특수 폴더의 종류와 아이콘
특수 폴더의 종류와 아이콘
문서중앙화 솔루션의 반출 기능이나 게스트 ID와 같은 일부 기능은 기능 수행을 위해 중앙문서함에 특수 폴더를 생성합니다. 또한, 관리자는 중앙문서함의 폴더를 자산화 폴더와 같이 특정한 역할을 수행하는 특수 폴더로 설정할 수 있습니다. 이러한 특수 폴더들은 에이전트 실행 시 윈도우 탐색기에서 쉽게 구분될 수 있도록 기본 폴더 아이콘 대신 별도로 제작된 아이콘으로 표시됩니다.
특수 폴더의 종류
반출 폴더
반출 폴더는 중앙문서함의 파일을 외부로 전송하기 위해 반출 승인 절차 진행 후 반출 가능한 파일을 보관하는 폴더입니다. 이 폴더는 반출 신청한 파일이 저장된 문서함의 ‘DOC_EXPORT’ 폴더 하위에 ‘폴더의 생성일시’인 폴더명으로 만들어집니다.
반출 신청 시 결재 방법이 선결재인 경우에는 승인권자의 승인이 완료된 후에 생성되며, 후결재인 경우에는 반출 신청 즉시 생성됩니다. 또한, 반출 종류가 공개인지 보안인지에 따라 생성되는 반출 폴더의 아이콘이 다르게 표시됩니다.
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폴더 |
기능 |
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DOC_EXPORT 폴더 |
개인 또는 부서함마다 공개 혹은 보안 반출 폴더가 생성되는 특수 폴더 |
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공개 반출 폴더 |
공개 반출로 승인된 파일을 저장하는 반출 폴더. 반출 신청한 부서함에 있는 DOC_EXPORT 폴더의 하위에 생성됩니다. |
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보안 반출 폴더 |
보안 반출로 승인된 파일을 저장하는 반출 폴더. 공개반출 폴더와 마찬가지로 반출 신청한 부서함에 있는 DOC_EXPORT 폴더의 하위 폴더입니다. |
게스트 폴더
협업을 위해 개인문서함이나 부서문서함에 게스트 아이디를 추가하면 해당 문서함의 GUEST 폴더에 게스트 이름(게스트 아이디)를 폴더명으로 하는 게스트 전용 폴더가 생성됩니다. 생성된 각 게스트 전용 폴더에는 download와 upload 두 개의 폴더가 자동으로 만들어집니다.
게스트(게스트 아이디로 로그인한 사용자)는 자신의 PC에 있는 파일을 게스트 전용 폴더의 업로드 폴더에 업로드하거나 다운로드 폴더에 저장된 파일을 자신의 PC로 다운로드할 수 있습니다.
폴더 | 기능 |
게스트 전용 폴더 | 각 문서함에 게스트 아이디가 추가될 때마다 문서함의 GUEST 폴더 아래에 생성되는 폴더. 폴더명은 게스트 아이디를 추가 시 입력한 게스트 이름(게스트 아이디) 항목의 값으로 정해집니다. |
게스트 다운로드 폴더 | 게스트 전용 폴더 아래에 생성되는 download 폴더. 게스트가 다운로드할 파일을 저장하는 다운로드 전용 폴더입니다. |
게스트 업로드 폴더 | 게스트 전용 폴더 아래에 생성되는 upload 폴더. 게스트가 파일을 업로드할 수 있는 업로드 전용 폴더입니다. |
프로젝트 버전 관리 폴더
프로젝트 버전 관리 폴더는 프로젝트 버전 관리 기능을 사용할 때 생성되는 폴더입니다. 프로젝트 버전 관리 기능은 부서문서함 내 폴더의 내용을, 스냅샷이라는 해당 폴더의 복사본을 주기적으로 생성하여 백업하는 기능입니다. 이 기능이 적용된 부서문서함의 폴더를 프로젝트 버전 관리 폴더라고 하며, 프로젝트 버전 관리 폴더에는 스냅샷을 저장할 [Snapshot Backups] 폴더가 자동으로 생성됩니다.
설정된 주기마다 스냅샷이 생성되면 [Snapshot Backups] 폴더에는 [날짜와 시간]_백업주기 이름의 폴더가 추가되고 생성된 스냅샷이 해당 폴더에 저장됩니다. 스냅샷이 저장된 폴더는 읽기 전용으로 설정되어 있어 임의로 수정하거나 삭제할 수 없습니다.
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폴더 |
기능 |
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프로젝트 버전 관리 폴더 |
프로젝트 버전 관리 기능이 적용된 부서문서함의 폴더 |
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[Snapshot Backups] 폴더 |
프로젝트 버전 관리 기능에 의해 주기적으로 생성되는 스냅샷을 저장할 스냅샷 폴더가 생성되는 폴더 |
PC 백업 폴더
PC 백업 기능은 사용자 PC의 파일을 사용자나 관리자의 설정에 따라 지정된 중앙문서함의 폴더에 자동으로 저장하는 기능입니다. 사용자 PC의 파일을 저장하도록 지정된 중앙문서함의 폴더를 PC 백업 폴더라고 합니다.
자산화 폴더
자산화 폴더는 중앙문서함에서 중요한 자료나 회사의 자산으로 지정된 문서를 관리하기 위한 폴더입니다. 자산화 폴더로 설정되면 해당 폴더 및 그 하위 폴더에 저장된 모든 문서는 수정하거나 삭제할 수 없습니다.
휴지통 폴더
휴지통 폴더는 중앙문서함에서 삭제된 파일과 폴더를 일시적으로 저장하는 공간으로, 실수로 삭제한 파일이나 폴더를 쉽게 복원할 수 있는 기능을 제공합니다. 휴지통 폴더는 각 문서함마다 하나씩 제공되며 문서함의 루트 폴더에 위치하고 이름은 RECYCLER입니다.
윈도우 탐색기에서는 특수 폴더 아이콘 외에도 왼쪽 하단에 작은 이미지가 표시된 폴더나 파일 아이콘을 볼 수 있습니다. 이 이미지는 오버레이 아이콘으로, 주로 폴더와 파일의 상태나 속성과 같은 추가적인 정보를 알려줍니다.
문서중앙화 솔루션에서는 사용자가 폴더와 파일 상태를 쉽게 확인할 수 있도록 다양한 오버레이 아이콘을 제공합니다. 솔루션에서 제공하는 오버레이 아이콘의 종류와 의미에 대한 자세한 정보는 오버레이 아이콘의 종류를 참고합니다.
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