문서이벤트 알림 관리하기
문서이벤트 알림 관리하기
부서문서함 또는 개인문서함에 있는 파일에 대하여 읽기, 쓰기, 삭제 등의 문서이벤트가 발생한 경우 해당 내용을 사용자가 알림 메일로 받도록 설정할 수 있습니다. 관리자는 문서이벤트 알림 대상이 되는 문서함과 이벤트 종류, 알림
수신자를 설정하고, 사용자가 알림 수신을 설정한 내역을 조회하여 이를 변경할 수 있습니다.
문서이벤트 알림 설정하기
관리자는 다음과 같은 내용을 설정하여 문서이벤트를 관리합니다.
- 알림 대상이 되는 문서함의 종류
- 알림 대상이 되는 문서이벤트의 종류
- 해당 이벤트가 발생할 경우 메일을 받을 대상
1. Basic - 문서함관리 - 문서이벤트 알림 – 알림 설정을 클릭합니다. 기본적으로 현재 설정되어 있는 상태가
표시됩니다.
2. 문서이벤트
알림을 받을 문서함과 문서함 내의 파일에 발생하는 이벤트의 종류를 선택합니다.
- 알림을 받을 문서함의 알림 수신 항목을 ON상태
가 되도록 합니다.
- 문서이벤트 종류를 한 개 이상 선택합니다.
문서이벤트의 종류는 다음과 같습니다.
- 읽기: 파일을 열람하거나 다운로드하는 경우
- 쓰기: 새로운 파일을 업로드하는 경우
- 삭제: 파일이 삭제되는 경우
- 이름 변경: 문서함에 있는 파일 이름이 변경되는 경우
- 이동: 파일이 문서함 내 다른 폴더로 이동, 다른 문서함으로 이동, 또는 다른 문서함에서 해당 문서함으로 이동되는 경우
- 복사: 파일이 문서함 내 다른 폴더로 복사, 다른 문서함으로 복사, 또는 다른 문서함에서 해당 문서함으로 복사되는 경우
문서이벤트 종류는 시스템에서 실제로 수행된 작업으로, 사용자가
실행한 작업과 다르게 나타날 수 있습니다. 예를 들어 사용자가 문서함의 파일을 열고 내용을 수정하여
저장하는 경우, 시스템 내부적으로 읽기, 쓰기, 삭제, 이름 변경 등의 작업을 수행하게 되며 그에 따른 문서이벤트가
발생합니다.3. 문서이벤트 알림을 받을 사용자를 설정합니다.
- 부서문서함인 경우 알림 메일을 받을 사용자를 일반 사용자와 폴더관리자 중에서 선택합니다
- 일반 사용자: 알림을 받도록 지정한 문서함에 대해 체크한 권한을 모두 가진 사용자에게 알림 메일이 발송됩니다.
- 폴더관리자: 부서문서함의 폴더관리자에게 알림이 발송됩니다.
- 이메일을 직접 입력하면 문서함에 대한 권한에 상관없이 위에서 선택한 문서함과 문서이벤트에 대하여 발생한 내역을 메일로 발송합니다.
4. 적용
버튼을 클릭합니다.
위의 설정에
따라 문서이벤트 알림 수신 대상이 되는 사용자는 문서함별로 문서이벤트 알림 수신 여부를 설정할 수 있습니다. 사용자는
관리자가 알림을 설정하고 사용자 본인이 알림 수신을 선택한 문서함에서 발생한 문서이벤트에 대해서만 알림 메일을 수신하게 됩니다.
문서이벤트 사용자 알림 설정 내역 보기
관리자가 문서이벤트 알림을 설정하여 알림 대상이 되는 문서함, 문서이벤트의
종류와 알림 메일 수신자의 자격 권한을 지정하면, 알림 수신 자격이 있는 사용자는 알림 대상 문서함별로
수신 여부를 설정할 수 있습니다. 관리자는 사용자가 문서이벤트 알림 메일 수신을 위해 선택한 문서함들을
확인하고, 필요시 문서함 선택을 변경할 수 있습니다.
1. Basic - 문서함관리 - 문서이벤트 알림 – 사용자 알림 설정 내역을 클릭합니다. 기본적으로는 전체 문서함, 전체 사용자에 대한 내역이 검색되며 사용자별로 알림 수신 문서함이 목록으로 표시됩니다.
2. 검색
조건을 입력하여 특정 문서함이나 사용자에 해당하는 문서이벤트 알림 설정 내역을 검색할 수 있습니다.
- 문서함: 전체 문서함을 선택하거나
일부 문서함을 한 개 이상 선택할 수 있습니다. 기본적으로 선택 가능한 모든 문서함이 표시되며, 검색에서 제외할 문서함을 문서함 이름 우측의 X표시를 클릭하여 삭제합니다. 문서함 선택 버튼을 클릭하여 아래와 같은 ‘문서함
선택’ 창에서 문서함을 선택할 수도 있습니다.
- 사용자 이름 또는 사용자 ID: 사용자 이름이나 사용자 ID로 설정 내역을 검색합니다.
3. 알림
수신을 선택한 문서함을 변경하려면, 목록에서 우측의 변경 아이콘
을 선택합니다. ‘문서함 변경’ 창에 해당 사용자에게 알림이 설정된 모든 문서함이 표시됩니다. 필요시
알림을 받고자 하는 문서함을 변경하고 확인을 클릭합니다.
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