개인정보보호 기능 소개
관리자, 사용자 공통 매뉴얼입니다.개인정보보호 기능은 중앙문서함에 저장된 문서에 포함된 개인정보를 주기적으로 검출하고 검출 결과를 보고하여, 관리자 또는 사용자가 해당 문서에 대해 격리, 삭제, 보유 등의 조치를 할 수 있도록 관리하는 기능입니다.
개인정보 검출
문서중앙화 서버는 중앙문서함에 저장된 문서에 포함된 개인정보를 사전에 정의된 패턴에 따라 검출합니다. 개인정보 패턴으로는 주민번호, 외국인주민번호, 사업자등록번호, 법인등록번호, 전화번호, 여권번호, 카드번호, 이메일
주소 등이 사용될 수 있으며, 검출에 사용될 패턴 종류를 관리자가 사전에 선택할 수 있습니다.
개인정보 검출은 전체 문서함에 대해 주기적인 배치(batch) 작업으로
수행되며, 관리자의 설정에 따라 사용자의 문서반출 신청 시에도 반출 대상 문서에 대해 검출 작업이 수행될
수 있습니다.
배치(batch) 작업에 의해 개인정보가 검출된 경우, 관리자의 설정에 따라 사용자 본인 또는 팀장에게 검출 현황 리포트가 메일로 발송됩니다. 리포트에는 문서함별로 신규 검출된 파일/항목의 개수, 검출 후 미처리 파일/항목의 누적 건수가 포함됩니다.
또한 관리자의 설정에 따라 개인정보 검출 작업 이후 메일 서버 관리자 또는 미리 지정된 메일 주소로 통합 리포트가
발송됩니다.
문서반출 신청 시 개인정보가 검출된 경우에는 ‘반출 신청’ 창의 반출 목록에 관련 정보가 표시됩니다.
사용자는 중앙문서함에 본인이 생성한 파일 중 개인정보가 검출된 파일에 대해 다음과 같이 조치할 수 있습니다. 관리자는 전체 사용자의 개인정보 검출 파일에 대해 사용자와 동일하게 조치할 수 있습니다.
• 격리 : 파일을 접근할 수 없는 경로로 격리합니다.
• 삭제 : 파일을 개인정보 검출 파일 목록에서 제거합니다.
• 오탐 : 실제로 개인정보에 해당하지 않으나 개인정보로 잘못 인식된
경우 오탐(False Positive)으로 분류합니다.
• 보유 : 정상적으로 개인정보가 검출되었으나 파일을 보유할 필요가 있을
경우 보유 조치합니다.
• 해제/복원 : 기존에 조치한
상태를 초기화하여 미처리 상태로 복구합니다.
격리 또는 삭제 처리 후에는 해당 파일을 문서함에서 조회할 수 없습니다. 삭제할 경우 개인정보 검출 파일 목록에서 제거되고, 해제/복원으로 복구할 수 없습니다.개인정보 검출/처리 이력 및 통계
사용자는 본인이 생성한 파일에 대한 개인정보 검출 및 처리 이력과 요약 정보를 확인할 수 있습니다.
관리자는 전체 사용자의 개인정보 검출 및 처리 이력과 요약 정보를 확인할 수 있습니다.