내용 검색 기능을 사용하여 파일 검색하기

내용 검색 기능 실행하기

내용 검색 기능은 윈도우 에이전트나 웹에서 모두 사용할 수 있습니다. 각 플랫폼에서 내용 검색 기능을 실행하는 방법은 다음과 같습니다.

윈도우 에이전트에서 내용 검색 기능 실행하기

윈도우 탐색기에서 파일을 검색할 문서함이나 문서함의 폴더를 우클릭한 후 컨텍스트 메뉴에서 파일 검색을 클릭합니다.

 

웹에서 내용 검색 기능 실행하기

웹 화면의 메뉴에서 문서 탐색기를 클릭한 후 문서 탐색기 화면이 나타나면 화면 우측 상단의 검색 아이콘을 클릭하거나 화면 좌측에서 폴더 경로(문서함과 폴더)를 선택한 후 검색 아이콘 을 클릭합니다.

내용 검색 화면 살펴보기

예) 데이터 인계: ‘데이터’와 ‘인계’ 중 하나라도 포함된 파일/폴더가 검색됩니다.

예) 데이터AND인계: 순서와 관계없이 ‘데이터’와 ‘인계’가 모두 포함된 파일/폴더가 검색됩니다.

예) “데이터 인계”: 정확하게 ‘데이터 인계’라는 문자열이 포함된 파일/폴더가 검색됩니다.

예) 데이터+인계: ‘데이터’와 ‘인계’가 함께 포함되거나 ‘인계’만 포함된 파일/폴더가 검색됩니다. 

예) “데이터 인계”-매뉴얼: ‘데이터 인계’라는 문자열이 포함된 검색 결과에서 ‘매뉴얼’이라는 단어가 포함된 파일/폴더는 제외합니다. 

상세버튼 우측에 있는  버튼을 클릭하면 다음과 같이 검색어를 입력할 때 참고할 수 있는 도움말 창이 나타납니다.  버튼을 한번 더 클릭하면 창이 닫힙니다. 

 

상세 ^ 버튼

이 버튼을 클릭하면 다음과 같이 검색 필터와 검색 결과 정렬, 상세 검색을 가능하게 해주는 항목들로 구성된 창이 나타납니다. 버튼을 한번 더 클릭하면 창이 닫힙니다.

사용자가 입력한 검색어와 비교할 파일의 속성을 선택합니다. 하나의 속성만 선택할 수 있습니다.

파일 속성	설명
파일명	파일의 이름
파일 내용	파일의 내용
수정자	파일을 마지막으로 수정한 사용자의 정보
폴더명	폴더의 이름
전체	위의 모든 항목(기본 설정)

파일의 속성으로 폴더명을 선택한 경우 검색어와 일치하는 폴더에 속한 파일의 목록이 출력됩니다. 

1. 문서함 필터
   

선택한 문서함에 저장된 파일을 대상으로 검색합니다. 문서함 필터에 표시된 목록은 사용자가 접근할 수 있는 문서함들이며, 이 중 하나를 선택할 수 있습니다. 모든 문서함을 대상으로 검색하려면 목록 상단의 전체 문서함을 선택합니다(기본 설정). 

문서함의 폴더까지 지정하려면 폴더 경로를 선택하고 아래의 빈 칸을 클릭합니다. 다음과 같은 선택 폴더 경로 창이 나타나면 원하는 문서함과 폴더를 선택한 후 적용 버튼을 클릭합니다. 

    

1. 보안 등급 필터
   

선택한 보안 등급의 파일을 검색합니다. 문서중앙화 솔루션은 5단계의 문서 보안 등급을 지원하며 각 보안 등급의 이름과 권한은 회사의 상황에 맞게 설정할 수 있습니다. 기본으로는 모든 보안 등급의 문서를 검색합니다. 

사용자의 권한으로 사용할 수 없는 보안 등급의 문서는 검색되지 않습니다.

1. 기간 선택 필터
   

특정 기간 동안에 마지막으로 수정된 파일이나 폴더를 검색하려는 경우에는 기간 선택 항목에서 원하는 기간을 선택합니다. 기본으로는 기간에 관계없이 검색하도록 전체로 설정되어 있습니다. 기간을 직접 입력하려면 직접입력 항목을 클릭한 후 달력에서 시작 날짜와 마지막 날짜를 선택하고 적용 버튼을 클릭하면 됩니다.

1. 파일 확장자 필터

선택한 확장자의 파일을 검색합니다. 필터 목록에 원하는 파일 확장자가 없으면 직접입력을 클릭한 후 아래 입력란에 확장자를 입력하고 적용 버튼을 클릭합니다. 

1. 초기화 버튼

검색 대상 항목의 하단에 있는 버튼을 클릭하면 모든 검색 필터 항목이 기본값으로 설정됩니다.

기본 검색어와   ~  칸에서 입력한 단어와 검색 연산자를 한번에 보여주는 칸입니다.

1. 정확히 일치해야 하는 검색어  에 입력된 단어는 “ “로 묶어서 보여줍니다.
   
2. 반드시 포함하는 검색어  에 입력된 단어는 +연산자와 함께 표시됩니다.
   
3. 제외하는 검색어  에 입력된 단어는 -연산자와 함께 표시됩니다. 

1. 기본 검색 

내용 검색어 입력 칸에 입력된 문자열이 표시됩니다. 검색어를 지우거나 편집할 수 있습니다. 

1. 정확히 일치해야 하는 검색어  

“  “ 연산자와 같은 기능으로, 단어의 순서와 공백까지 정확히 같은 문자열이 포함된 파일/폴더만 검색합니다.

1. 반드시 포함되어야 하는 검색어 

+ 연산자와 같은 기능으로, 검색어가 두 단어 이상일 때 반드시 검색 결과에 포함되어야 하는 단어를 입력합니다. 

1. 제외하는 검색어 

- 연산자와 같은 기능으로, 검색을 수행한 후 출력된 검색 결과에서 제외하고자 하는 단어를 입력합니다.

1. 적용 버튼
   

이 버튼을 클릭하면 설정한 상세 검색어를 적용하여 검색을 수행합니다. 

1. 상세 검색 초기화 버튼

이 버튼을 클릭하면 ~ 칸에 입력한 검색어들이 모두 지워집니다. 

내용 검색하기

내용 검색 창의 입력 칸에 검색어를 입력하고 Enter 키를 누르거나 검색 아이콘 을 클릭합니다. 검색어는 글자만 입력할 수도 있고 와일드 카드와 같은 특수 문자나 검색 연산자(OR, AND, +, -, “”)를 함께 입력할 수 있습니다. 입력 가능한 검색어에 대한 설명은 이 아티클의 검색어 입력칸의 내용을 참고합니다.

 

내용 검색은 사용자가 입력한 검색어를 파일/폴더의 이름과 내용, 그리고 작성자의 이름과 모두 비교합니다. 위 화면과 같이 데이터 인계 매뉴얼을 검색어로 입력하고 검색 필터를 별도로 지정하지 않은 기본 설정 상태에서 검색하면 다음과 같은 검색 결과 화면이 나타납니다.

기본 설정 상태에서는 전체 문서함에 저장된 모든 보안 등급의, 모든 종류(모든 확장자)의 문서가 검색 대상이 됩니다. 그리고, 기본적인 정렬 조건이 ‘관련도’이므로 검색어와 관련이 높은 파일/폴더일수록 상단에 출력됩니다. 화면에 출력되는 파일 정보 중 검색어와 일치한 부분은 굵은 민트색으로 표시됩니다.

검색 결과 화면

검색 결과를 보여주는 화면의 상단에는 검색된 파일/폴더의 개수가 표시되고 하단에는 검색된 파일/폴더의 목록이 출력됩니다. 화면의 우측 상단에는 한 화면에 출력할 파일/폴더의 개수를 선택할 수 있는 드롭다운 목록이 있습니다. 기본적으로는 20개로 지정되어 있는데 드롭다운 목록을 클릭하면 다른 값으로 변경할 수 있습니다.

검색된 각 파일/폴더마다 다음과 같이 파일/폴더의 이름, 폴더 경로, 최종 수정자, 수정일, 보안 등급과 같은 정보와 파일 내용 중에서 검색어가 포함된 부분 주변을 발췌한 내용이 표시됩니다. 

검색어 주변을 발췌한 곳에 마우스를 가져가면 파일 내용을 처음부터 보여주는 미리 보기 창이 나타납니다.

                                       

사용자가 사용할 수 있는 권한의 파일인 경우, 파일 이름을 클릭하거나 이름 우측에 있는 아이콘 을 클릭하면 파일이 열립니다.

 

사용자가 해당 파일을 사용할 수 있는 권한이 없는 경우에는 열람이 불가능하다는 팝업 창이 나타납니다.

파일/폴더 경로를 클릭하면 탐색기가 실행되면서 해당 폴더에 저장된 파일 목록을 보여줍니다.

검색 필터 적용하기

검색 필터를 적용하여 검색 범위를 제한하는 방법은 다음과 같습니다.  

1.   내용 검색 창에서 상세 ^ 버튼을 클릭합니다. 

 

2.    다음과 같은 검색 필터 창이 나타나면 적용할 필터의 항목을 선택합니다. 하나의 항목만 선택할 수 있습니다. 

각 검색 필터에 대한 상세한 설명은 이 아티클의 검색 필터를 참고합니다. 

  

4.   현재 검색 결과에 다른 검색 필터를 적용하려면 1번 과정부터 다시 실행하면 됩니다. 다음은 3번의 검색 결과에서 MS Word 파일만 볼 수 있도록 파일 확장자 필터를 ‘docx’로 선택했을 때 검색 결과 화면입니다.

상세 검색하기

상세 검색을 사용하여 검색어를 보다 상세하게 입력하여 검색하는 방법은 다음과 같습니다.

1.   내용 검색 창에서 상세^ 버튼을 클릭합니다.

2.  다음과 같은 창이 나타나면 상세 검색에 있는 입력 칸에 필요한 단어를 입력한 후 적용 버튼을 클릭합니다. 만약 이전에 상세 검색을 실행했다면 먼저 상세 검색 초기화 버튼을 눌러 입력 칸의 내용을 모두 삭제합니다.

상세 검색	설명
기본 검색	기본적인 검색어를 입력합니다.
정확히 일치해야 하는 검색어	단어의 순서와 공백까지 정확히 일치하는 문자열이 포함된 파일/폴더만 검색하려면 해당 문자열을 입력합니다.
반드시 포함되어야 하는 검색어	반드시 검색 결과에 포함되어야 하는 단어를 입력합니다.
제외하는 검색어	특정 단어가 포함된 파일/폴더를 검색 결과에서 제외하려면 해당 단어를 입력합니다.

3.   창이 닫히고 상세 검색 입력 칸에 입력한 검색어들이 적용된 검색 결과가 화면에 출력됩니다. 다음은 ‘데이터 인계’라는 문자열이 정확하게 포함된 파일/폴더 중에서 ‘매뉴얼’이라는 단어가 포함된 파일/폴더를 제외하도록 상세 검색을 설정했을 때 출력되는 검색 결과 화면입니다.

4.   상세 검색을 다시 실행하려면 1번 과정부터 다시 실행하면 됩니다.