문서이벤트 알림 수신 여부 설정하기

문서이벤트 알림 수신 여부 설정하기


문서이벤트 알림은 부서문서함 또는 개인문서함에서 문서이벤트(읽기, 쓰기, 삭제, 이름 변경, 이동, 복사)가 발생한 경우 작업 내용을 사용자에게 알림 메일로 발송하는 기능입니다. 문서이벤트 알림 대상이 되는 문서함, 문서이벤트의 종류 및 수신자는 관리자가 설정하며, 사용자는 관리자가 설정한 문서이벤트에 대하여 문서함별로 알림 메일 수신 여부만 설정할 수 있습니다.

 

알림 수신 여부 설정 방법

1.   문서함 관리 - 문서이벤트 알림을 클릭합니다. 사용자가 알림 수신 여부를 설정할 수 있는 모든 문서함이 나열되며 현재 설정되어 있는 상태가 표시됩니다.


  1. 알림 수신: 활성화/비활성화 버튼으로 알림 메일 수신 여부를 설정합니다.
  1. 문서함: 알림 수신 여부를 문서함별로 설정할 수 있습니다. 관리자의 문서이벤트 알림 설정 내용에 따라, 사용자가 문서이벤트 알림을 수신할 권한이 있는 문서함만 표시됩니다.

  1. 문서이벤트 종류: 설정된 종류의 문서이벤트 발생 시에만 알림 메일이 발송됩니다. 이벤트 종류는 관리자가 설정하는 것으로 사용자는 변경할 수 없고 확인만 가능합니다.

  1. 읽기: 파일을 열람하거나 다운로드하는 경우
  2. 쓰기: 새로운 파일을 업로드하거나 파일을 편집하여 저장하는 경우
  3. 삭제: 파일이 삭제되는 경우
  4. 이름 변경: 문서함에 있는 파일 이름이 변경되는 경우
  5. 이동: 파일이 문서함 내 다른 폴더로 이동, 다른 문서함으로 이동, 또는 다른 문서함에서 해당 문서함으로 이동되는 경우
  6. 복사: 파일이 문서함 내 다른 폴더로 복사, 다른 문서함으로 복사, 또는 다른 문서함에서 해당 문서함으로 복사되는 경우
  1. 기타: 사용자가 설정한 알림 수신 여부를 관리자가 변경할 수도 있습니다. 기타 항목은 관리자가 변경한 경우에만 표시되며 메시지는 다음과 같습니다.
  1. 관리자가 알림 수신을 활성화한 경우: 관리자가 알림 수신 설정을 ON 하였습니다.
  2. 관리자가 알림 수신을 비활성화한 경우: 관리자가 알림 수신 설정을 OFF 하였습니다.
2.   문서이벤트 알림을 설정합니다.
  1. 알림을 받을 문서함의 알림 수신 버튼을 활성화  합니다.
  2. 알림을 받지 않을 문서함에 대해서는 알림 수신 버튼을 비활성화합니다.

3.   적용 버튼을 클릭하면 별도의 승인 절차 없이, 설정한 알림 수신 여부에 따라 문서이벤트 발생 시 알림 메일을 받게 됩니다.

 

문서이벤트 알림 메일

알림 수신을 선택한 문서함에서 이벤트가 발생하면 사용자는 아래 그림의 예와 같은 문서이벤트 알림 메일을 받게 됩니다. 알림 메일은 관리자가 설정한 주기마다(예: 10분) 직전 주기에 문서이벤트가 발생한 경우에 발송됩니다.

메일의 내용은 다음과 같습니다.

  1. 문서이벤트 발생 기간
  2. 문서함별, 이벤트 종류별 발생 건수
  3. 발생한 문서 작업 정보(작업자, 파일 경로, 파일 크기)


Notes알림 메일에서 수신하게 되는 문서이벤트 종류는 시스템에서 실제로 수행된 작업으로, 사용자가 실행한 작업과 다르게 나타날 수 있습니다. 예를 들어 사용자가 문서함의 파일을 열고 내용을 수정하여 저장하는 경우, 시스템 내부적으로 읽기, 쓰기, 삭제, 이름 변경 등의 작업을 수행하게 되며 그에 따른 문서이벤트가 알림 메일에 기록됩니다.