문서 보존 기한 변경 정책 관리하기
문서 보존 기한 기능 사용 시, 문서의 보존 기한은 서비스관리자나 폴더관리자가 설정할 수 있습니다. 일반 사용자의 경우에는 관리자가 허용한 범위 내에서 문서의 보존 기한 변경을 신청할 수 있으며, 신청 후 폴더관리자의 승인이 필요합니다.
관리자는 문서 보존 기한 변경 정책을 생성하여 사용자가 변경 신청 가능한 보존 기한 범위와 결재 방식 등을 설정하고, 부서 및 사용자에 따라 적절한 정책을 적용하여 부서/사용자별로 보존 기한 변경 신청을 제한할 수 있습니다. 정책이 적용되지 않은 사용자는 문서 보존 기한 변경 신청을 할 수 없습니다.
문서 보존 기한 변경 정책 설정하기
관리자는 다음과 같이 문서 보존 기한 변경 정책을 생성하거나 기존 정책을 변경할 수 있습니다. 정책에서 사용자의 문서 보존 기한 변경 신청 시 적용될 결재 방식을 설정합니다.
1. 관리자 웹페이지에서 일반 모듈 관리 - 문서 보존 기한 - 기한 변경 정책 관리 - 정책 관리를 선택합니다.
2. 정책 관리 페이지의 좌측 정책 목록에서 추가 버튼 
을 클릭하여 정책을 추가합니다. 기존 정책을 변경하는 경우에는 4번 단계로 넘어갑니다.
3. ‘추가’ 창에서 정책명(필수)과 정책 설명을 입력하고 확인을 클릭합니다.
4. 정책 설정 페이지의 좌측 정책 목록에서 추가된 정책명을 클릭합니다. 기존 정책을 변경하고자 하는 경우, 변경하고자 하는 정책명을 클릭합니다.
5. 페이지 우측의 정책 세부 항목을 설정합니다. 설정에 따라 사용자의 ‘문서 보존 기한 변경 신청’ 화면 내용이 결정됩니다.
- 결재 방식: 사용자가 변경 신청 시 적용될 결재 방식을 설정합니다.
- 일반 문서: 다음의 결재 방식 중 선택할 수 있습니다.
- 선결재: 승인권자 승인 후에 문서 보존 기한 변경이 가능합니다.- 후결재: 문서 보존 기한 변경이 먼저 진행된 후 승인권자에게 승인을 받습니다.- 선결재/후결재: 사용자가 선결재, 후결재 중 선택하여 신청할 수 있습니다. 이 경우, 문서 보존 기한 변경 신청 화면에 기본값으로 표시될 결재방식을 설정합니다.- 금지: 사용자의 문서 보존 기한 변경 신청을 금지합니다.
- 보안등급문서: 보안등급이 설정된 문서의 결재 방식을 설정하며 선택 가능한 옵션은 일반 문서와 같습니다.
- 보안 등급별 세부 설정: 보안등급별로 결재 방식을 지정할 수 있습니다. 우측의 편집 버튼을 클릭하여 ‘보안 등급별 세부 설정’ 창에서 보안등급별로 결재 방식을 다르게 선택할 수 있습니다.
- 개인정보문서: 개인정보가 포함된 문서의 결재 방식을 선택하며 선택 가능한 옵션은 일반 문서와 같습니다.
6. 페이지 우측 하단의 적용 버튼을 클릭합니다.
세부 항목 페이지에서 설정을 변경하더라도 적용 전에는 실제로 서버에 반영되지 않습니다. 반드시 적용 버튼을 클릭해야 변경 사항이 서버에 적용됩니다.문서 보존 기한 변경 정책 적용하기
생성한 문서 보존 기한 변경 정책을 부서 또는 사용자에게 적용합니다. 사용자는 보존 기한 변경 정책이 적용되어야 문서 보존 기한 변경을 신청할 수 있습니다.
1. 관리자 웹페이지에서 일반 모듈 관리 - 문서 보존 기한 - 기한 변경 정책 관리 - 정책 적용을 선택합니다.
2. 조직도에서 사용자 또는 부서를 선택한 후 화면 우측의 정책 목록에서 적용할 정책을 선택한 후 적용 버튼을 클릭합니다.
