관리자를 위한 문서중앙화 필수 개념
관리자가 문서중앙화 서비스를 시작하기 전에 필수적으로 알아야 중앙문서함과 PC 보안 기능에 대해 간략히 설명합니다.
중앙문서함 소개
문서중앙화 솔루션을 사용하면 업무와 관련된 모든 문서를 중앙문서함에 저장하여 안전하고 체계적으로 관리할 수 있습니다. 중앙문서함은 사용자의 권한에 따라 영역별로 접근이 통제되는 문서중앙화 서버의 저장 공간으로, 다음과 같은 종류가 있습니다.
문서함 종류 | 용도 및 특징 |
개인문서함 | 사용자 본인만 접근 가능한 개인 전용 문서함으로 사용자 등록 시에 자동 생성됩니다. 단, 개인문서함의 특정 폴더에 공유를 설정할 경우, 다른 사용자가 해당 폴더에 접근할 수 있습니다. |
부서문서함 | 여러 사용자가 공동으로 접근할 수 있어 직원 간의 협업이 가능한 문서함입니다. 부서문서함은 관리자가 생성하며, 폴더 단위로 접근
권한을 세분화하여 특정 부서나 사용자에게만 접근을 허용할 수 있습니다. 부서문서함의 이름은 관리자가
설정하며, 아래 예시와 같이 “전사문서함” 등으로 지정할 수 있습니다. |
공유문서함 | 사용자에게 공유된 폴더에 접근할 수 있는 가상의 문서함입니다. 부서문서함이나
개인문서함의 폴더에 공유를 설정할 경우, 공유 대상으로 선정된 사용자는 공유문서함을 통해 해당 폴더에
접근할 수 있습니다. |
사용자가 윈도우 PC에서 문서중앙화 에이전트를 실행하면 다음 그림과 같이 파일 탐색기에서 중앙문서함 드라이브에 접근할 수 있습니다. 또한, Mac PC나 모바일 기기에서도 앱을 통해 중앙문서함에 접근할 수 있습니다.
관리자가 사용을 설정한 경우, 윈도우 PC에서 문서중앙화 에이전트 실행 시 중앙문서함 드라이브 외에도 상황에 따라 온라인/오프라인/반출 보안디스크를 사용할 수 있습니다. 자세한 내용은 보안디스크 소개를 참고합니다.PC 보안 기능 소개
DiskLock 및 DiskLock Plus
모든 문서를 중앙문서함에서 관리하고 문서의 외부 유출을 차단하기 위해, DiskLock과 DiskLock Plus 모듈에서 다양한 보안 기능이 제공됩니다.
- DiskLock은 사용자 PC의 로컬 디스크에 문서 저장을 금지하고, 문서 첨부나 전송을 통한 외부 유출을 차단하는 핵심 보안 기능입니다. 이를 위해 로컬저장금지, 탐색기 복사/이동 제한, 문서반출, 보안디스크, 웹 반출 예외 처리 등 다양한 기능을 제공합니다. 각 기능에 대한 설명은 DiskLock 기능 소개를 참고합니다.
- DiskLock Plus는 화면 캡처 금지, 클립보드 복사 제어, 프린트 워터마크, 인쇄 제어 기능을 통해 정보 유출을 효과적으로 방지합니다. 각 기능에 대한 설명은 DiskLock Plus 기능 소개를 참고합니다.
기능별 정책 설정 및 적용
관리자는 회사의 업무 환경과 보안 수준에 따라 각 기능의 세부 옵션을 정책 단위로 설정하고 관리할 수 있습니다. 문서중앙화 솔루션 도입 시 기능별 기본 정책이 기본으로 제공되며, 관리자가 필요에 따라 맞춤형 정책을 추가하거나 다양한 수준의 정책을 부서 또는 사용자별로 차등 적용할 수도 있습니다.
문서반출 기능의 예를 들어 알아봅니다. 다음 그림은 문서반출 정책을 관리하는 화면으로, 기본 정책 내용이 표시되어 있습니다.
관리자는 기본 정책 외에도 결재 방식, 반출 가능한 용량, 반출 가능한 디스크 등을 달리 하여 새로운 정책(아래 표에서 00001.영업팀정책)을 생성할 수 있습니다.
정책명 |
결재 방식 |
반출 용량 |
반출 가능한 디스크 |
정책 내용 |
00000. 기본정책 |
선결재 |
100MB |
반출 디스크 (반출 보안디스크) |
선결재 승인 후 100MB 이하 파일을 반출디스크로 반출이 가능한
정책 |
00001. 영업팀정책 |
후결재 |
제한 없음 |
반출 디스크 고정 디스크 이동식 디스크 네트워크 디스크 |
용량 제한 없이 승인권자의 승인 전에도 반출디스크, 고정 디스크
등으로 반출이 가능한 정책 |
또한, 관리자는 부서 또는 사용자에 따라 다른 정책을 적용할 수 있습니다. 다음 그림은 전 직원에게 00000.기본정책을 적용하고 국내영업팀과 차은우에게만 00001.영업팀정책을 적용한 예입니다.
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본 가이드는 문서중앙화 도입 시 기본 설정을 적용한 경우를 기준으로 작성되었습니다. 고객사의 환경이나 정책 설정에 따라, 제공 기능이나 사용 방법이 이하 설명과 다를 수 있습니다. 문서 생성, 열람 및 편집 중앙문서함 사용하기 일반적으로 업무 문서는 용도에 따라 개인문서함 또는 부서문서함에 저장하여 관리합니다. 개인문서함 개인문서함은 사용자 본인만 접근할 수 있는 전용 공간으로, 문서를 자유롭게 생성하고 열람 및 편집할 수 있습니다. 또한 ...