사용자가 중복문서 관리하는 방법
관리자는 중앙문서함에서 문서함별로 중복된 문서를 검색하고, 불필요한 중복문서를 삭제하거나 사용자가 삭제하도록 요청할 수 있습니다. 사용자에게 중복문서 삭제 요청 시에는 문서를 생성한 사용자에게 이메일이 발송됩니다.
사용자는 관리자의 검색 결과 중복문서로 판별된 문서 중, 본인이 생성한 문서를 삭제할 수 있습니다. 또한 중복문서 관리를 통해 삭제된 문서를 검색하여 복원할 수 있습니다.
중복문서로 판별되는 사유는 관리자가 해당 문서함에서 중복문서 검색 시 사용한 검색 방법에 따라 다음과같이 달라질 수 있습니다.
- 파일의 이름, 확장자, 크기가 모두 동일한 경우
- 파일의 이름, 확장자, 크기, 내용이 모두 동일한 경우
- 파일의 이름, 확장자, 크기, 내용, 최종 수정일 중 일부 항목이 동일한 경우 (이 경우, 파일명의 일부만 동일할 수도 있습니다.)
중복문서 삭제하기
1. 문서함 관리 – 중복문서 관리를 클릭하면 중복문서 삭제 탭이 기본적으로 선택됩니다. 중복문서로 검색된 전체 파일 개수가 표시되고 중복 문서별로 그룹화되어 목록으로 표시됩니다. 중복문서 그룹 목록에서 중복문서 그룹명, 파일 개수, 비교 기준, 검출 날짜를 확인할 수 있습니다.
사용자가 수신한 중복문서 삭제 요청 메일에서 중복문서 관리 페이지로 이동하기를 클릭하여도 중중복문서 삭제 웹페이지로 이동합니다.
중복문서의 검색은 관리자가 실행합니다. 관리자가 검색한 중복문서 중에서 사용자가 생성한 파일들이 중복문서 검색 목록에 표시됩니다.
삭제 후 복원한 파일은 중복문서 검색 결과에서 표시되지 않습니다. 복원한 파일을 삭제하려면 파일 탐색기에서 직접 삭제하여야 합니다.2. 중복문서 그룹명을 클릭하면 선택한 그룹의 모든 중복문서에 대해 파일명, 파일 경로, 용량을 확인할 수 있습니다. 중복문서의 내용을 확인하려면 중복문서 목록에서 파일명을 클릭합니다. 파일을 열람하기 위해서는 윈도우 에이전트에 로그인 된 상태여야 합니다.
3. 삭제할 문서를 한 개 이상 선택하고 선택 삭제 버튼을 클릭합니다.
4. ‘선택 삭제’ 창에서 확인 버튼을 클릭하면 삭제 결과가 표시됩니다. 삭제 후 남은 파일이 한 개 이하인 경우 중복문서 그룹 목록에서 제거됩니다.
삭제한 중복문서 복원하기
중복문서 삭제 이력을 확인 후 삭제된 중복문서를 복원할 수 있습니다. 단, 복원은 파일당 한 번만 가능합니다. 사용자나 관리자가 웹페이지에서 중복문서 삭제 메뉴로 삭제한 경우에만 복원 메뉴로 복원할 수 있습니다. 파일 탐색기에서 삭제한 경우 이 메뉴에서 복원할 수 없습니다.
1. 문서함 관리 – 중복문서 관리 – 삭제된 중복문서 복원 탭을 클릭합니다.
2. 삭제기간을 선택하거나 직접 입력합니다.
3. 필요에 따라 검색 조건을 입력합니다.
검색 조건 입력 방법은 연산자를 이용하여 검색 범위 좁히기를 참고하세요.4. 검색을 클릭합니다. 파일명, 문서함, 파일 경로, 용량, 검출 날짜, 삭제일, 복원 상태를 확인할 수 있습니다.
5. 목록에서 복원할 중복문서의 체크박스를 선택합니다. 이미 복원된 파일이거나 삭제 후 일정 기간이 지나 보관 파일이 완전히 삭제된 경우 복원할 수 없어 체크박스를 선택할 수 없습니다. 삭제 후 보관 기간은 관리자의 설정에 의해 지정됩니다.
6. 목록 상단 우측의 문서 복원 버튼을 클릭합니다.
7. ‘파일 복원’ 창에서 복원을 확인하는 메시지에 확인 버튼을 클릭합니다.