관리자가 웹에서 폴더 및 파일 정보 조회하는 방법
관리자가 웹에서 폴더 및 파일 정보 조회하는 방법
관리자는 문서함 내 폴더 및 파일 현황을 웹에서 확인할 수 있습니다. 확인하는 방법은 다음과 같이 2가지가 있습니다.
- 문서함 내 파일 목록의 파일명, 수정일시, 파일 크기 정보를 실시간으로 확인하는 방법
- 배치 작업으로 DB에 수집해 놓은 파일 정보를 빠르게 조회하는 방법
관리자가 웹에서 실시간 파일 현황 보는 방법
부서문서함 내 폴더 및 파일 목록과 파일 정보를 실시간으로 확인할 수 있습니다.
1. 일반 모듈 관리 - Basic - 문서함
관리 - 폴더 파일 관리 - 파일 현황을 클릭합니다.
2. 좌측 상단에서 부서문서함을 선택합니다.
3. 폴더 목록에서 파일 정보를 확인할 폴더명을 클릭합니다.
4. 우측의 파일 목록 영역에서 선택한 폴더에 존재하는 파일의 이름, 수정일시, 파일 크기를 확인합니다.
관리자가 수집된 파일 정보 조회하는 방법
문서함 내 전체 파일 정보를 배치 작업을 통해 일정 기간 내 최신 정보로 DB 화하여
제공합니다.
실시간 정보는 아니지만 서버에
존재하는 파일이 방대한 경우 문서함 내 파일 정보를 빠르게 조회 및 다운로드할 수 있습니다.
1. 일반
모듈 관리 - Basic - 문서함 관리 - 폴더 파일 관리 - 파일 조회를 클릭합니다.
2. 검색
조건을 입력합니다.
- 문서함: 모든 개인문서함과 부서문서함 중에서 선택할 수 있습니다.
- 폴더 선택
- 전체: 선택한 문서함 내의 모든 파일을 조회합니다.
-
폴더 선택: ‘폴더
선택’ 창에서 조회할 폴더만 체크하여 선택한 후 확인을 클릭합니다.
-
선택한 폴더를 해제하려면 폴더명 왼쪽
아이콘을 클릭합니다.
- 수정 기간 선택(필수): 파일 수정일을 기준으로 조회합니다.
- 문서보안등급: 문서보안등급을 선택하여 설정할 수 있습니다.
- 등급 없음 : 보안등급이 지정되지 않은 문서
- 수정자
이름/ID/부서명, 파일명으로 검색할 수 있습니다.
3. 검색을
클릭합니다.
4. 목록에서는 파일이 조회된 건수, 문서함, 폴더명, 파일명, 문서보안등급, 수정자 이름/ID, 수정자부서명, 수정일시를 확인할 수 있습니다.
문서함 내 파일 정보 엑셀 파일로 추출하기
파일 조회 메뉴에서 검색한 파일 목록을 엑셀 파일로 다운로드할 수 있습니다.
1. 일반 모듈 관리 - Basic - 문서함
관리 - 폴더 파일 관리 - 파일 조회를 클릭합니다.
2. 조건을 입력하여 엑셀 파일로 추출할 파일만 검색합니다.
3. 파일 목록 우측 상단의
를
클릭합니다.
4. ‘엑셀파일로 저장하기’ 창에서 저장할 범위를 선택하고 다운로드 버튼을 클릭합니다.
5. 엑셀
파일은 폴더별로 생성되고 하나의 Zip 파일에 묶여서 다운로드됩니다. 압축파일을 풀어서 엑셀 파일을 확인합니다.
- Zip 파일명 예: 문서 현황.zip
- 엑셀 파일명 규칙: 선택한 폴더명_엑셀파일생성일자.xlsx
- 엑셀 파일은 문서함의 1 depth 폴더 기준으로 생성됩니다. 하위 폴더인 2depth, 3depth 등에 위치한 파일의 정보는 상위 폴더인 1depth 폴더명의 엑셀 파일에 포함됩니다.
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