개인정보보호 기능 소개
관리자, 사용자 공통 매뉴얼입니다.개인정보보호 기능 소개
개인정보보호 기능은 중앙문서함에 저장된 문서에 포함된 개인정보를 주기적으로 검출하고 검출 결과를 보고하여, 관리자 또는 사용자가 해당 문서에 대해 격리, 삭제, 보유 등의 조치를 할 수 있도록 관리하는 기능입니다.
문서중앙화 서버는 중앙문서함에 저장된 문서에 포함된 개인정보를 사전에 정의된 패턴에 따라 검출합니다. 개인정보 패턴으로는 주민번호, 외국인주민번호, 사업자등록번호, 법인등록번호, 전화번호, 여권번호, 카드번호, 이메일
주소 등이 사용될 수 있으며, 검출에 사용될 패턴 종류를 관리자가 사전에 선택할 수 있습니다.
개인정보 검출은 전체 문서함에 대해 주기적인 배치(batch) 작업으로
수행되며, 관리자의 설정에 따라 사용자의 문서반출 신청 시에도 반출 대상 문서에 대해 검출 작업이 수행될
수 있습니다.
배치(batch) 작업에 의해 개인정보가 검출된 경우, 관리자의 설정에 따라 사용자 본인 또는 팀장에게 검출 현황 리포트가 메일로 발송됩니다. 리포트에는 문서함별로 신규 검출된 파일/항목의 개수, 검출 후 미처리 파일/항목의 누적 건수가 포함됩니다.
또한 관리자의 설정에 따라 개인정보 검출 작업 이후 메일 서버 관리자 또는 미리 지정된 메일 주소로 통합 리포트가
발송됩니다.
문서반출 신청 시 개인정보가 검출된 경우에는 ‘반출 신청’ 창의 반출 목록에 관련 정보가 표시됩니다.
사용자는 중앙문서함에 본인이 생성한 파일 중 개인정보가 검출된 파일에 대해 다음과 같이 조치할 수 있습니다. 관리자는 전체 사용자의 개인정보 검출 파일에 대해 사용자와 동일하게 조치할 수 있습니다.
• 격리: 파일을 접근할 수 없는 경로로 격리합니다.
• 삭제: 파일을 개인정보 검출 파일 목록에서 제거합니다.
• 오탐: 실제로 개인정보에 해당하지 않으나 개인정보로 잘못 인식된
경우 오탐(False Positive)으로 분류합니다.
• 보유: 정상적으로 개인정보가 검출되었으나 파일을 보유할 필요가 있을
경우 보유 조치합니다.
• 해제/복원: 기존에 조치한
상태를 초기화하여 미처리 상태로 복구합니다.
격리 또는 삭제 처리 후에는 해당 파일을 문서함에서 조회할 수 없습니다. 삭제할 경우 개인정보 검출 파일 목록에서 제거되고, 해제/복원으로 복구할 수 없습니다.개인정보 검출/처리 이력 및 통계
사용자는 본인이 생성한 파일에 대한 개인정보 검출 및 처리 이력과 요약 정보를 확인할 수 있습니다.
관리자는 전체 사용자의 개인정보 검출 및 처리 이력과 요약 정보를 확인할 수 있습니다.
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