개인정보보호 기능 사용하기
개인정보보호 기능 사용하기
사용자는 본인이 중앙문서함에 생성한 문서 중 개인정보가 검출된 내역을 조회하고, 개인정보가 검출된 파일에 대해 개인정보보호 조치를 취할 수 있습니다. 또한, 개인정보 검출 통계와 처리 이력을 확인할 수 있으며, 관리자의 설정에
따라 검출 통계 리포트 메일을 수신할 수 있습니다.
사용자가 개인정보보호 기능을 사용하기 위해서는 다음과 같이 윈도우 에이전트 트레이 메뉴를 사용합니다.
1. 사용자
계정으로 로그인합니다. 윈도우 작업 표시줄 오른쪽 하단에 있는 알림 영역에서 숨겨진 아이콘 표시 화살표를
클릭합니다.
2. ClouDoc 트레이 아이콘 
을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 개인정보보호를 선택하면 ‘개인정보보호’ 창이 표시됩니다.
개인정보 검출 통계 보기
‘개인정보보호’ 창의 좌측 탭에서 요약 정보를 클릭하면, 사용자가 개인문서함과 부서문서함에 생성한 문서 중 개인정보가 검출된 파일의 처리 상태 및 검출 항목별 요약
정보를 확인할 수 있습니다.
• 전체 검출 파일
- 개인문서함과 부서문서함에서 개인정보가 검출된 파일의 처리 상태별 통계(파일 수)를 보여줍니다.
- 처리 상태는 다음과 같습니다.
- 미처리 파일: 아직 처리되지 않은 파일에 해당합니다. 링크(전체 링크 또는 문서함별 링크)를 클릭하면 검출 파일 관리 메뉴로 이동하여 처리 상태가 미처리인 파일들의 개인정보 검출 결과를 확인하고, 각 파일에 대해 격리, 삭제, 보유, 오탐 등 적절한 조치를 취할 수 있습니다.
- 오탐 파일: 실제로 개인정보에 해당하지 않지만 개인정보로 잘못 인식되어 오류로 분류된 경우
- 격리 파일: 개인정보가 검출되어 접근할 수 없는 경로로 격리된 파일
- 삭제 파일: 지정된 파일을 개인정보 검출 파일 목록에서 제거한 경우
• 검출 항목별 분포
- 개인정보 유형별 검출 비율을 원형 차트로 보여줍니다. 각 섹터는 전체 데이터에서 특정 유형의 개인정보가 검출된 비율을 나타냅니다.- 검출 항목은 검출된 개인정보 유형을 나타내며 다음과 같은 유형이 검출에 사용될 수 있습니다.
- 주민번호, 휴대폰번호, 외국인주민번호, 법인등록번호, 사업자등록번호, 카드번호 16자리, 여권번호, 구 여권번호, 이메일, 전화번호
검출된 개인정보 파일 관리하기
개인정보가 검출된 파일들의 내역을 조회하고 파일별로 격리, 삭제, 보유, 오탐 등
적절한 조치를 취할 수 있습니다.
2. 다음과 같이 개인정보 검출 파일을 검색할 수 있습니다.
- 조회를 원하는 기간, 문서함 종류, 검출 항목, 처리 상태를 선택합니다. 필요시 검색어를 입력한 후 검색 버튼을 클릭합니다.
- 문서함 선택 버튼을 클릭하면 체크 박스 형태로 표시되는 전체 문서함 중 개인정보 검출 파일을 검색할 문서함을 선택하거나 문서함 이름으로 키워드 검색하여 추가할 수 있습니다. 기본값은 전체 문서함 선택입니다.
- 처리 상태의 종류는 다음과 같습니다.
- 미처리: 미처리 상태
- 보유: 정상적으로 개인정보가 검출되었으나 보유해야 하는 경우
- 격리: 검출된 파일을 접근할 수 없는 경로로 격리한 경우
- 오탐: 실제로 개인정보에 해당하지 않지만 개인정보로 잘못 인식되어 오류로 분류된 경우
- 검색어: 필요시 검색 조건으로 파일명, 파일 경로, 파일 생성자(ID)를 입력합니다. 이때 검색어의 일부만 입력하여 검색할 수 있습니다. 검색어를 입력하지 않을 경우 전체 검출 파일 목록이 표시됩니다.
3. 검색된
개인정보 검출 파일에 대해 다음과 같이 조치하여 처리 상태를 변경할 수 있습니다.
- 처리 상태를 변경할 파일 왼쪽에 있는 체크 박스를 선택합니다.
- 파일 목록 오른쪽 상단에 있는 처리 상태 변경 버튼(해제/복원, 보유, 오탐, 격리, 삭제)을 클릭합니다.
- 해제/복원: 기존 처리
상태를 초기화하여 미처리 상태로 복구
- 오탐: 실제로 개인정보에 해당하지 않지만 개인정보로 잘못 인식되어 오탐 처리- 격리: 검출된 파일을 접근할 수 없는 경로로 격리- 삭제: 파일을 개인정보 검출 파일 목록에서 제거합니다.
개인정보보호 처리 이력 보기
검출 파일 관리 메뉴에서 개인정보 검출 문서에 대해 처리한 각 대상 파일의 처리 내역을 조회할 수
있습니다.
2. 조회를
원하는 기간, 문서함 종류, 검출
항목, 작업 종류, 검색어를 선택/입력한 후 검색 버튼을 클릭합니다.
- 작업 종류: 처리 이력을 조회할 작업 종류를 전체, 보유, 격리, 오탐, 삭제, 오탐 해제, 보유 해제, 격리 복원 중 선택합니다.
- 오탐 해제: 오탐 파일을 해제/복원한 경우- 보유 해제: 보유 파일을 해제/복원한 경우
- 격리 복원: 격리 파일을 해제/복원한 경우
- 검색어: 필요시 검색 조건으로 파일명, 파일 경로를 입력합니다. 이때 검색어의 일부만 입력하여 검색할
수 있습니다. 검색어를 입력하지 않을 경우 전체 처리 이력 목록이 표시됩니다.
3. 지정된
조건에 해당하는 처리 이력 목록이 표시됩니다. 개인정보가 검출된 파일에 대하여 처리한 작업의 처리일시, 검출일시, 문서함, 파일
생성자 이름(ID), 파일명, 검출 항목(검출 개수), 파일 생성일, 작업
종류, 파일 경로를 확인할 수 있습니다.
- 목록에 표시된 검출 항목(검출 개수) 내용을 클릭하면 ‘상세보기’ 창에서 검출된 내용을 확인할 수 있습니다.
검출 통계 리포트
서버에서 개인정보 검출 작업이 완료되면 개인정보 검출 파일에 대한
검출 통계 리포트 메일이 자동 발송됩니다. 관리자의 설정에 따라 파일을 생성한 사용자 본인 또는 팀장에게
다음과 같이 메일이 발송될 수 있습니다.
팀장에게 발송되는 메일 예
팀원이 생성한 파일에서 개인정보 검출 시 팀장에게 알림 메일이 발송됩니다.
팀명, 검출일시, 개인정보가 검출된 파일 수, 검출된 개인정보 총 항목 수를 확인할
수 있습니다.
사용자별, 문서함별로 개인정보가 검출된 파일 수 및 검출 항목 수, 누적 미조치 파일 수 및 누적
미조치 항목 수를 확인할 수 있습니다.
사용자에게 발송되는 메일 예
사용자가 생성한 파일에서 개인정보 검출 시 해당 사용자에게 알림 메일이 발송됩니다.
사용자 이름, 검출일시, 개인정보가 검출된 파일 수, 검출된 항목 총 개수를 확인할 수 있습니다.
사용자가 검출 파일들의 내역을 조회하고 조치할
수 있는 개인정보보호 메뉴로 바로 이동하는 링크를 제공합니다.
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