관리자가 문서링크 복사 사용 이력 확인하는 방법
관리자가 문서링크 복사 사용 이력 확인하는 방법
문서링크 복사 기능의 사용 이력을 기간, 수신자 유형, 승인 처리 상태, 사용자, 승인권자 및 파일 종류별로 검색하여 확인할 수 있습니다.
1. 일반 모듈 관리 - Basic - 공유·협업 - 문서링크 - 이력 보기를 클릭합니다.
2. 이력 보기 페이지에서 조회를 원하는 기간, 수신자 유형, 작업 상태를 선택합니다.
- 수신자 유형
- 사용자가 문서링크 복사 요청 시 선택한 수신자 유형(내부/계열사/협력사 직원)별로 조회가 가능합니다.- 유형 없음: 구 버전 문서링크 복사 사용 이력의 경우, 수신자 유형이 유형 없음으로 분류됩니다.
- 작업 상태
- 대기: 승인이 필요한 문서링크 복사 요청 후, 승인권자의 승인을 기다리는 상태입니다.- 승인: 승인이 필요한 문서링크 복사 요청에 대해 승인권자가 승인을 완료한 상태입니다.- 반려: 승인이 필요한 문서링크 복사 요청을 승인권자가 반려한 상태입니다.- 취소: 선결재 승인이 필요한 문서링크 복사 요청을 결재 전에 사용자가 취소한 상태입니다.- 완료: 승인이 필요 없는 문서링크 복사 요청에 대해 링크 생성이 완료된 상태입니다.
3. 필요 시 검색 조건으로 생성자 이름/ID, 승인권자 이름/ID, 파일명, 파일 확장자명을 입력합니다. 이때 검색어의 일부만 입력하여 검색할 수 있습니다. 단, 파일 확장자명으로 검색 시에는 입력한 문자열이 확장자와 일치해야 검색이 가능합니다.
- 생성자 ID/이름: 문서링크 복사를 요청한 사용자별로 검색할 수 있습니다.
4 검색 버튼을 클릭하면, 입력한 조건에 해당하는 사용 이력의 생성 일시, 수신자 유형, 제목, 생성자 이름/ID, 승인권자 이름/ID, 작업 상태가 표시됩니다.
- 생성 일시: 문서링크가 생성된 일시가 표시됩니다.
- 제목: 대상 파일의 이름이 표시됩니다. 복수 개의 파일에 대해 문서링크 복사가 요청된 경우, “대표 파일명(외 n개)”와 같이 표시됩니다.
5. 표시된 이력 목록에서 상세보기를 원하는 작업 이력의 제목을 클릭하면 해당 작업의 상세 정보를 확인할 수 있습니다.
- 상세보기 페이지에서 추가적으로 수신자 인증 방식, OTP 인증용 이메일 주소(이메일 OTP 인증 사용 시), 결재 방식 및 승인신청 사유(승인 필요 시), 다운로드 유효기한, 다운로드 가능 횟수, 승인/반려 사유(승인/반려 시)를 확인할 수 있습니다.
- 하단의 파일 목록(다운로드 정보)에 대상 파일 각각의 파일명, 파일 경로, 크기 및 다운로드 횟수(사용자가 설정한 총 다운로드 가능 횟수 대비 수신자가 다운로드한 횟수)가 표시됩니다.
- 페이지 우측 하단의 목록 버튼을 클릭하면 이력 보기 페이지로 돌아갑니다.
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