별
공용자료실을 위한 폴더 권한 적용 옵션 설정
부서별로 전용 공용자료실을 운영하려면 폴더에 설정된 권한을 공용자료실에도 적용하는 옵션을 활성화합니다.
- 탐색기를 통한 공용자료실 접근 차단을 위한 폴더 권한 설정
일반 사용자의 공용자료실에 대한 접근을 전용 메뉴로만 제한하고, 윈도우 탐색기를 통한 접근을 차단하기 위해 폴더 권한을 설정합니다.
다음은 이러한 설정 작업을 수행하는 과정입니다.
1. 웹
화면의 좌측 메뉴에서 시스템 설정 – 설정 홈 연결 메뉴를 클릭합니다.
2. 설정
홈 화면으로 바뀌면 일반 설정 – 윈도우 에이전트 메뉴를 클릭합니다.
3. 윈도우
에이전트와 관련된 설정 작업을 할 수 있는 화면이 나타납니다. 공용자료실로 이동한 후 공용자료실과
관련된 다음 항목들을 설정합니다.
- 공용자료실 사용 여부
공용자료실의 사용 여부를 설정합니다. 기본 설정은 사용 안 함입니다.
- 공용자료실 경로 선택
현재 공용자료실로 사용 중인 문서함과 폴더가 표시됩니다. 다른 문서함이나 폴더로 변경하려면 변경을 클릭합니다.‘공용자료실 경로 선택’ 창이 나타나면 드롭다운 박스를 클릭하여 문서함을 선택합니다. 선택한 문서함의 특정 폴더를 공용자료실로 사용하려면 아래에서 해당 폴더를 선택한 후 변경을 클릭합니다.공용자료실로 문서함을 지정하면 모든 사용자가 문서함의 하위 폴더에 저장된 파일까지 읽거나 다운로드할 수 있어 주요 자료가 의도치 않게 노출될 위험이 있습니다. 그러므로, 가능하면 문서함 대신 폴더를 공용자료실로 사용하기를 권장합니다.
- 공용자료실 경로에 대한 폴더 권한 적용 여부
공용자료실 사용 시 기존 폴더 권한을 적용하여, 사용자별로 폴더 사용을 제한하거나(사용함), 폴더 권한과 관계없이 모든 사용자의 접근을 허용하는 것(사용 안 함) 중 선택하는 옵션입니다. 기본 설정은 사용 안 함입니다.
예를 들어, 마케팅팀은 A 폴더의 권한을, 영업팀은 B 폴더의 권한을 보유한 상황에서 이 옵션을:
공용자료실에 저장된 자료를 조회하거나 다운로드하려면 목록보기와 읽기 권한이 모두 필요합니다. 폴더 권한을 설정하는 방법은 사용자 매뉴얼 – 폴더 권한 설정하기를 참고합니다.
4. 공용자료실로
사용할 문서함이나 폴더가 에이전트 트레이 메뉴의 공용자료실을 통해서만 접근할 수 있고 윈도우 탐색기에서 보이지 않도록 해당 문서함이나
폴더의 폴더 권한을 설정해야 합니다. 이를 위해 우측 상단에 있는 메인 홈을
클릭하여 메인 홈으로 이동합니다.
5. 메인
홈의 우측 상단에서 서비스관리자를 클릭한 후 Agent 실행 메뉴를 실행합니다.
6. 윈도우
에이전트가 실행되면 윈도우 탐색기에서 공용자료실로 지정한 문서함이나 폴더를 우클릭한 후 컨텍스트 메뉴에서 폴더 권한 - 권한 설정..을 클릭합니다.
7. 폴더의 속성을 설정할 수 있는 창이 나타납니다. 상단에
있는 이 폴더에 권한을 추가하여 설정 항목을 클릭하여 활성화합니다. 아래에 있는 항목들이 설정
가능한 상태로 바뀌면 추가를 클릭합니다.
8. ‘부서(그룹) 및
사용자 선택’ 창이 나타납니다. 모든 직원에게 적용될 수 있도록 좌측의 목록의 최상위에 있는 부서를 선택하고 추가>>를
클릭합니다. 부서가 우측 목록에 추가되면 확인을 클릭합니다.
9. 다시 폴더 속성 창으로 돌아오면
사용 권한 옵션에 있는 모든 권한 항목을 거부로 선택하고 확인을 클릭합니다.
10. 선택한 부서의 하위 부서에도 권한 설정을 적용할지 묻는 팝업 창이 나타나면 예를
클릭합니다.
11. 공용자료실
설정이 올바르게 되었는지 확인하기 위해 윈도우 에이전트의 트레이 메뉴에서 공용자료실…을
클릭합니다.
12. ‘공용 자료실’ 창이 나타납니다. 좌측에 공용자료실로 지정한 문서함이나 폴더가 최상위에 표시되고(문서함이나
폴더의 이름은 표시되지 않음) 우측에 하위 폴더와 폴더에 저장된 파일이 표시되는지 확인합니다.
‘공용 자료실’ 창의 최상위 폴더는 공용자료실로 설정한
문서함이나 폴더의 실제 이름 대신 공용 자료실로 표시됩니다. Related Articles
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