관리자가 중복문서 검색 및 관리하는 방법
관리자는 중앙문서함에서 문서함별로 중복된 문서를 검색하고, 불필요한
중복문서를 삭제하거나 사용자가 삭제하도록 요청할 수 있습니다. 불필요한 중복문서를 찾아 삭제하면 저장
공간을 확보하고 데이터를 효율적으로 관리할 수 있습니다.
중복문서 검색 시 중복문서로 정의할 기준을 선택할 수 있으며, 삭제한
중복문서를 복원할 수도 있습니다.
중복문서 관리 프로세스 안내
중복문서로 판단할 기준을 설정하여 중복문서를 검색합니다.
- 2단계 : 검색 결과 및 삭제 메뉴
1단계의 중복문서 검색 결과를 이 메뉴에서 확인할 수 있습니다. 검색 결과 확인 후 중복문서를 삭제합니다.
- 3단계 : 삭제 이력 및 복원 메뉴
2단계에서 잘못 삭제한 중복문서가
있다면 이 메뉴에서 복원할 수 있습니다.
기준 설정하여 중복문서 검색하기
중복문서를 검색할 문서함/폴더와 중복문서 검색 기준을 선택하여
중복문서 검색을 수행합니다. 이메일 알림을 설정하면 검색 완료 후 지정한 이메일 주소로 알림 메일을
수신할 수 있습니다.
1. 일반 모듈 관리 – Basic – 중복문서
관리 – 중복문서 검색을 클릭합니다.
2. STEP1. 검색 대상 문서함/폴더 선택
문서함/폴더 선택 버튼을 클릭하면 ‘폴더 선택’ 창이 팝업됩니다. 검색 대상 문서함을 선택한 후 문서함 전체를 선택하거나 하위 폴더를 선택합니다.
3. STEP2. 중복문서 검색 기준 선택
빠른 검색 또는 고급 검색을 선택하거나 검색 기준을 직접
선택하여 검색할 수 있습니다.
- 빠른 검색 (동일한 파일명, 확장자, 파일 크기)
동일한 파일명, 확장자, 파일 크기를 기준으로 중복문서를 빠르게 검색합니다.
- 고급 검색 (동일한 파일 내용, 파일명, 확장자, 파일 크기)
동일한 파일 내용, 파일명, 확장자, 파일 크기를 기준으로 중복문서를 검색합니다. 상대적으로 느리지만 더 정확한 검색 결과를 제공합니다.
- 검색 기준 직접 선택
- 파일명, 파일 확장자명, 파일 크기, 파일 최종 수정일, 파일 내용 중 검색 기준을 선택합니다. 검색 기준을 1개 선택하거나 검색 대상 파일 개수가 많을 경우 검색 속도가 느려질 수 있어 검색 기준을 2개 이상 선택하는 것을 권장합니다.
- 파일명으로 검색 시, 파일명의 모든 문자를 비교하거나, 파일명 앞에서부터 특정 문자 수만큼 비교할 수 있습니다. 비교할 문자 수는 파일명 앞에서부터 4 ~ 255 문자 이내로 검색할 수 있습니다.
- 파일 내용: 이미지를 포함하여 파일 내용이 중복되는 문서를 검색합니다. 검색 작업에 시간이 많이 소요될 수 있습니다.
4. STEP 3. 이메일 알림 설정(선택)
- 입력창에 이메일 주소를 입력하면 검색 완료 후 알림 메일을 수신할 수 있습니다.
- 문서 개수 및 검색 내용에 따라 시간이 다소 걸릴 수 있습니다. 이메일 주소를 한 개 이상 입력 시, ‘;’로 구분하여 입력합니다.
5. 검색을 클릭하면 다음과 같이 진행을 확인하는 메시지가 팝업됩니다. 확인을
클릭하여 검색을 진행합니다.
6. 중복문서 검색 중에는 페이지 하단에 정보 수집 중 메시지와 함께 수집 완료된 파일 수가 표시됩니다.
7. 검색이 완료되면 페이지 하단에 검색 완료 메시지와 함께 진행 시간, 전체 파일 수 대비 중복 파일 수, 시작일시, 종료일시, 검색 문서함, 비교
기준이 표시됩니다.
새로운 중복문서 검색 작업이 수행되기 전까지는 최종 검색 결과가 계속 표시됩니다.
중복문서 검색이 완료되면 관리자는 다음과 같은 알림 메일을 받습니다.
중복문서 검색 결과 보기
중복문서 검색 메뉴에서 검색한 결과를
검색 결과 및 삭제 메뉴에서 확인할 수 있습니다.
1. 일반
모듈 관리 – Basic – 중복문서 관리 – 검색 결과
및 삭제를 클릭합니다.
2. 문서함을
선택합니다.
3. 필요에
따라 검색 조건을 입력합니다.
검색 조건 입력 방법은 연산자를 이용하여 검색 범위 좁히기를 참고하세요.4. 검색을 클릭합니다.
5. 중복문서
그룹 목록에서 중복문서 그룹명, 파일 개수, 비교
기준, 검출 날짜를 확인할 수 있습니다.
6. 특정
중복문서 그룹명을 클릭하면 선택한 그룹의 중복문서 목록에서 해당 그룹의 전체 중복문서 목록을 볼 수 있습니다. 파일명, 파일 경로, 용량, 생성자 이름(ID), 부서명에 대한 정보를 확인합니다.
중복문서의 내용을 확인하려면 선택한 그룹의 중복문서 목록에서
파일명을 클릭합니다. 클릭한 이름의 파일을 다운로드할 수 있습니다.
다만,
파일 열람 권한이 있는 관리자 계정으로 윈도우 에이전트에 로그인이 된 상태에서만 열람이 가능합니다.
중복문서 삭제하기
중복문서를 삭제하는 방법에는 아래와
같이 2가지가 있습니다.
- 사용자에게 중복문서 삭제요청 메일을 보내 사용자가 삭제하도록 하는 방법
- 관리자가 직접 삭제하는 방법
중복문서 삭제 절차는 다음과 같습니다.
1. 일반
모듈 관리 – Basic – 중복문서 관리 – 검색 결과
및 삭제를 클릭합니다.
4. 검색을
클릭합니다.
5. 삭제할
중복문서 그룹 또는 개별 중복문서의 체크박스를 선택합니다.
삭제 후 복원한 파일은 검색 결과에서 보이지 않습니다. 복원한 파일을 삭제하려면 파일 탐색기에서 직접
삭제하여야 합니다.
6. 사용자
삭제요청 또는 직접 삭제 버튼을 클릭합니다.
- 사용자 삭제요청: ‘사용자 삭제요청’ 창에서 삭제 요청할 사용자 유형을 선택 후 삭제 요청 버튼을 클릭합니다.
- 선택 파일 사용자: 선택한 파일을 생성한 사용자에게 삭제요청 메일을 보냅니다. 이때, 선택한 파일 이외에도 해당 사용자와 관련해서 검색된 모든 파일을 함께 삭제 요청합니다.
- 전체 파일 사용자: 검색된 모든 중복문서의 사용자에게 삭제요청 메일을 보냅니다.
- 직접 삭제: ‘직접 삭제’ 창에서 직접 삭제할 파일 유형을 선택 후 직접 삭제 버튼을 클릭합니다.
- 선택 파일: 관리자가 선택한 파일만 삭제합니다.
- 원본을 제외한 전체 중복 파일: 그룹별 첫 행의 문서를 원본 문서로 간주하여 제외하고 나머지 중복문서만 모두 삭제합니다.
- 전체 파일: 검색된 모든 중복문서를 삭제합니다. 파일 개수가 많은 경우 삭제 작업에 시간이 다소 소요될 수 있습니다.
관리자가 삭제 요청 메일을 발송하면 사용자는 다음과 같은 이메일을
받습니다. 이메일은 중
복문서의 개수, 용량 등에 대한 정보와
관련 페이지로 바로 이동할 수 있는 링크를 포함하고 있습니다.
삭제한 중복문서 복원하기
중복문서 삭제 이력을 확인 후 삭제된
중복문서를 복원할 수 있습니다. 복원은 파일당 한 번만 가능합니다. 또한, 검색 결과 및 삭제 메뉴에서 삭제한 파일만 삭제 이력 및 복원 메뉴에서 복원할 수 있습니다. 파일 탐색기에서 삭제한 경우 이 메뉴에서 복원할 수 없습니다.
1. 일반
모듈 관리 – Basic – 중복문서 관리 – 삭제 이력
및 복원을 클릭합니다.
2. 삭제일과 문서함을 선택합니다.
3. 필요에
따라 검색 조건을 입력합니다.
4. 검색을 클릭합니다.
5. 목록에서
복원할 중복문서의 체크박스를 선택합니다. 이미 복원된 파일이거나 삭제 후 일정 기간이 지나 보관 파일이
완전히 삭제된 경우 복원할 수 없어 체크박스를 선택할 수 없습니다.
아래 2가지의 경우 삭제한 파일은 임시 보관 경로 (예:/plusdrive/home/0000/empty_recycle_bin)
로 이동되고 일정 기간이
지난 후에는 완전히 삭제되어 복원할 수 없습니다.
- 관리자 또는 사용자가 중복문서 관리 메뉴에서 파일을 삭제한 경우
- 윈도우 탐색기에서 파일을 삭제한 후 휴지통에서 휴지통 비우기를 한 경우
임시 보관 파일의 삭제 주기는
기본값이 180일이며 아래 경로에서 삭제 주기를 변경할 수 있습니다.
- 설정홈 - 고급 설정 - 파일 보관일 설정 - 휴지통 비운 파일 임시 보관기간
6. 목록
상단 우측의 문서 복원 버튼을 클릭합니다.
7. ‘파일 복원’ 창에서 파일 유형을 선택한 후 확인 버튼을 클릭합니다.
- 전체 파일: 복원할 수 없는 파일을 제외하고 목록의 전체 파일을 복원합니다. 파일 개수가 많은 경우 복원 작업에 시간이 다소 소요될 수 있습니다.
- 선택 파일: 목록에서 선택한 파일만 복원합니다.